BPM, Workflow, Automação e RPA para gerir os seus processos e ir mais longe!

A gestão dos processos de negócio de uma empresa permite modelar, analisar e otimizar as responsabilidades e tarefas das diferentes profissões presentes na empresa. Este método de gestão pode ser aplicado a múltiplas tarefas, tais como processos repetitivos, processos logísticos, processos de vendas, etc.

Esta gestão também pode ser automatizada pelo que é chamado BPM Workflowmas também automação ou RPA. Isto permite-lhe primeiro criar o seu tipo de processo, que pode ser baseado na verificação de condições ou numa frequência regular, depois configurá-lo para definir o curso das diferentes acções que escolher.

BPM e Workflow são duas ferramentas distintas mas complementares. BPM significa Business Process Management. Trata-se de um processo de análise do funcionamento de uma empresa que permite poupar tempo e melhorar os processos quotidianos.

Este processo melhora o desempenho, a produtividade, mas também a qualidade, tornando a sua gestão mais ágil, mais fluida, mais rápida, mais fiável e robusta.

Para completar o BPM / Workflow, existe também a automatização, um processo que utiliza todos os serviços de um software ou de uma aplicação informática. A automatização permite beneficiar de um sistema automático de uma série de operações numa empresa.

Por último, a Automatização Robótica de Processos é uma tecnologia que permite introduzir um conjunto de indicações estruturadas sobre os processos empresariais. Uma empresa pode então configurar um software ou robot como desejar para automatizar os seus processos.

Software de gestão do fluxo de trabalho / Fluxo de trabalho versus software BPM

É importante fazer a distinção entre os dois processos:

• O software de gestão do fluxo de trabalho centra-se exclusivamente em fornecer às empresas opções para organizar o seu fluxo de trabalho. O objetivo de um software de gestão de fluxo de trabalho é criar etapas condicionais que são escolhidas de acordo com a vontade do percurso da empresa, mas também criar caminhos paralelos para um item a seguir. Este software é compatível com outros softwares.
• O software BPM, por outro lado, permite que as empresas beneficiem de uma visão unificada e alargada de todos os processos empresariais. Funcionalidades robustas de Workflow que permitem organizar mas também controlar os seus dados.

BPM / Workflow um bom processo para ir mais longe na digitalização dos processos da sua Cadeia de Abastecimento (stocks, compras, recepções, preparações, controlo, entregas, etc.)

Um processo BPM dá-lhe acesso à visibilidade dentro da empresa para compreender melhor os seus clientes e ajudar a satisfazer as suas necessidades.

Permite-lhe também ter agilidade na automatização de tarefas.

Acima de tudo, um processo BPM fornece uma visão geral da rastreabilidade de uma empresa. O gestor poderá assim acompanhar mais eficazmente a evolução dos dossiers ou das tarefas atribuídas e comunicar automaticamente quaisquer anomalias, erros ou atrasos.

O BPM permite automatizar, aproveitando assim os dispositivos automatizados e digitais já presentes na empresa para responder a uma necessidade futura. O BPM é assim adaptável aos novos projectos de uma empresa, bem como aos seus projectos actuais. A automatização dos seus vários processos de fluxo de trabalho dá-lhe a capacidade de enviar automaticamente um e-mail ou SMS personalizável assim que uma oferta é criada ou assim que há uma mudança de etapa no seu processo. O objetivo é manter a produtividade e automatizar as tarefas repetitivas.

Workflow significa fluxo de trabalho ou modelação de processos empresariais. Este processo representa todas as tarefas, actores, quer sejam humanos (empregados, directores) ou não (software, aplicações, serviços, integrações, API, etc.) e interacções que permitem aos actores de uma empresa/organização realizar as suas missões.

O papel do Workflow é melhorar o circuito de validação, desempenho e rentabilidade numa única empresa.

A automatização deste processo permite enviar a cada interveniente, colaborador e outros, as tarefas que devem realizar no próprio dia com um prazo de execução. Estas funções permitem assegurar o sucesso de cada tarefa e que o gestor intervenha em caso de obstáculo.

