BPM, Workflow, Automation et RPA pour gérer vos processus et aller plus loin

La gestion des processus métier au sein d’une entreprise permet de modéliser, d’analyser et d’optimiser les responsabilités et les tâches des différents métiers présents dans l’entreprise. Cette méthode de gestion peut être appliquée à de multiples tâches comme les processus répétitifs, les processus logistiques, les processus de vente ; etc. 

Cette gestion peut également être automatisée par ce qu’on appelle BPM Workflow mais aussi automation ou RPA. Cela vous permet dans un premier temps de créer votre type de processus, qui peut être basé sur la vérification de conditions ou sur une fréquence régulière, puis le paramétrer afin de définir le déroulé des différentes actions que vous choisissez. 

BPM et Workflow sont deux outils distincts mais complémentaires. BPM signifie Business Process Management. C’est un processus d’analyse du fonctionnement d’une entreprise qui permet aux entreprises un gain de temps et une amélioration des processus quotidiens. 

Ce processus améliore la performance, la productivité mais aussi la qualité en rendant sa gestion plus agile, plus fluide, plus rapide, plus fiable et robuste.

Pour compléter le BPM / Workflow il existe également l’automation, processus qui utilise l’ensemble des services d’un logiciel ou une application informatique. L’automation permet de bénéficier d’un système automatique d’une suite d’opérations en entreprise.

Enfin, l’automatisation Robotisée des Processus correspond à une technologie permettant d’entrer un ensemble d’indications structurées sur des processus métiers. Une entreprise peut alors configurer comme elle le souhaite un logiciel ou robot afin d’automatiser ses processus.

Logiciel de gestion des flux de travail / Workflow versus un logiciel BPM

Il est important de distinguer les deux processus : 

• Un logiciel de gestion de flux de travail / Workflow se concentre uniquement afin d’offrir aux entreprises des options pour l’organisation de leur flux de travail. 
  Le but d’un logiciel de gestion des flux de travail est de créer des étapes conditionnelles qui se choisissent selon la volonté du parcours de l’entreprise mais aussi de créer des chemins parallèles pour un élément à suivre.
  Ce logiciel est compatible avec d’autres logiciels. 
  
• Quant à lui, le logiciel BPM permet aux entreprises de bénéficier d’une vision unifiée et large de l’ensemble des processus en entreprise. Des fonctionnalités robustes de Workflow qui vous permettent d’organiser mais aussi de contrôler vos données. 

BPM / Workflow un bon processus pour aller plus loin dans la digitalisation de vos processus Supply Chain (stocks, achats, réceptions, préparations, contrôle, livraisons, etc.)

Un processus BPM vous permet d’avoir accès à une visibilité au sein de l’entreprise afin de mieux comprendre vos clients et contribuer à répondre à leurs besoins. 

Cela vous permet également de posséder une agilité en automatisant les tâches.

Mais surtout, un processus BPM permet d’avoir une vue d’ensemble sur la traçabilité d’une entreprise. Le manager va ainsi pouvoir suivre de manière plus efficace l’avancement des dossiers ou des tâches attribuées et communiquer automatiquement toutes anomalies, erreurs ou retards. 

Le BPM permet d’automatiser, ainsi d’utiliser à bon escient les appareils automatisés et numérisés déjà présents en entreprise dans le but de répondre à un besoin futur. Le BPM est ainsi adaptable aux nouveaux projets d’une entreprise comme à ses projets actuels. 

L’automatisation de vos différents processus des flux de travail vous offre la possibilité d’envoyer automatiquement un mail ou un SMS personnalisable dès qu’une offre est créée ou bien dès qu’il y a un changement d’étape dans votre processus. Le but étant de maintenir une productivité et d’automatiser les tâches répétitives. 

Workflow signifie flux de travail ou modélisation des processus métiers. Ce processus représente l’ensemble des tâches, l'ensemble des acteurs qu’ils soient humains (employés, directeurs) ou non (logiciels, progiciel, applications, services, intégrations, API, etc.) et l'ensemble des interactions qui permettent aux acteurs d’une entreprise / organisation de mener à bien ses missions. 

Le rôle du Workflow est d’améliorer le circuit de validation, de performance et de rentabilité au sein d’une seule et même entreprise.

