BPM, Workflow, Automazione e RPA per gestire i vostri processi e andare oltre!

La gestione dei processi aziendali permette di modellare, analizzare e ottimizzare le responsabilità e i compiti dei vari mestieri presenti in azienda. Questo metodo di gestione può essere applicato a molteplici attività, quali processi ripetitivi, processi logistici, processi di vendita, ecc.

Questa gestione può anche essere automatizzata da quello che viene chiamato BPM Workflow ma anche automazione o RPA. Questo vi permette di creare prima il vostro tipo di processo, che può essere basato sulla verifica di condizioni o su una frequenza regolare, poi di configurarlo per definire il corso delle diverse azioni che scegliete.

BPM e Workflow sono due strumenti distinti ma complementari. BPM è l'acronimo di Business Process Management. Si tratta di un processo di analisi del funzionamento di un'azienda che consente di risparmiare tempo e di migliorare i processi quotidiani.

Questo processo migliora le performance, la produttività ma anche la qualità rendendo la gestione più agile, più fluida, più veloce, più affidabile e robusta.

A completare il BPM / Workflow c'è anche l'automazione, un processo che utilizza tutti i servizi di un software o di un'applicazione informatica. L'automazione permette di beneficiare di un sistema automatico di una serie di operazioni in un'azienda.

Infine, la Robotic Process Automation è una tecnologia che consente di inserire una serie di indicazioni strutturate sui processi aziendali. Un'azienda può quindi configurare un software o un robot come desidera per automatizzare i propri processi.

Software di gestione dei flussi di lavoro / Flusso di lavoro contro software BPM

È importante distinguere tra i due processi:

• Il software di gestione del flusso di lavoro si concentra esclusivamente sull'offerta alle aziende di opzioni per l'organizzazione del flusso di lavoro. L'obiettivo di un software di gestione del flusso di lavoro è quello di creare passaggi condizionati, scelti in base alla volontà dell'azienda, ma anche di creare percorsi paralleli per un elemento da seguire. Questo software è compatibile con altri software.
• Il software BPM, invece, consente alle aziende di beneficiare di una visione unificata e ampia di tutti i processi aziendali. Robuste funzionalità di flusso di lavoro che consentono di organizzare ma anche di controllare i dati.

BPM / Workflow un buon processo per andare avanti nella digitalizzazione dei processi di Supply Chain (scorte, acquisti, ricevimenti, preparazioni, controllo, consegne, ecc.)

Un processo BPM consente di accedere alla visibilità all'interno dell'azienda per comprendere meglio i clienti e aiutarli a soddisfare le loro esigenze.

Permette inoltre di avere agilità nell'automatizzare le attività.

Soprattutto, un processo BPM fornisce una panoramica della tracciabilità dell'azienda. Il manager sarà così in grado di monitorare più efficacemente l'avanzamento delle pratiche o dei compiti assegnati e di comunicare automaticamente eventuali anomalie, errori o ritardi.

Il BPM permette di automatizzare, sfruttando così i dispositivi automatizzati e digitali già presenti in azienda per rispondere a un'esigenza futura. Il BPM è quindi adattabile sia ai nuovi progetti dell'azienda che a quelli attuali. L'automazione dei vari processi del flusso di lavoro offre la possibilità di inviare automaticamente un'e-mail o un SMS personalizzabile non appena viene creata un'offerta o non appena si verifica un cambiamento nel processo. L'obiettivo è mantenere la produttività e automatizzare le attività ripetitive.

Workflow è l'acronimo di flusso di lavoro o modellazione dei processi aziendali. Questo processo rappresenta tutti i compiti, gli attori siano essi umani (dipendenti, amministratori) o meno (software, applicazioni, servizi, integrazioni, API, ecc.) e le interazioni che permettono agli attori di un'azienda/organizzazione di svolgere le proprie missioni.

Il ruolo del Workflow è quello di migliorare la convalida, le prestazioni e la redditività del circuito all'interno di una singola azienda.

L'automazione di questo processo consente di inviare a ogni stakeholder, dipendente o altro, i compiti che deve svolgere il giorno stesso con una scadenza di completamento. Queste funzioni consentono di garantire il successo di ogni compito e al manager di intervenire in caso di ostacoli.

Esistono due tipi di processi di flusso di lavoro che le aziende possono utilizzare.

