5 pasos para una cadena de suministro resistente

La crisis de COVID-19 ha puesto de manifiesto un cierto límite en la capacidad de adaptación de la cadena de suministro. Mientras que algunas empresas fueron capaces de reinventarse rápidamente para sobrevivir en medio de la crisis, otras necesitaron más tiempo para poner en marcha estrategias eficaces con las que intentar salir de ella.

Si la puesta en marcha de un plan específico para salir de la crisis es un elemento fundamental para lograr recuperarse, en el futuro las empresas deberán contar con planes de crisis establecidos de antemano y aplicables desde el inicio de la crisis para mantener sus actividades.

Poner en marcha un plan de salida de crisis

¿Está luchando por volver a poner en marcha su negocio y su empresa tras el COVID-19, y ha tenido dificultades para adaptarse a este cambio repentino en su entorno empresarial? Es necesario que su cadena de suministro esté preparada para la próxima crisis, para limitar los daños y ser más reactiva. He aquí los 5 pasos para poner en marcha un plan que permita crear una cadena de suministro resistente y a prueba de crisis.

• Reaccione

La primera etapa de su plan de crisis consiste en reaccionar a nivel operativo en cuanto empiece la crisis: tendrá que centrar sus esfuerzos en la gestión de las situaciones de ruptura de existencias y la continuidad de la preparación de pedidos. Esta es la primera parte de su plan : inicia las acciones que le permitirán resistir la crisis a corto plazo.

Para tomar sus primeras decisiones, las que serán la base de su éxito en la gestión de esta crisis, debe empezar por crear una célula de crisis. Reúna a sus colaboradores, comuníquese con sus socios para organizar la reducción de sus actividades, lo que le permitirá concentrarse en las actividades esenciales.

Para ello, tendrás que reevaluar la demanda para organizar un sistema de priorización de pedidos. Entonces podrás iniciar la prevención y gestión de desabastecimientos, así como la búsqueda de tecnologías alternativas, que te permitan gestionar esta crisis con seguridad.

• Diagnosticar la cadena de suministro para preparar la recuperación

Para seguir aplicando su plan de recuperación de crisis a corto plazo, tendrá que realizar un diagnóstico detallado de su cadena de suministro, utilizando tanto datos internos como datos de su entorno, algo esencial en tiempos de crisis.

Con la ayuda del equipo de crisis, podrás establecer dos planes de acción: uno a corto plazo y otro a largo plazo. Para una recuperación rápida, tendrás que identificar y aplicar quick-wins. Estas pequeñas modificaciones en tus sistemas y procesos te permitirán obtener ganancias rápidas y salir así de la crisis.

El agua en poco tiempo. Además de estas acciones, será necesario mapear los riesgos que aún pesan sobre su Cadena de Suministro, y en particular sobre sus suministros. También en este caso, la comunicación con sus proveedores será esencial para una buena gestión de toda su cadena de suministro.

No olvide integrar en sus análisis sus restricciones de capital circulante (WCR). Como su entorno está cambiando a causa de la crisis, observará inevitablemente cambios profundos en los hábitos de consumo de sus clientes. La crisis podría tener como consecuencia una ralentización del ritmo de compra de sus productos, aumentando el retraso entre el desembolso (pago de los productos a sus proveedores) y el cobro (compra de sus productos por parte de sus clientes). Tendrá entonces que poner en marcha acciones que le permitan limitar los impactos ligados a este cambio brusco de su RMI para que este cambio sea sólo temporal, con el fin de recuperarse rápidamente cuando termine la crisis.

Durante esta etapa tendrá que empezar a tomar decisiones en un contexto todavía incierto, que le permitan preparar una recuperación rápida y avanzar hacia una estrategia de recuperación a largo plazo. Tendrá que beneficiarse de una visión global de su Cadena de Suministro y de su entorno, para disponer de múltiples puntos de análisis que le permitan tomar las mejores decisiones.

• La recuperación

Su plan de acción ya está listo gracias al diagnóstico completo de su cadena de suministro. Podrá iniciar su ejecución aplicando rápidamente acciones de ganancia rápida, que le permitirán acelerar la recuperación pero también asegurar su volumen de negocio, y limitar así las pérdidas.

Por lo tanto, debe aprovechar la oportunidad para reiniciar su cadena de suministro y sus actividades logísticas con total seguridad para sus empleados, manteniendo un análisis constante que le permita realizar cambios rápidos en su nuevo modo de funcionamiento en caso de que la situación evolucione provocando nuevos cambios.

• Prepararse para futuras crisis

La salida de su cadena de suministro de la crisis ya está en marcha gracias a la aplicación de su plan de acción de recuperación. Está entrando en las dos últimas fases de su plan de crisis, para prepararse a tener éxito a largo plazo.