L’automatisation de ce procédé permet d’envoyer à chaque intervenant, employé et autres les tâches qu’il doit effectuer le jour même avec un délai d’accomplissement. Ces fonctions permettent d’assurer la réussite de chaque tâche et pour le manager d’intervenir en cas d’obstacle. 

Il existe deux types de processus Workflow que les entreprises peuvent utiliser.

• Le Workflow procédural dit également Workflow de production : 

Processus de Workflow déjà pré - établi : les processus métiers sont parfaitement maîtrisés et toujours identiques. Le cheminement de l’entreprise est alors « figé ». 

• Le Workflow ad hoc : 

Ce flux nécessite à ce que les employés d’une entreprise communiquent entre eux afin d’éviter les erreurs, les risques et éviter les obstacles. Le cheminement n’est alors plus « figé » mais « dynamique ». 

Ainsi le Workflow devient automatisé, les outils du Workflow deviennent peu à peu plus spécifiques, agiles et performants.

Workflows & Watch Tower / Business Intelligence 

L’automatisation par la Business Intelligence est bénéfique pour une entreprise, cela consiste à fournir tous types d’informations au bon moment et à la bonne personne. 

Développer ou utiliser une solution de Business Intelligence / tour de contrôle demeure bénéfique et avantageux. 

• Présenter l’ensemble des informations de manière structurée et cohérente,
• Possibilité de posséder un indicateur pertinent qui aide les entreprises dans leurs prises de décisions,
• Rassembler et consolider les données chiffrées (achats, ventes, comptabilité, nombre de clients, etc., 
• Volonté d’amélioration sur la visibilité des chiffres, les écarts, les anomalies, les retards, les obstacles au sein d’une entreprise,
• Anticiper et prévoir les tendances.

Automatisation BPM / Workflow

Afin d’améliorer la performance des entreprises, il est primordial pour elles d’automatiser leurs processus. En effet, les évènements surviennent continuellement et peuvent bouleverser l’écosystème de la Supply Chain. Ces évènements demandent réticence et vigilance sur la Supply Chain. 
C’est pourquoi, due aux bouleversements constants, les entreprises sont dans le besoin voir dans l’obligation d’être alarmées en temps réel sur leurs activités. 

L’automatisation BPM / Workflows permet une gestion des tâches mais aussi des informations au sein d’une entreprise quel que soit la taille de celle-ci. Cela permet aux employés de prioriser leurs tâches et ainsi de gagner en efficacité, de limiter les risques d’erreurs, alerter en cas de survenance d’un événement mais aussi d’optimiser la communication au sein d’une entreprise. 

Automatisation des processus de vente / Sales automatisation : 

L’automatisation des processus de vente vous apporte un gain de temps et une productivité grandissante notamment dans les processus de vente qui demeure la principale activité de votre entreprise. 

• Processus universels 
• Aucune commande oubliée : chaque commande est suivie et alertée en cas de retard,
• Meilleurs rapports : améliorer chaque processus Supply Chain

Il existe 3 façons d’automatisation des processus : 

• Créer un processus d’automatisation des flux de travail qui correspond à vos besoins.
• Créer des centaines d'autres processus pour automatiser les tâches fastidieuses et répétitives au sein du processus de votre équipe. Le but étant de se concentrer sur les actions opérationnelles. 
• Améliorer ou modifier, supprimer ou rendre un workflow inactif.  

Les entreprises sont à la recherche d’outils performants et efficaces afin d’améliorer le processus de vente, les préparations, réceptions, transferts, inventaires, livraisons, interventions terrains, le parcours et la satisfaction client. L’intelligence artificielle a donc pris place au sein des entreprises et se traduit par une réelle valeur ajoutée. 

L’intelligence artificielle permet un traitement des données opérationnelles, l’amélioration des performances et l’apprentissage en entreprise. 

L’ensemble des données telle que les données sur vos clients, les ventes de votre entreprise, le contexte marché et les concurrents, les différents fournisseurs, les retards de livraison, l’échelle des prix, les promotions, la fiabilité des consommateurs, la gestion des stocks, la qualité et durée des réceptions/préparations, la planification des processus, les inventaires flux financiers / comptables, le mode de distribution, etc. 