Il Flusso di lavoro procedurale dice anche Flusso di lavoro di produzione:

Processo di workflow già precostituito: i processi aziendali sono perfettamente padroneggiati e sempre identici. Il progresso dell'azienda è quindi "congelato".

Il flusso di lavoro ad hoc:

Questo flusso richiede che i dipendenti di un'organizzazione comunichino tra loro per evitare errori, rischi e ostacoli. Il percorso non è più "congelato" ma "dinamico".

In questo modo il flusso di lavoro diventa automatizzato, gli strumenti del flusso di lavoro diventano gradualmente più specifici, agili ed efficienti.

Flussi di lavoro e Watch Tower / Business Intelligence

L'automazione attraverso la Business Intelligence è vantaggiosa per un'azienda e consiste nel fornire tutti i tipi di informazioni al momento giusto e alla persona giusta.

Lo sviluppo o l'utilizzo di una soluzione di Business Intelligence / torre di controllo rimane utile e vantaggioso.

• Presentare tutte le informazioni in modo strutturato e coerente,
• Possibilità di avere un indicatore rilevante che aiuti le aziende nel loro processo decisionale,
• Raccogliere e consolidare i dati quantificati (acquisti, vendite, contabilità, numero di clienti, ecc.),
• Disponibilità a migliorare la visibilità di cifre, discrepanze, anomalie, ritardi, ostacoli all'interno dell'azienda,
• Anticipare e prevedere le tendenze.

Automatizzazione BPM / Flusso di lavoro

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Per migliorare le prestazioni delle aziende, è essenziale che esse automatizzino i loro processi. Infatti, gli eventi si verificano continuamente e possono sconvolgere l'ecosistema della Supply Chain. Questi eventi richiedono riluttanza e vigilanza sulla Supply Chain. Per questo motivo, a causa dei continui sconvolgimenti, le aziende hanno un estremo bisogno di essere allarmate in tempo reale sulle loro attività.

L'automazione BPM / Workflow consente di gestire le attività ma anche le informazioni all'interno di un'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Questo permette ai dipendenti di stabilire le priorità dei loro compiti e quindi di guadagnare efficienza, limitare il rischio di errori, avvisare in caso di eventi ma anche ottimizzare la comunicazione all'interno dell'azienda.

Automazione dei processi di vendita / Automazione delle vendite

L'automazione dei processi di vendita consente di risparmiare tempo e di aumentare la produttività, soprattutto nel processo di vendita, che rimane l'attività principale della vostra azienda;

• Processi universali
• Nessun ordine dimenticato: ogni ordine è tracciato e avvisato in caso di ritardo,
• Rapporti migliori: migliorare ogni processo della Supply Chain

Esistono 3 modi per automatizzare i processi:

• Create un processo di automazione del flusso di lavoro che soddisfi le vostre esigenze.
• Creare centinaia di altri processi per automatizzare le attività noiose e ripetitive all'interno del processo del vostro team. L'obiettivo è concentrarsi sulle azioni operative.
• Migliorare o modificare, eliminare o rendere inattivo un flusso di lavoro.

Le aziende sono alla ricerca di strumenti efficienti ed efficaci per migliorare il processo di vendita, la preparazione, la ricezione, i trasferimenti, gli inventari, le consegne, gli interventi sul campo, il viaggio e la soddisfazione del cliente. L'intelligenza artificiale ha quindi preso piede all'interno delle aziende e si traduce in un reale valore aggiunto.

L'intelligenza artificiale consente di elaborare i dati operativi, migliorando le prestazioni e l'apprendimento aziendale.

Tutti i dati come quelli relativi ai vostri clienti, alle vendite della vostra azienda, al contesto di mercato e ai concorrenti, ai vari fornitori, ai ritardi di consegna, alla scala dei prezzi, alle promozioni, all'affidabilità dei consumatori, alla gestione delle scorte, alla qualità e alla durata degli incassi/preparazioni, alla pianificazione dei processi, ai flussi finanziari/contabili delle scorte, alle modalità di distribuzione, ecc.

Grazie a ciò, le richieste di convalida in azienda da parte del manager o del direttore sono automatizzate e gli ordini possono quindi essere inviati automaticamente. I criteri dell'ordine sono liberi ma convalidati o rifiutati dal manager/direttore.

