BPM, Workflow, Automation und RPA, um Ihre Prozesse zu managen und weiter zu kommen!

Das Management von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen ermöglicht es, die Zuständigkeiten und Aufgaben der verschiedenen Gewerke im Unternehmen zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren. Diese Managementmethode kann auf mehrere Aufgaben angewandt werden, z. B. auf sich wiederholende Prozesse, Logistikprozesse, Verkaufsprozesse usw.

Diese Verwaltung kann auch durch den so genannten BPM-Workflow, aber auch durch Automatisierung oder RPA automatisiert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, zunächst Ihre Art von Prozess zu erstellen, der auf der Überprüfung von Bedingungen oder auf einer regelmäßigen Häufigkeit basieren kann, und ihn dann zu konfigurieren, um den Ablauf der verschiedenen von Ihnen gewählten Aktionen zu definieren.

BPM und Workflow sind zwei unterschiedliche, aber sich ergänzende Werkzeuge. BPM steht für Business Process Management. Es handelt sich dabei um einen Prozess der Analyse der Arbeitsweise eines Unternehmens, der den Unternehmen Zeit spart und die täglichen Abläufe verbessert.

Dieser Prozess verbessert die Leistung, Produktivität, aber auch die Qualität, indem er die Verwaltung agiler, flüssiger, schneller, zuverlässiger und robuster macht.

Zur Vervollständigung des BPM / Workflow gibt es auch die Automatisierung, ein Prozess, der alle Dienste einer Software oder einer Computeranwendung nutzt. Die Automatisierung macht es möglich, von einem automatischen System für eine Reihe von Vorgängen in einem Unternehmen zu profitieren.

Die Robotische Prozessautomatisierung schließlich ist eine Technologie, die es ermöglicht, eine Reihe von strukturierten Angaben über Geschäftsprozesse einzugeben. Ein Unternehmen kann dann eine Software oder einen Roboter nach seinen Wünschen konfigurieren, um seine Prozesse zu automatisieren.

Workflow-Management-Software / Workflow versus BPM-Software

 Es ist wichtig, zwischen den beiden Prozessen zu unterscheiden:

• Workflow-Management-Software ist ausschließlich darauf ausgerichtet, Unternehmen Optionen für die Organisation ihrer Arbeitsabläufe zu bieten. Das Ziel einer Workflow-Management-Software ist es, bedingte Schritte zu erstellen, die nach dem Willen der Geschäftsreise ausgewählt werden, aber auch parallele Pfade zu erstellen, denen ein Element folgen soll. Diese Software ist mit anderer Software kompatibel.
• Mit BPM-Software hingegen können Unternehmen von einer einheitlichen und umfassenden Sicht auf alle Geschäftsprozesse profitieren. Robuste Workflow-Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Daten zu organisieren, aber auch zu kontrollieren.

BPM / Workflow ein guter Prozess, um bei der Digitalisierung Ihrer Supply Chain Prozesse (Bestände, Einkäufe, Empfänge, Vorbereitungen, Kontrolle, Lieferungen, etc.) weiter zu kommen.

Ein BPM-Prozess verschafft Ihnen Zugang zur Transparenz innerhalb des Unternehmens, um Ihre Kunden besser zu verstehen und ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Außerdem ermöglicht es Ihnen, Aufgaben flexibel zu automatisieren.

Am wichtigsten ist, dass ein BPM-Prozess einen Überblick über die Rückverfolgbarkeit eines Unternehmens bietet. Der Manager kann so den Fortschritt von Akten oder zugewiesenen Aufgaben besser überwachen und automatisch alle Anomalien, Fehler oder Verzögerungen mitteilen.