Existem dois tipos de processos de fluxo de trabalho que as empresas podem utilizar.

O Fluxo de Trabalho Processual também diz Fluxo de Trabalho de Produção:

Processo de fluxo de trabalho já pré - estabelecido: os processos de negócio são perfeitamente dominados e sempre idênticos. O progresso da empresa fica então "congelado".

O fluxo de trabalho ad hoc:

Este fluxo exige que os colaboradores de uma organização comuniquem entre si para evitar erros, riscos e obstáculos. Assim, o caminho deixa de estar "congelado" e passa a ser "dinâmico".

Assim, o fluxo de trabalho torna-se automatizado, as ferramentas de fluxo de trabalho tornam-se gradualmente mais específicas, ágeis e eficientes.

Fluxos de trabalho & Torre de controlo / Business Intelligence

A automatização através do Business Intelligence é benéfica para uma empresa, pois consiste em fornecer todo o tipo de informação no momento certo e à pessoa certa.

Desenvolver ou utilizar uma solução de Business Intelligence / torre de controlo continua a ser benéfico e vantajoso.

• Apresentar todas as informações de forma estruturada e coerente,
• Possibilidade de dispor de um indicador relevante que ajude as empresas na sua tomada de decisões,
• Recolher e consolidar os dados quantificados (compras, vendas, contabilidade, número de clientes, etc.),
• Vontade de melhorar a visibilidade dos números, das discrepâncias, das anomalias, dos atrasos, dos obstáculos numa empresa,
• Antecipar e prever tendências.

Automatização BPM / Fluxo de trabalho

Para melhorar o desempenho das empresas, é essencial que estas automatizem os seus processos. De facto, os eventos ocorrem continuamente e podem perturbar o ecossistema da Cadeia de Abastecimento. Estes eventos exigem relutância e vigilância na Cadeia de Abastecimento. É por isso que, devido à agitação constante, as empresas têm uma necessidade extrema de serem alarmadas em tempo real sobre as suas actividades.

A automatização do BPM/Flowflow permite a gestão das tarefas, mas também da informação numa empresa, independentemente da sua dimensão. Isto permite aos empregados dar prioridade às suas tarefas e assim ganhar eficiência, limitar o risco de erros, alertar em caso de um evento, mas também otimizar a comunicação dentro de uma empresa.

Automatização dos processos de venda / Automatização das vendas

A automatização dos processos de vendas permite-lhe poupar tempo e aumentar a produtividade, especialmente no processo de vendas, que continua a ser a principal atividade da sua empresa;

• Processos universais
• Nenhuma encomenda esquecida: cada encomenda é rastreada e alertada em caso de atraso,
• Melhores relatórios: melhorar cada processo da cadeia de abastecimento

Existem 3 formas de automatizar processos:

• Crie um processo de automatização do fluxo de trabalho que satisfaça as suas necessidades.
• Crie centenas de outros processos para automatizar tarefas entediantes e repetitivas no processo da sua equipa. O objetivo é concentrar-se nas acções operacionais.
• Melhorar ou modificar, eliminar ou tornar inativo um fluxo de trabalho.

As empresas estão à procura de ferramentas eficientes e eficazes para melhorar o processo de vendas, preparações, recepções, transferências, inventários, entregas, intervenções no terreno, a viagem e a satisfação do cliente. A inteligência artificial tem, portanto, lugar nas empresas e traduz-se num verdadeiro valor acrescentado.

A inteligência artificial permite o processamento de dados operacionais, melhorando o desempenho e a aprendizagem empresarial.

Todos os dados, tais como os dados sobre os seus clientes, as vendas da sua empresa, o contexto do mercado e os concorrentes, os vários fornecedores, os prazos de entrega, a tabela de preços, as promoções, a fiabilidade dos consumidores, a gestão das existências, a qualidade e a duração das entradas/preparações, a planificação dos processos, o fluxo financeiro/contabilístico dos inventários, o modo de distribuição, etc.