Automazione dei processi logistici:

Un'azienda ha la possibilità di automatizzare completamente o parzialmente i propri processi logistici. Sono numerosi e comuni a tutte le aziende.

-Gestione degli incassi : Gestione dei tempi di preparazione e ricezione degli ordini, riduzione ed eliminazione degli errori di convalida: scansione, codice a barre, QR-code, chip RFID,

-Gestione degli incassi delle materie prime: Gestione dell'ERP per il monitoraggio della qualità, il monitoraggio dei prodotti, l'inventario delle scorte,

- Inventari : Rilevare in anticipo i prodotti sconosciuti per ottimizzare gli inventari. Rilevare i prodotti mancanti e identificare la causa delle deviazioni della tracciabilità completa e valutare le scorte (FIFO, LIFO, CUMP, FEFO, NIFO),

- Consegna / Tour: Ottimizzazione degli orari, gestione dei file e dei viaggi dei clienti, follow-up dei viaggi, multidistribuzione,

- Gestione dell'inventario : semplificare e migliorare la gestione dell'inventario grazie a una soluzione omnichannel,

- Altri processi : ecc.

Automazione di compiti ripetitivi :

L'automazione del flusso di lavoro o BPM consente un notevole risparmio di tempo per le aziende che dedicano molto tempo alle attività di routine. L'obiettivo è quindi quello di collegare ogni movimento tra di loro e di automatizzare il processo di fissare un appuntamento, assegnare un rappresentante di vendita, aggiungere un contatto. L'automazione dei flussi di lavoro è una vera e propria leva per la produttività delle aziende e per il multitasking. L'automazione dei processi consente alle aziende di beneficiare di numerosi vantaggi:

• Efficienza,
• Soddisfazione lavorativa,
• Accuratezza dei dati e dei compiti,
• Produttività.

Automatizzate il vostro processo e migliorate l'aspetto collaborativo: automatizzate automaticamente le email, gli sms, le notifiche di convalida, le esportazioni di dati, ecc. e risparmiate tempo evitando attività lunghe e ripetitive.

Processo di automazione

Oltre al BPM / Workflow esiste anche l'automazione, da non confondere con l'automazione. Questo processo prevede l'utilizzo dei servizi di un software in un'applicazione informatica. L'automazione consente un sistema automatico di una serie di operazioni aziendali.

L'automazione consente ai flussi di lavoro di creare responsabilità all'interno dell'azienda. Nessun compito può essere gestito male o addirittura saltato. Ogni dipendente diventa consapevole delle proprie responsabilità e dell'importanza della propria posizione grazie a trigger e promemoria automatici.

BPMN

Le responsabilità e i compiti da svolgere all'interno di un'azienda sono talvolta molto diversi. L'automazione ma anche l'ottimizzazione dei compiti sono presenti per riunire tutti i processi aziendali e adottare lo stesso vocabolario.

BPMN è l'acronimo di Business Process Model and Notation che corrisponde al modello di valutazione e processo aziendale. Come BPM / Workflow, BPMN corrisponde all'analisi, alle prestazioni e alla modellazione, ma soprattutto all'automazione dei vari processi aziendali. La N di BPMN sta per Notation, che è un metodo di rappresentazione grafica dei processi. Ciò consente di definire un quadro comune per la rappresentazione di tutti i processi aziendali.

Standard BPMN 2.0 :

Lo standard di modellazione dei processi aziendali chiamato BPMN consente di adottare lo stesso vocabolario all'interno del processo. Si tratta di un diagramma che modella dalla A alla Z tutti i processi pianificati. Esiste un insieme di elementi e simboli BPMN:

Il BPMN è caratterizzato da quattro tipi di elementi per la rappresentazione grafica di diversi processi aziendali:

• Oggetti del flusso: eventi, attività, gateway
  Eventi: ci sono tre tipi di eventi: start (quello che innesca il processo), end (quello che termina il processo), intermediate (interazioni tra ambienti)
• Oggetti di connessione: flusso di sequenza, flusso domestico, associazione
  Connettori: esistono due tipi di connettori: i flussi di sequenza (come gli eventi e i connettori interagiscono tra loro) e i flussi domestici (come il processo aziendale interagisce con tutti gli oggetti).
• Corridoi: Attori principali del processo. Non fanno necessariamente parte della stessa azienda, ma possono essere coinvolti nello stesso processo.
• Artefatti: informazioni aggiuntive aggiunte per fornire dettagli al diagramma: oggetti di dati, gruppi, annotazioni, commenti.