BPM ermöglicht es, zu automatisieren und so die bereits im Unternehmen vorhandenen automatisierten und digitalen Geräte zu nutzen, um einen zukünftigen Bedarf zu decken. BPM ist somit sowohl an neue als auch an laufende Projekte eines Unternehmens anpassbar. Die Automatisierung Ihrer verschiedenen Workflow-Prozesse gibt Ihnen die Möglichkeit, automatisch eine anpassbare E-Mail oder SMS zu senden, sobald ein Angebot erstellt wird oder sobald sich ein Schritt in Ihrem Prozess ändert. Das Ziel ist es, die Produktivität zu erhalten und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Workflow steht für Arbeitsablauf oder Geschäftsprozessmodellierung. Dieser Prozess repräsentiert alle Aufgaben, Akteure, ob menschlich (Mitarbeiter, Geschäftsführer) oder nicht (Software, Anwendungen, Services, Integrationen, API, etc.) und Interaktionen, die es den Akteuren eines Unternehmens / einer Organisation erlauben, ihre Aufgaben zu erfüllen.

Die Aufgabe von Workflow ist es, den Validierungs-, Leistungs- und Rentabilitätskreislauf innerhalb eines einzelnen Unternehmens zu verbessern.

Die Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht es, jedem Beteiligten, Mitarbeiter und anderen Personen die Aufgaben, die sie am selben Tag zu erledigen haben, mit einer Erledigungsfrist zuzusenden. Diese Funktionen ermöglichen es, den Erfolg jeder Aufgabe zu gewährleisten und den Vorgesetzten, im Falle eines Hindernisses einzugreifen.

Es gibt zwei Arten von Workflow-Prozessen, die Unternehmen nutzen können.

Der prozedurale Workflow sagt auch Produktionsworkflow:

Der Workflow-Prozess ist bereits etabliert: Die Geschäftsprozesse werden perfekt beherrscht und sind immer identisch. Der Fortschritt des Unternehmens ist dann "eingefroren".

Der Ad-hoc-Workflow:

Dieser Fluss erfordert, dass die Mitarbeiter einer Organisation miteinander kommunizieren, um Fehler und Risiken zu vermeiden und Hindernisse zu umgehen. Der Weg ist dann nicht mehr "eingefroren", sondern "dynamisch".

So wird der Workflow automatisiert, die Workflow-Tools werden nach und nach spezifischer, agiler und effizienter.

Workflows & Watch Tower / Business Intelligence

Die Automatisierung durch Business Intelligence ist für ein Unternehmen von Vorteil, denn sie ermöglicht die Bereitstellung aller Arten von Informationen zur richtigen Zeit und an die richtige Person.

Die Entwicklung oder Nutzung einer Business-Intelligence-/Kontrollturm-Lösung ist nach wie vor von Nutzen und Vorteil.

• Präsentieren Sie alle Informationen in strukturierter und kohärenter Weise,
• Möglichkeit, einen relevanten Indikator zu haben, der den Unternehmen bei der Entscheidungsfindung hilft,
• Erfassung und Konsolidierung von quantitativen Daten (Käufe, Verkäufe, Buchhaltung, Anzahl der Kunden usw.)
• Bereitschaft, die Sichtbarkeit von Zahlen, Diskrepanzen, Anomalien, Verzögerungen und Hindernissen innerhalb eines Unternehmens zu verbessern,
• Trends vorhersehen und prognostizieren.

Automatisierung BPM / Workflow

Um die Leistung von Unternehmen zu verbessern, müssen sie ihre Prozesse unbedingt automatisieren. In der Tat treten ständig Ereignisse auf, die das Ökosystem der Lieferkette stören können. Diese Ereignisse erfordern Zurückhaltung und Wachsamkeit in der Lieferkette. Aufgrund der ständigen Umwälzungen müssen die Unternehmen daher dringend in Echtzeit über ihre Aktivitäten informiert werden.

BPM / Workflow-Automatisierung ermöglicht die Verwaltung von Aufgaben, aber auch von Informationen innerhalb eines Unternehmens, unabhängig von dessen Größe. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben zu priorisieren und so die Effizienz zu steigern, das Fehlerrisiko zu begrenzen, im Falle eines Ereignisses zu alarmieren, aber auch die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu optimieren.

Automatisierung von Vertriebsprozessen / Vertriebsautomatisierung

Die Automatisierung von Verkaufsprozessen spart Ihnen Zeit und erhöht die Produktivität, insbesondere im Verkaufsprozess, der nach wie vor die Haupttätigkeit Ihres Unternehmens darstellt. 