Grâce à cela, les demandes de validation en entreprise par le manager ou directeur sont automatisées et les commandes peuvent ainsi automatiquement être envoyées. Les critères de la commande sont libres mais validés ou refusés par le manager / directeur.

Automatisation des processus logistiques : 

Une entreprise a la possibilité d’automatiser entièrement ou partiellement ses processus logistiques. Ceux-ci sont nombreux et communs à chaque entreprise. 

-       Gestion des réceptions de marchandises : Gestion du temps dans la préparation et la réception des commandes, réduire et supprimer les erreurs de validation : scan, code-barres, QR-code, puce RFID,

-       Gestion des réceptions de matière première : gestion ERP pour une suivi de la qualité, suivi du produit, inventaire sur les stocks,

-       Inventaires : Détecter les produits inconnus en avance de phase pour fluidifier vos inventaires. Détecter les produits manquants et identifiez la cause des écarts de traçabilité complète et valoriser ses stocks (FIFO, LIFO, CUMP, FEFO, NIFO),  

-       Livraison / Tournées : Optimisation des plannings, gestion des fichiers et parcours clients, suivi des trajets, multidistribution, 

-       Gestion des stocks : simplifier et améliorer la gestion des stocks grâce à une solution omnicanale,

-       Autres processus : etc.

Automatisation des tâches répétitives : 

L’automatisation BPM ou Workflow permet un gain de temps considérable pour les entreprises qui passent beaucoup de temps sur des tâches routinières. Le but étant alors de connecter chaque mouvement entre eux et d’automatiser le processus de prise de rendez-vous, d’affectation à un commercial, d’ajout de contact. L’automatisation des Workflows est un réel levier de productivité en entreprise et pour un travail multitâche. 

L’automatisation des processus permet aux entreprises de bénéficier de nombreux avantages : 

• Efficacité, 
• La satisfaction professionnelle, 
• Précision des données et des tâches, 
• Productivité. 

Automatisez votre processus et améliorez l’aspect collaboratif : automatiser vos envois de courriers électroniques, sms, notification de validation, exports de données, etc. automatiquement et gagnez du temps en évitant les tâches chronophages et répétitives.

Processus d’automation

Enplus du BPM / Workflow il existe également l’automation, à ne pas confondre avec automatisation. Ce processus consiste à utiliser les services d’un logiciel dans une application informatique. L’automation permet de bénéficier d’un système automatique d’une suite d’opérations en entreprise.

L’automatisation permet des flux de travail permet de créer une responsabilisation au sein d’une entreprise. Aucune tâche ne peut être mal gérée voire ratée. Chaque employé prend conscience de ses responsabilités et de l’importance de son poste grâce à des déclencheurs et rappels automatiques.

BPMN

Les responsabilités et tâches à effectuer au sein d’une entreprise sont parfois bien différentes. L’automatisation mais également l’optimisation des tâches sont présentent pour rassembler l’ensemble des processus métier et adopter le même vocabulaire. 

BPMN signifie Business Process Model and Notation ce qui correspond au modèle de procédé d’affaires et de notation. Tout comme le BPM / Workflow, BPMN correspond à l’analyse, la performance et la modélisation mais surtout à l’automatisation des différents processus de l’entreprise. 
Le N de BPMN signifie Notation c’est une méthode de représentation des processus par graphique. Cela permet de définir un cadre commun pour la représentation de tous les processus métier. 

Norme BPMN 2.0 : 
La norme de modélisation des processus métier que l’on appelle BPMN permet d’adopter le même vocabulaire au sein du processus. C’est un schéma modélisant de A à Z l’ensemble des processus planifié. 

Il existe un ensemble d’éléments et de symbole BPMN : 

Le BPMN se caractérise avec quartes types d’éléments pour les représentations graphique des différents processus métier : 

• Objets de flux : évènements, activités, passerelles 

Les évènements : il existe trois types d’évènements : de début (celui qui déclenche le processus), de fin (celui qui met fin au processus), intermédiaires (interactions entre les environnements)

• Objets de connexion : flux de séquences, flux de ménages, association

Les connecteurs : il existe deux types de connecteurs : les flux de séquence (comment les évènements et les connecteurs interagissent entre eux) ainsi que les flux de ménage (comment le processus métier interagit avec l’ensemble des objets)

• Couloirs : Principaux acteurs du processus. Ceux ne sont pas obligatoirement dans la même entreprise mais peuvent être dans le même processus. 
  