Graças a isso, os pedidos de validação na empresa pelo gerente ou diretor são automatizados e os pedidos podem ser enviados automaticamente. Os critérios da ordem são livres, mas validados ou recusados pelo gerente / diretor.

Automação de processos logísticos :

Uma empresa tem a possibilidade de automatizar total ou parcialmente os seus processos logísticos. Estes são numerosos e comuns a todas as empresas.

- Gestão das entradas de mercadorias : Gestão do tempo na preparação e receção das encomendas, reduzir e eliminar os erros de validação: digitalização, código de barras, código QR, chip RFID,

- Gestão de recebimentos de matérias-primas : Gestão ERP para controlo de qualidade, controlo de produto, inventário sobre stocks,

- Inventários : Detetar antecipadamente produtos desconhecidos para racionalizar os seus inventários. Detecte os produtos em falta e identifique a causa dos desvios de rastreabilidade total e avalie as suas existências (FIFO, LIFO, CUMP, FEFO, NIFO),

- Entrega / Tours : Otimização de horários, gestão de arquivos e viagens de clientes, acompanhamento de viagens, multidistribuição,

- Gestão do inventário : simplificar e melhorar a gestão do inventário graças a uma solução omnicanal,

- Outros processos : etc.

Automatização de tarefas repetitivas :

A automatização do BPM ou do Workflow permite poupar muito tempo às empresas que gastam muito tempo em tarefas de rotina. O objetivo é então ligar cada movimento entre elas e automatizar o processo de marcar uma reunião, atribuir um representante de vendas, adicionar um contacto. A automatização do fluxo de trabalho é uma verdadeira alavanca para a produtividade das empresas e para a polivalência. A automatização dos processos permite às empresas beneficiar de inúmeras vantagens:

• Eficiência,
• Satisfação profissional,
• Exatidão dos dados e das tarefas,
• Produtividade.

Automatize o seu processo e melhore o aspeto colaborativo: automatize automaticamente os seus emails, sms, notificações de validação, exportações de dados, etc. e poupe tempo, evitando tarefas morosas e repetitivas.

Processo de automatização

Para além do BPM / Workflow existe também a automatização, que não deve ser confundida com automação. Este processo consiste em utilizar os serviços de um software numa aplicação informática. A automatização permite um sistema automático de um conjunto de operações empresariais.

A automatização permite que os fluxos de trabalho criem responsabilidade dentro de uma empresa. Nenhuma tarefa pode ser mal gerida ou mesmo perdida. Cada funcionário toma consciência das suas responsabilidades e da importância da sua posição através de accionadores e lembretes automáticos.

BPMN

As responsabilidades e as tarefas a realizar numa empresa são por vezes muito diferentes. A automatização, mas também a otimização de tarefas, estão presentes para reunir todos os processos empresariais e adotar o mesmo vocabulário.

BPMN significa Business Process Model and Notation que corresponde ao processo de negócio e ao modelo de classificação. Como o BPM / Workflow, o BPMN corresponde à análise, desempenho e modelagem, mas acima de tudo à automação dos vários processos de negócios. O N em BPMN significa Notação, que é um método de representação gráfica dos processos. Isto permite definir um quadro comum para a representação de todos os processos de negócio.

Padrão BPMN 2.0 :

O padrão de modelagem de processos de negócios chamado BPMN permite que o mesmo vocabulário seja adotado dentro do processo. Trata-se de um diagrama que modela de A a Z todos os processos planeados. Existe um conjunto de elementos e símbolos BPMN:

A BPMN é caracterizada por quatro tipos de elementos para representações gráficas de diferentes processos empresariais:

• Objectos de fluxo: eventos, actividades, gateways
  Eventos: existem três tipos de eventos: início (o que desencadeia o processo), fim (o que termina o processo), intermédio (interacções entre ambientes)
• Objectos de ligação: fluxo sequencial, fluxo doméstico, associação
  Conectores: existem dois tipos de conectores: fluxos sequenciais (como os eventos e os conectores interagem entre si) e fluxos domésticos (como o processo empresarial interage com todos os objectos)
• Corredores: Principais actores do processo. Estes não estão necessariamente na mesma empresa, mas podem estar no mesmo processo.
• Artefactos: informação adicional adicionada para dar detalhes ao diagrama: objectos de dados, grupos, anotações, comentários.

