¡BPM, Workflow, Automatización y RPA para gestionar sus procesos y llegar más lejos !

La gestión de procesos de negocio dentro de una empresa permite modelar, analizar y optimizar las responsabilidades y tareas de los distintos oficios presentes en la empresa. Este método de gestión puede aplicarse a múltiples tareas, como procesos repetitivos, procesos logísticos, procesos de ventas, etc.

Esta gestión también puede automatizarse mediante lo que se denomina BPM Workflowpero también automatización o RPA. Esto te permite primero crear tu tipo de proceso, que puede basarse en la comprobación de condiciones o en una frecuencia periódica, y luego configurarlo para definir el curso de las diferentes acciones que elijas.

BPM y Workflow son dos herramientas distintas pero complementarias. BPM son las siglas de Business Process Management (gestión de procesos empresariales). Se trata de un proceso de análisis del funcionamiento de una empresa que ahorra tiempo y mejora los procesos cotidianos.

Este proceso mejora el rendimiento, la productividad pero también la calidad al hacer su gestión más ágil, más fluida, más rápida, más fiable y más robusta.

Para completar el BPM / Workflow también existe la automatización, un proceso que utiliza todos los servicios de un software o una aplicación informática. La automatización permite beneficiarse de un sistema automático de una serie de operaciones en una empresa.

Por último, Robotic Process Automation es una tecnología que permite introducir un conjunto de indicaciones estructuradas sobre los procesos empresariales. A continuación, una empresa puede configurar a su gusto un software o robot para automatizar sus procesos.

Software de gestión de flujos de trabajo / Workflow versus software BPM

Es importante distinguir entre ambos procesos:

• El software de gestión de flujos de trabajo se centra únicamente en ofrecer a las empresas opciones para organizar su flujo de trabajo. El objetivo de un software de gestión de flujos de trabajo es crear pasos condicionales que se eligen según la voluntad del viaje empresarial, pero también crear caminos paralelos para que un elemento los siga. Este software es compatible con otros programas informáticos.
• El software BPM, en cambio, permite a las empresas beneficiarse de una visión unificada y amplia de todos los procesos empresariales. Sólidas funciones de flujo de trabajo que permiten organizar pero también controlar los datos.

BPM / Workflow un buen proceso para ir más allá en la digitalización de los procesos de su Cadena de Suministro (stocks, compras, recepciones, preparaciones, control, entregas, etc.)

Un proceso BPM le da acceso a la visibilidad dentro de la empresa para comprender mejor a sus clientes y ayudarles a satisfacer sus necesidades.

También le permite tener agilidad en la automatización de tareas.

Y lo que es más importante, un proceso BPM ofrece una visión general de la trazabilidad de una empresa. Así, el gestor podrá seguir más eficazmente el avance de los expedientes o de las tareas asignadas y comunicar automáticamente cualquier anomalía, error o retraso.

El BPM permite automatizar, aprovechando así los dispositivos automatizados y digitales ya presentes en la empresa para responder a una necesidad futura. De este modo, el BPM se adapta tanto a los nuevos proyectos de una empresa como a sus proyectos actuales. La automatización de sus distintos procesos de flujo de trabajo le ofrece la posibilidad de enviar automáticamente un correo electrónico o un SMS personalizable en cuanto se crea una oferta o en cuanto se produce un cambio de etapa en su proceso. El objetivo es mantener la productividad y automatizar las tareas repetitivas.

Workflow significa flujo de trabajo o modelado de procesos de negocio. Este proceso representa todas las tareas, actores ya sean humanos (empleados, directivos) o no (programas informáticos, software, aplicaciones, servicios, integraciones, API, etc.) e interacciones que permiten a los actores de una empresa/organización llevar a cabo sus misiones.

La función de Workflow es mejorar el circuito de validación, rendimiento y rentabilidad dentro de una misma empresa.

La automatización de este proceso permite enviar a cada parte interesada, empleado u otros, las tareas que deben realizar el mismo día con un plazo de realización. Estas funciones permiten garantizar el éxito de cada tarea y que el gestor intervenga en caso de obstáculo.