• Universelle Prozesse
• Keine vergessene Bestellung: Jede Bestellung wird verfolgt und im Falle einer Verzögerung benachrichtigt,
• Bessere Berichte: Verbesserung der einzelnen Prozesse in der Lieferkette

Es gibt 3 Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren:

• Erstellen Sie einen Workflow-Automatisierungsprozess, der Ihren Anforderungen entspricht.
• Erstellen Sie Hunderte von anderen Prozessen, um langwierige und sich wiederholende Aufgaben innerhalb des Prozesses Ihres Teams zu automatisieren. Das Ziel ist es, sich auf operative Maßnahmen zu konzentrieren.
• Verbessern oder ändern, löschen oder einen Workflow inaktiv machen.

Unternehmen sind auf der Suche nach effizienten und effektiven Werkzeugen, um den Verkaufsprozess, die Vorbereitungen, den Empfang, die Übergabe, die Lagerhaltung, die Lieferung, den Außendienst, die Reise und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Künstliche Intelligenz hat also in den Unternehmen Einzug gehalten und führt zu einem echten Mehrwert.

Künstliche Intelligenz ermöglicht die Verarbeitung von Betriebsdaten, die Verbesserung der Leistung und das Lernen im Unternehmen.

Alle Daten wie z.B. Daten über Ihre Kunden, den Umsatz Ihres Unternehmens, das Marktumfeld und die Wettbewerber, die verschiedenen Lieferanten, Lieferfristen, die Preisstaffel, Werbeaktionen, die Zuverlässigkeit der Verbraucher, die Bestandsverwaltung, die Qualität und Dauer der Eingänge/Vorbereitungen, die Prozessplanung, die finanziellen/buchhalterischen Flussbestände, die Vertriebsart usw.

Dadurch werden die Validierungsanfragen im Unternehmen durch den Manager oder Direktor automatisiert und die Bestellungen können somit automatisch versendet werden. Die Kriterien der Bestellung sind frei, werden aber vom Manager/Direktor validiert oder abgelehnt.

Automatisierung von Logistikprozessen:

Ein Unternehmen hat die Möglichkeit, seine Logistikprozesse ganz oder teilweise zu automatisieren. Diese sind zahlreich und für jedes Unternehmen gleich.

- Verwaltung von Wareneingängen : Zeitmanagement bei der Vorbereitung und dem Empfang von Bestellungen, Reduzierung und Beseitigung von Validierungsfehlern: Scan, Barcode, QR-Code, RFID-Chip,

- Verwaltung von Rohmaterialeingängen : ERP-Verwaltung für Qualitätsüberwachung, Produktüberwachung, Lagerbestand,

- Bestände : Erkennen Sie unbekannte Produkte im Voraus, um Ihre Bestände zu rationalisieren. Erkennen Sie fehlende Produkte und identifizieren Sie die Ursache für Abweichungen bei der vollständigen Rückverfolgbarkeit und bewerten Sie Ihre Bestände (FIFO, LIFO, CUMP, FEFO, NIFO),

- Zustellung / Touren : Optimierung von Zeitplänen, Verwaltung von Akten und Kundenreisen, Nachverfolgung von Reisen, Multidistribution,

- Bestandsmanagement : Vereinfachen und verbessern Sie das Bestandsmanagement dank einer Omnichannel-Lösung,

- Andere Prozesse: usw.

Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben :

BPM oder Workflow-Automatisierung spart Unternehmen, die viel Zeit für Routineaufgaben aufwenden, viel Zeit. Das Ziel ist dann, jede Bewegung zwischen ihnen zu verbinden und den Prozess der Terminvereinbarung, der Zuweisung eines Vertriebsmitarbeiters, des Hinzufügens eines Kontakts zu automatisieren. Die Workflow-Automatisierung ist ein echter Hebel für die Produktivität in Unternehmen und für Multitasking. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen von vielen Vorteilen profitieren:

• Effizienz,
• Zufriedenheit am Arbeitsplatz,
• Genauigkeit der Daten und Aufgaben,
• Produktivität.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse und verbessern Sie die Zusammenarbeit: Automatisieren Sie Ihre E-Mails, SMS, Validierungsbenachrichtigungen, Datenexporte usw. automatisch und sparen Sie Zeit, indem Sie zeitraubende und sich wiederholende Aufgaben vermeiden.