I vantaggi :

• Facilmente comprensibile: da tutti i membri dell'azienda ma anche da membri esterni, ma non è semplicistico: BPMN definisce dei sottotipi per gli oggetti al fine di beneficiare di una descrizione dettagliata del processo.
• L'orchestrazione dei processi è automatizzata da una sovrapposizione di modelli : gli eventi all'interno del BPMN descrivono l'azione da eseguire (attività, transazione, sottoprocesso, chiamata, posta, ecc.).
• Guadagnare in agilità, velocità, produttività : collegare gli obiettivi tra loro

RPA: Automazione robotica dei processi

RPA è l'acronimo di Robotic Process Automation. È una tecnologia che permette di inserire nell'oggetto del Workflow indicazioni strutturate sulla logica dei vari mestieri presenti in un'azienda. Questo può configurare il software RPA o il robot a modo suo per leggere e interpretare l'oggetto, applicare l'elaborazione o meno per attivare una risposta e comunicarla.

Questo automatizza gli oggetti di ogni processo aziendale attraverso risposte automatiche come un messaggio, la ricezione di un'e-mail o di una lettera.

Esistono 4 tipi di automazione:

- RPA assistito o front office : questo RPA esegue il lavoro del front office: vale a dire che il robot esegue alla lettera i compiti costruiti.

- RPA non assistita o back office : orchestrazione del lavoro, lavoro da svolgere, analisi delle prestazioni.

- RPA autonomo: l'RP esegue un'elaborazione più dettagliata delle informazioni (eventi, oggetti) utilizzando un flusso di lavoro. Questo livello è più complesso ed esegue l'elaborazione delle informazioni con flussi di lavoro.

- RPA cognitiva : corrisponde all'intersezione tra il software di riconoscimento e l'interpretazione dei dati.

Cosa porta la gestione dei processi RPA :

• Riduzione dei costi del personale e degli errori umani. Infatti, poiché il robot sostituisce l'uomo.
• Aumentare i processi automatizzati
• Evitare l'applicazione di compiti ripetitivi

Creare uno o più processi per la creazione di azioni automatiche in un singolo flusso di lavoro.

BPM, Workflow o Automation consentono di automatizzare i processi all'interno della stessa piattaforma.

A causa dell'avanzamento della Supply Chain, sta diventando essenziale automatizzare e digitalizzare questi diversi processi all'interno di un'azienda.

La funzionalità di automazione dei processi di workflow consente alle aziende di crearli con diverse sequenze di azioni automatizzate. In alcuni processi è anche possibile aggiungere date o tempi di scadenza prima che la condizione venga attivata.

Infatti, l'utente definirà prima il trigger e le varie fasi del suo flusso di lavoro da eseguire automaticamente non appena la condizione viene convalidata. Esistono diversi tipi di trigger variabili, a seconda del Workflow scelto:

• Condizione: personalizzabile in base ai vostri desideri/esigenze
• Data di attivazione
  Esistono inoltre diversi tipi di condizioni :
• Creazione
• Aggiornamento
• Cancellazione

Quando si crea un flusso di lavoro, si ha la possibilità di configurare le azioni desiderate nell'ordine che si ritiene più opportuno. Questa operazione si chiama creazione di oggetti>.

Aggiungete date, orari, condizioni, notifiche per essere sicuri di seguire correttamente il vostro flusso di lavoro. Ad esempio, quando la condizione 1 è stata definita e convalidata, si può decidere di ricevere un'e-mail per procedere con la condizione 2. È un cerchio che comprende una o più condizioni che potete manipolare come volete.

L'automazione di uno o più processi all'interno di un'organizzazione aumenta l'efficienza e la produttività dei dipendenti sul posto di lavoro. L'uso di software e pacchetti semplifica la gestione aziendale quotidiana.

Questi integrano il lavoro manuale degli uomini e forniscono all'azienda una garanzia sulla sua produzione.

La gestione dei processi porta a un aumento della comunicazione, i dipendenti/lavoratori comunicano più facilmente e rapidamente tra loro.

Grazie a tutti questi vantaggi, l'azienda guadagnerà in produttività e tempo.