Existen dos tipos de procesos de Workflow que las empresas pueden utilizar.

El flujo de trabajo de procedimiento también dice flujo de trabajo de producción:

Proceso de flujo de trabajo ya preestablecido: los procesos empresariales están perfectamente dominados y son siempre idénticos. El progreso de la empresa queda así "congelado".

El flujo de trabajo ad hoc:

Este flujo exige que los empleados de una organización se comuniquen entre sí para evitar errores, riesgos y sortear obstáculos. Así, el camino deja de estar "congelado" para convertirse en "dinámico".

De este modo, el flujo de trabajo se automatiza y las herramientas de flujo de trabajo se vuelven gradualmente más específicas, ágiles y eficaces.

Flujos de trabajo & Torre de vigilancia / Inteligencia empresarial

La automatización mediante Business Intelligence es beneficiosa para una empresa, consiste en proporcionar todo tipo de información en el momento adecuado y a la persona adecuada.

Desarrollar o utilizar una solución de Business Intelligence / torre de control sigue siendo beneficioso y ventajoso.

• Presente toda la información de forma estructurada y coherente,
• Posibilidad de disponer de un indicador relevante que ayude a las empresas en su toma de decisiones,
• Recopilar y consolidar datos cuantificados (compras, ventas, contabilidad, número de clientes, etc.),
• Voluntad de mejorar la visibilidad de las cifras, discrepancias, anomalías, retrasos, obstáculos dentro de una empresa,
• Anticipar y prever tendencias.

Automatización BPM / Workflow

Para mejorar el rendimiento de las empresas, es esencial que automaticen sus procesos. En efecto, los acontecimientos se producen continuamente y pueden perturbar el ecosistema de la Cadena de Suministro. Estos acontecimientos exigen reticencia y vigilancia en la Cadena de Suministro. Por ello, debido a los constantes trastornos, las empresas tienen una necesidad imperiosa de estar alarmadas en tiempo real sobre sus actividades.

La automatización BPM / Workflow permite gestionar las tareas pero también la información dentro de una empresa independientemente de su tamaño. Esto permite a los empleados priorizar sus tareas y por lo tanto ganar eficiencia, limitar el riesgo de errores, alerta en caso de un evento, sino también optimizar la comunicación dentro de una empresa.

Automatización de procesos de venta / Automatización de ventas

La automatización de los procesos de venta le ahorra tiempo y aumenta la productividad, especialmente en el proceso de venta, que sigue siendo la actividad principal de su empresa;

• Procesos universales
• Ningún pedido olvidado: se realiza un seguimiento de cada pedido y se avisa en caso de retraso,
• Mejores informes: mejore cada proceso de la cadena de suministro

Hay 3 formas de automatizar los procesos:

• Cree un proceso de automatización del flujo de trabajo que satisfaga sus necesidades.
• Cree otros cientos de procesos para automatizar tareas tediosas y repetitivas dentro del proceso de su equipo. El objetivo es centrarse en las acciones operativas.
• Mejorar o modificar, eliminar o hacer inactivo un flujo de trabajo.

Las empresas buscan herramientas eficientes y eficaces para mejorar el proceso de venta, los preparativos, las recepciones, los traslados, los inventarios, las entregas, las intervenciones sobre el terreno, el recorrido y la satisfacción del cliente. La inteligencia artificial se ha impuesto por tanto en las empresas y se traduce en un auténtico valor añadido.

La inteligencia artificial permite procesar datos operativos, mejorar el rendimiento y el aprendizaje empresarial.

Todos los datos, como los relativos a sus clientes, las ventas de su empresa, el contexto del mercado y los competidores, los distintos proveedores, los plazos de entrega, el baremo de precios, las promociones, la fiabilidad de los consumidores, la gestión de las existencias, la calidad y duración de las recepciones/preparaciones, la planificación de los procesos, los inventarios de flujos financieros/contables, el modo de distribución, etc.