• Artefacts : informations supplémentaires ajoutées pour apporter des détails au diagramme : objets de données, groupes, annotations, commentaires. 

Les avantages :

• Facilement compréhensible : par l’ensemble des membres de l’entreprise mais aussi par des membres extérieurs mais ce n’est pas simpliste : BPMN définit des sous types pour les objets afin de bénéficier d’une description détaillée du processus. 
•  L’orchestration des processus est automatisée par une superposition des modèles : les évènements au sein du BPMN décrivent l’action à effectuer (tâche, transaction, sous processus, appel, mail, etc). 
• Gagner en agilité, rapidité, productivité : relier les objectifs entre eux 

RPA : Automatisation robotisée des processus

RPA signifie Automatisation robotisée des processus. C’est une technologie permettant d’entrer dans l’objet du Workflow des indications structurées sur la logique sur les différents métiers présents en entreprise. Celle-ci peut configurer à sa manière le logiciel ou robot RPA afin de lire et interpréter l’objet, appliquer le traitement ou non pour déclencher une réponse et la communiquer. 

Cela permet d’automatiser les objets de chaque processus métiers grâce à des réponses automatiques tel qu’un message, recevoir un mail ou un courrier. 

Il existe 4 types d’Automatisation : 

-        RPA assisté ou front office : ce RPA effectue les travaux du front office : c’est-à-dire que le robot exécute à la lettre les taches construites. 

-        RPA non assisté ou back office. : orchestration du travail, travaux à effectués, analyse de la performance. 

-        RPA autonome : le RP réalise un traitement d’informations (évènements, objets) plus détaillé et à l’aide d’un workflow. Ce niveau est plus complexe et réalise des traitements d'informations avec des workflow.

-        RPA cognitif. : correspond à l’intersection entre un logiciel de reconnaissance et l’interprétation des données  

Ce qu’apporte une gestion RPA des processus : 

• Réduction des coût du personnel et les erreurs humaines. En effet puisque le robot remplace l’homme. 
• Intensification sur les processus automatisés
• Éviter l’applications de tâches répétitives

Créer un ou plusieurs processus de création d’actions automatisées dans un seul et unique Workflow

Un BPM, Workflow ou automation vous permettent d’automatiser vos processus au sein d’une même plateforme. 

Dû à l’avancée de la Supply Chain, il devient primordial d’automatiser et de digitaliser ces différents processus au sein d’une entreprise.

La fonctionnalité d’automatisation des processus par le Workflow permet aux entreprises de procéder à sa création avec différentes séquences d’actions automatisées. 
Il est également possible dans certains procédés d’ajouter des dates ou heures d’échéance avant le déclenchement de la condition. 

En effet, l’utilisateur définira d’abord le déclenchement et les différentes étapes de son Workflow à exécuter automatiquement dès que la condition se valide. 

Il existe plusieurs types de déclenchement variable selon le Workflow que vous choisissez :

• Condition : personnalisable selon vos envies / nécessités
• Date de déclenchement 

De plus il existe plusieurs types de conditions : 

• Création
• Mise à jour 
• Suppression

Dans la création d’un Workflow, vous avez la possibilité de configurer les actions voulues dans l’ordre qui vous semble le plus approprié. On appelle cela une création d’objets. 

Ajoutez des dates, heures, conditions, notifications pour être sûr de suivre correctement votre Workflow. Par exemple, lorsque la condition 1 est définie et validée, vous pouvez décider de recevoir un mail pour procéder à la condition 2. C’est un cercle comprenant une ou plusieurs conditions que vous pouvez manipuler comme vous le souhaitez. 

L’automatisation d’un ou plusieurs processus au sein d’une entreprise augmente l’efficacité et la productivité des employés en milieu de travail. L’utilisation de logiciel et progiciel simplifient la gestion quotidienne en entreprise. 

Ceux – ci complètent le travail manuel des Hommes et permet à l’entreprise une assurance sur sa production. 

La gestion des processus entraîne une augmentation de la communication, les employés / ouvriers communiquent plus facilement et rapidement entre eux.

Par tous ces avantages, l’entreprise gagnera en productivité et en temps.