Prozess der Automatisierung

Neben BPM / Workflow gibt es auch die Automatisierung, nicht zu verwechseln mit Automatisierung. Dieser Prozess beinhaltet die Nutzung der Dienste von Software in einer Computeranwendung. Die Automatisierung ermöglicht ein automatisches System für eine Reihe von Geschäftsvorgängen.

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird die Verantwortlichkeit innerhalb eines Unternehmens erhöht. Keine Aufgabe kann mehr falsch verwaltet oder gar übersehen werden. Jeder Mitarbeiter wird sich seiner Verantwortung und der Bedeutung seiner Position durch automatische Auslöser und Erinnerungen bewusst.

BPMN

Die Zuständigkeiten und Aufgaben, die innerhalb eines Unternehmens zu erledigen sind, sind manchmal sehr unterschiedlich. Automatisierung, aber auch Aufgabenoptimierung sind vorhanden, um alle Geschäftsprozesse zusammenzuführen und das gleiche Vokabular zu verwenden.

BPMN steht für Business Process Model and Notation, was dem Geschäftsprozess- und Bewertungsmodell entspricht. Wie BPM/Workflow entspricht BPMN der Analyse, Durchführung und Modellierung, aber vor allem der Automatisierung der verschiedenen Geschäftsprozesse. Das N in BPMN steht für Notation, die eine Methode zur grafischen Darstellung von Prozessen ist. Dies ermöglicht es, einen gemeinsamen Rahmen für die Darstellung aller Geschäftsprozesse zu definieren.

BPMN 2.0 Standard :

Der Standard für die Modellierung von Geschäftsprozessen, BPMN genannt, erlaubt es, dasselbe Vokabular innerhalb des Prozesses zu verwenden. Es handelt sich um ein Diagramm, das alle geplanten Prozesse von A bis Z modelliert. Es gibt eine Reihe von BPMN-Elementen und -Symbolen:

Die BPMN zeichnet sich durch vier Arten von Elementen zur grafischen Darstellung verschiedener Geschäftsprozesse aus:

• Flow-Objekte: Ereignisse, Aktivitäten, Gateways
  Ereignisse: Es gibt drei Arten von Ereignissen: Start (derjenige, der den Prozess auslöst), Ende (derjenige, der den Prozess beendet), Intermediate (Interaktionen zwischen Umgebungen)
• Verbindungsobjekte: Sequenzfluss, Haushaltsfluss, Assoziation
  Konnektoren: Es gibt zwei Arten von Konnektoren: Sequenzflüsse (wie Ereignisse und Konnektoren miteinander interagieren) sowie Haushaltsflüsse (wie der Geschäftsprozess mit allen Objekten interagiert)
• Korridore: Die Hauptakteure des Prozesses. Diese müssen nicht notwendigerweise im selben Unternehmen sein, können aber am selben Prozess beteiligt sein.
• Artefakte: zusätzliche Informationen, die dem Diagramm Details verleihen: Datenobjekte, Gruppen, Anmerkungen, Kommentare.

Die Vorteile:

• Leicht verständlich: für alle Mitglieder des Unternehmens, aber auch für externe Mitglieder, was aber nicht einfach ist: BPMN definiert Subtypen für Objekte, um eine detaillierte Beschreibung des Prozesses zu ermöglichen.
• Die Orchestrierung der Prozesse wird durch eine Überlagerung von Modellen automatisiert: die Ereignisse innerhalb der BPMN beschreiben die auszuführende Aktion (Aufgabe, Transaktion, Unterprozess, Anruf, Mail, etc.).
• Gewinn an Beweglichkeit, Geschwindigkeit, Produktivität : Ziele miteinander verbinden

RPA: Robotergestützte Prozessautomatisierung

RPA steht für Robotic Process Automation. Es ist eine Technologie, die es ermöglicht, in das Objekt des Workflows strukturierte Angaben über die Logik der verschiedenen in einem Unternehmen vorhandenen Gewerke einzugeben. Dies kann die RPA-Software oder der Roboter auf seine eigene Art und Weise konfigurieren, um das Objekt zu lesen und zu interpretieren, die Verarbeitung durchzuführen oder nicht, um eine Reaktion auszulösen und diese zu kommunizieren.