As vantagens :

• Facilmente compreensível: por todos os membros da empresa, mas também por membros externos, mas isto não é simplista: a BPMN define subtipos para objectos de modo a beneficiar de uma descrição detalhada do processo.
• A orquestração dos processos é automatizada por uma sobreposição de modelos: os eventos no BPMN descrevem a ação a realizar (tarefa, transação, sub-processo, chamada, correio, etc.).
• Ganho de agilidade, rapidez, produtividade : ligação dos objectivos entre si

RPA: Automação robótica de processos

RPA significa Robotic Process Automation. Trata-se de uma tecnologia que permite introduzir no objeto do fluxo de trabalho indicações estruturadas sobre a lógica das diferentes actividades presentes numa empresa. O software ou robô RPA pode ser configurado à sua maneira para ler e interpretar o objeto, aplicar o processamento ou não para desencadear uma resposta e comunicá-la.

Isto automatiza os objectos de cada processo comercial através de respostas automáticas, como uma mensagem, a receção de um e-mail ou de uma carta.

Existem 4 tipos de automatização :

- RPA assistido ou front office : Este RPA realiza o trabalho do front office: ou seja, o robô executa as tarefas construídas ao pé da letra.

- RPA não assistida ou back office : orquestração do trabalho, trabalho a ser feito, análise de desempenho.

- RPA autónoma : a RP realiza um processamento de informações mais detalhado (eventos, objectos) utilizando um fluxo de trabalho. Este nível é mais complexo e efectua o processamento de informações com fluxos de trabalho.

- RPA cognitiva : corresponde à intersecção entre o software de reconhecimento e a interpretação de dados

O que a gestão de processos RPA traz :

• Redução dos custos de pessoal e dos erros humanos. De facto, uma vez que o robô substitui o homem.
• Intensificar os processos automatizados
• Evitar a aplicação de tarefas repetitivas

Criar um ou mais processos para criar acções automatizadas num único fluxo de trabalho

BPM, Workflow ou Automação permitem-lhe automatizar os seus processos na mesma plataforma.

Devido ao avanço da cadeia de abastecimento, está a tornar-se essencial automatizar e digitalizar estes diferentes processos dentro de uma empresa.

A funcionalidade de automatização do processo de fluxo de trabalho permite às empresas criá-lo com diferentes sequências de acções automatizadas. Nalguns processos, também é possível adicionar datas de vencimento ou tempos antes de a condição ser accionada.

De facto, o utilizador definirá primeiro o acionador e as várias etapas do seu fluxo de trabalho a executar automaticamente assim que a condição for validada. Existem vários tipos de accionadores variáveis em função do fluxo de trabalho escolhido:

• Condição: personalizável de acordo com os seus desejos/necessidades
• Trigger date
  Além disso, existem vários tipos de condições :
• Criação
• Atualização
• Eliminação

Ao criar um Workflow, tem a opção de configurar as acções desejadas na ordem que lhe parecer mais apropriada. A isto chama-se criar objectos.

Adicione datas, horas, condições e notificações para se certificar de que segue corretamente o seu fluxo de trabalho. Por exemplo, quando a condição 1 é definida e validada, pode decidir receber um e-mail para prosseguir com a condição 2. É um círculo composto por uma ou mais condições que pode manipular como desejar.

A automatização de um ou mais processos numa organização aumenta a eficiência e a produtividade dos funcionários no local de trabalho. A utilização de software e pacotes simplifica a gestão quotidiana das empresas.

Estes complementam o trabalho manual dos homens e dão à empresa garantias sobre a sua produção.

A gestão de processos conduz a uma maior comunicação, os empregados/trabalhadores comunicam mais fácil e rapidamente entre si.

Com todas estas vantagens, a empresa ganhará em produtividade e tempo.