Gracias a ello, las solicitudes de validación en la empresa por parte del gerente o director se automatizan y los pedidos pueden así enviarse automáticamente. Los criterios del pedido son libres pero validados o rechazados por el gerente/director.

Automatización de procesos logísticos :

Una empresa tiene la opción de automatizar total o parcialmente sus procesos logísticos. Estos son numerosos y comunes a todas las empresas.

- Gestión de entradas de mercancías : Gestión del tiempo en la preparación y recepción de pedidos, reducir y eliminar errores de validación: escaneo, código de barras, código QR, chip RFID,

- Gestión de entradas de materias primas : Gestión ERP para el seguimiento de la calidad, seguimiento de los productos, inventario sobre existencias,

- Inventarios : Detecte productos desconocidos con antelación para racionalizar sus inventarios. Detecte los productos que faltan e identifique la causa de las desviaciones de trazabilidad completa y valore sus existencias (FIFO, LIFO, CUMP, FEFO, NIFO),

- Entrega / Recorridos : Optimización de horarios, gestión de expedientes y recorridos de clientes, seguimiento de recorridos, multidistribución,

- Gestión de inventario : simplifique y mejore la gestión de inventario gracias a una solución omnicanal,

- Otros procesos : etc.

Automatización de tareas repetitivas :

El BPM o automatización de flujos de trabajo ahorra un tiempo considerable a las empresas que dedican mucho tiempo a tareas rutinarias. El objetivo es entonces conectar cada movimiento entre ellas y automatizar el proceso de concertar una cita, asignar un comercial, añadir un contacto. La automatización de los flujos de trabajo es una verdadera palanca para la productividad en las empresas y para la multitarea. La automatización de los procesos permite a las empresas beneficiarse de numerosas ventajas:

• Eficiencia,
• Satisfacción laboral,
• Exactitud de los datos y las tareas,
• Productividad.

Automatice su proceso y mejore el aspecto colaborativo: automatice sus emails, sms, notificaciones de validación, exportaciones de datos, etc. de forma automática y ahorre tiempo evitando tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo.

Proceso de automatización

Además de BPM / Workflow también existe la automatización, que no debe confundirse con automatización. Este proceso consiste en utilizar los servicios de un software en una aplicación informática. La automatización permite un sistema automático de un conjunto de operaciones empresariales.

La automatización permite que los flujos de trabajo creen responsabilidad dentro de una empresa. Ninguna tarea puede gestionarse mal o incluso omitirse. Cada empleado toma conciencia de sus responsabilidades y de la importancia de su puesto mediante activadores y recordatorios automáticos.

BPMN

Las responsabilidades y tareas a realizar dentro de una empresa son a veces muy diferentes. La automatización, pero también la optimización de tareas, están presentes para aglutinar todos los procesos empresariales y adoptar un mismo vocabulario.

BPMN son las siglas de Business Process Model and Notation que corresponde al modelo de procesos de negocio y de clasificación. Al igual que BPM / Workflow, BPMN corresponde al análisis, rendimiento y modelado, pero sobre todo a la automatización de los diferentes procesos de negocio. La N de BPMN corresponde a Notation, que es un método de graficación de procesos. Esto permite definir un marco común para la representación de todos los procesos empresariales.

Estándar BPMN 2.0 :

El estándar de modelado de procesos de negocio denominado BPMN permite adoptar el mismo vocabulario dentro del proceso. Se trata de un diagrama que modela de la A a la Z todos los procesos previstos. Existe un conjunto de elementos y símbolos BPMN:

BPMN se caracteriza con cuatro tipos de elementos para representaciones gráficas de diferentes procesos de negocio:

• Objetos de flujo: eventos, actividades, pasarelas
  Eventos: existen tres tipos de eventos: de inicio (el que desencadena el proceso), de fin (el que finaliza el proceso), intermedios (interacciones entre entornos)
• Objetos de conexión: flujo secuencial, flujo doméstico, asociación
  Conectores: existen dos tipos de conectores: los flujos secuenciales (cómo interactúan entre sí los eventos y los conectores) y los flujos domésticos (cómo interactúa el proceso de negocio con todos los objetos).
• Corredores: Actores principales del proceso. No están necesariamente en la misma empresa, pero pueden estar en el mismo proceso.
• Artefactos: información adicional añadida para aportar detalles al diagrama: objetos de datos, grupos, anotaciones, comentarios.