Dies automatisiert die Objekte eines jeden Geschäftsprozesses durch automatische Antworten wie eine Nachricht, den Erhalt einer E-Mail oder eines Briefes.

Es gibt 4 Arten von Automatisierung:

- Assisted RPA oder Front Office : Dieser RPA übernimmt die Arbeit des Frontoffice: Das heißt, der Roboter führt die gestellten Aufgaben buchstabengetreu aus.

- Ungestützte RPA oder Back Office : Arbeitsorganisation, zu erledigende Arbeit, Leistungsanalyse.

- Autonome RPA : die RP führt eine detailliertere Informationsverarbeitung (Ereignisse, Objekte) mit Hilfe eines Workflows durch. Diese Stufe ist komplexer und führt die Informationsverarbeitung mit Workflows durch.

- Kognitive RPA : entspricht der Schnittmenge zwischen Erkennungssoftware und Dateninterpretation

Was RPA-Prozessmanagement bringt :

• Geringere Personalkosten und weniger menschliche Fehler. In der Tat, da der Roboter den Menschen ersetzt.
• Verstärkte Automatisierung von Prozessen
• Vermeiden Sie die Anwendung von sich wiederholenden Aufgaben

Erstellen Sie einen oder mehrere Prozesse zur Erstellung automatisierter Aktionen in einem einzigen Workflow

BPM, Workflow oder Automation ermöglichen es Ihnen, Ihre Prozesse innerhalb derselben Plattform zu automatisieren.

Durch die Weiterentwicklung der Supply Chain wird es unumgänglich, diese verschiedenen Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu automatisieren und zu digitalisieren.

Mit der Funktion zur Automatisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen verschiedene Abfolgen von automatisierten Aktionen erstellen. Bei einigen Prozessen ist es auch möglich, Fälligkeitsdaten oder Zeiten hinzuzufügen, bevor die Bedingung ausgelöst wird.

Der Benutzer definiert zunächst den Auslöser und die verschiedenen Phasen seines Workflows, die automatisch ausgeführt werden, sobald die Bedingung erfüllt ist. Es gibt mehrere Arten von variablen Auslösern, je nachdem, welchen Workflow Sie wählen:

• Bedingung: anpassbar nach Ihren Wünschen / Bedürfnissen
• Auslösedatum
  Außerdem gibt es mehrere Arten von Bedingungen:
• Erstellung
• Update
• Löschung

Beim Erstellen eines Workflows haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Aktionen in der Reihenfolge zu konfigurieren, die Ihnen am sinnvollsten erscheint. Dies wird als Erstellen von Objekten bezeichnet.

Fügen Sie Daten, Zeiten, Bedingungen und Benachrichtigungen hinzu, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsablauf korrekt abläuft. Wenn zum Beispiel Bedingung 1 definiert und bestätigt ist, können Sie entscheiden, eine E-Mail zu erhalten, um mit Bedingung 2 fortzufahren. Es handelt sich um einen Kreis mit einer oder mehreren Bedingungen, die Sie nach Belieben verändern können.

Die Automatisierung eines oder mehrerer Prozesse innerhalb eines Unternehmens steigert die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Der Einsatz von Software und Paketen vereinfacht die alltägliche Unternehmensführung.

Sie ergänzen die manuelle Arbeit der Menschen und geben dem Unternehmen Sicherheit für seine Produktion.

Das Prozessmanagement führt zu einer verbesserten Kommunikation, Angestellte/Arbeiter kommunizieren leichter und schneller miteinander.

Durch all diese Vorteile wird das Unternehmen an Produktivität und Zeit gewinnen.