Ventajas :

• Fácilmente comprensible: por todos los miembros de la empresa pero también por miembros externos pero esto no es simplista: BPMN define subtipos para los objetos con el fin de beneficiarse de una descripción detallada del proceso.
• La orquestación de los procesos se automatiza mediante una superposición de modelos: los eventos dentro del BPMN describen la acción a realizar (tarea, transacción, subproceso, llamada, correo, etc.).
• Ganar en agilidad, rapidez, productividad : vincular objetivos entre sí.

RPA: Automatización robótica de procesos

RPA son las siglas de Robotic Process Automation. Se trata de una tecnología que permite introducir en el objeto del Workflow indicaciones estructuradas sobre la lógica de los distintos oficios presentes en una empresa. De este modo, el software o robot RPA puede configurarse a su manera para leer e interpretar el objeto, aplicar el tratamiento o no desencadenar una respuesta y comunicarla.

Esto automatiza los objetos de cada proceso empresarial mediante respuestas automáticas, como un mensaje, la recepción de un correo electrónico o una carta.

Existen cuatro tipos de automatización:

- RPA asistido o front office : este RPA realiza el trabajo de front office: es decir que el robot ejecuta al pie de la letra las tareas construidas.

- RPA no asistido o back office : orquestación de trabajo, trabajo a realizar, análisis de rendimiento.

- RPA autónomo : el RP realiza un procesamiento más detallado de la información (eventos, objetos) utilizando un flujo de trabajo. Este nivel es más complejo y realiza el procesamiento de la información con flujos de trabajo.

- RPA cognitivo : corresponde a la intersección entre el software de reconocimiento y la interpretación de datos.

Qué aporta la gestión de procesos RPA :

• Reducción de los costes de personal y de los errores humanos. De hecho, puesto que el robot sustituye a los humanos.
• Intensificación de los procesos automatizados
• Evitar la aplicación de tareas repetitivas

Crear uno o más procesos para crear acciones automatizadas en un único Workflow

BPM, Workflow o Automatización le permiten automatizar sus procesos dentro de la misma plataforma.

Debido al avance de la cadena de suministro, cada vez es más esencial automatizar y digitalizar estos diferentes procesos dentro de una empresa.

La funcionalidad de automatización de procesos de flujo de trabajo permite a las empresas crearlo con diferentes secuencias de acciones automatizadas. En algunos procesos también es posible añadir fechas u horas de vencimiento antes de que se active la condición.

De hecho, el usuario definirá primero el desencadenante y las distintas etapas de su flujo de trabajo que se ejecutarán automáticamente en cuanto se valide la condición. Existen varios tipos de disparador variable en función del Workflow que elija:

• Condición: personalizable según sus deseos / necesidades
• Fecha desencadenante
  Además existen varios tipos de condiciones :
• Creación
• Actualización
• Supresión

Al crear un Flujo de trabajo, tiene la opción de configurar las acciones deseadas en el orden que le parezca más apropiado. Esto se denomina creación de objetos..

Añada fechas, horas, condiciones y notificaciones para asegurarse de seguir correctamente su flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando la condición 1 está definida y validada, puede decidir recibir un correo electrónico para proceder con la condición 2. Se trata de un círculo compuesto por una o varias condiciones que puede manipular como desee.

Automatizar uno o varios procesos dentro de una organización aumenta la eficacia y productividad de los empleados en el lugar de trabajo. El uso de software y paquetes simplifica la gestión empresarial diaria.

Complementan el trabajo manual de los hombres y proporcionan a la empresa garantías sobre su producción.

La gestión de procesos conduce a una mayor comunicación, los empleados / trabajadores se comunican más fácil y rápidamente entre sí.

Gracias a todas estas ventajas, la empresa ganará en productividad y tiempo.