Para iniciar su salida de la crisis, deberá revisar el plan que ha elaborado hasta la fecha para identificar sus puntos fuertes y débiles, lo que le permitirá mejorar su gestión de riesgos y crisis. Además, el diagnóstico completo de su cadena de suministro y aprovisionamiento habrá sacado a la luz nuevos riesgos de los que aún no era consciente. Por tanto, tendrá que llevar a cabo una reflexión en profundidad con todos sus departamentos para identificar nuevos riesgos que le permitan anticiparse mejor a futuras crisis. Así podrá identificar las palancas de acción que funcionaron durante esta crisis, para incluirlas en sus futuros planes de crisis.

• Prepararse para el "Próximo Mundo

Has salido con éxito de la crisis y ahora buscas adaptarte al "Nuevo Mundo" que ésta ha dejado tras de sí. Nuevas formas de consumir, detección de nuevos fallos en tus procesos, tantas novedades que te llevan a replantearte por completo tus esquemas y modelos logísticos.

Para una cadena de suministro ágil, el mejor camino a seguir es el digital. En efecto, digitalizar sus stocks y flujos le permite tener una visión global de su estado y de las actividades relacionadas con ellos. Esto le permitirá aportar más resiliencia y proximidad a sus procesos, en una lógica de mejora constante de su rendimiento.

Tendrá que seguir diagnosticando su Cadena de Suministro, no sólo para permitirle ganar en rendimiento, un punto positivo para su empresa, sino también para seguir detectando fallos en sus procesos que podrían debilitar a su empresa en caso de una nueva crisis.

Los proyectos de mejora que se llevarán a cabo

Para ayudarle en el diagnóstico de su Cadena de Suministro y en la construcción de su plan de acción para salir de la crisis, aquí tiene 5 puntos de mejora a implantar en su empresa :

• Visibilidad integral de la cadena de suministro

La visibilidad global en la gestión de su Cadena de Suministro le da acceso a sus datos de suministro y ventas en tiempo real, para una mejor anticipación de los riesgos y de la demanda en general. Con este sistema, podrá tomar decisiones con una gran cantidad de información a su disposición para asegurarse de que está tomando las mejores decisiones para su negocio.

Para obtener esta visibilidad global, tendrá que dotarse de un software capaz de interconectarse con otras soluciones, con el fin de permitir compartir información internamente y con su entorno (en particular, sus proveedores) para obtener una mejor visibilidad y anticipación..

• Reingeniería de los procesos operativos y de toma de decisiones

Rediseñar sus procesos le permitirá optimizarlos para reducir o incluso eliminar su "tiempo de reacción", que es incapacitante para su empresa: inmoviliza todas sus operaciones en caso de crisis durante el tiempo que se tarda en establecer un nuevo plan de acción.

Esta revisión requerirá sin duda tiempo por su parte y por parte de sus empleados, pero le permitirá dejar de perder el tiempo en futuras crisis.

La principal tarea será optimizar sus inventarios: tendrá que encontrar el equilibrio entre su WCR y sus existencias de seguridad para eliminar los excesos de existencias innecesarios y costosos, garantizando al mismo tiempo la continuidad de sus actividades. Tendrá que apoyarse en el big data y el aprendizaje automático para obtener toda la información necesaria para calcular este equilibrio entre el WCR y las existencias de seguridad..

• Volver a priorizar sus proyectos y reorganizar sus recursos

Sin duda, la crisis se ha producido en un momento en el que querías crear nuevos proyectos para tu empresa. Una sombra se cierne ahora sobre la realización de estos proyectos que ya no son prioritarios para usted ante la crisis. Entonces tendrá que poner fin a todos o parte de estos proyectos para recuperar los recursos financieros que necesitará para relanzar su empresa.

La mejor decisión que puede tomar será suspender sus proyectos o replanteárselos por completo para ahorrar dinero, en lugar de recortar el presupuesto en pequeñas partes del proyecto sin tener en cuenta el tema en su conjunto. De hecho, estos pequeños cambios podrían acabar creando problemas que al final le costarán más.

• Rediseñar sus esquemas logísticos

Durante la crisis de COVID-19 se puso de manifiesto un importante defecto del sistema logístico: su vulnerabilidad debida a su dependencia de los proveedores. Tu prioridad será, por tanto, hacer resistente tu cadena de suministro aumentando su autonomía. Tendrá que elegir nuevos proveedores, esta vez locales, y multiplicarlos para disponer de varios medios para abastecerle en caso de crisis. Del mismo modo, para sus productos, tendrá que multiplicar las referencias en stock para asegurarse de tener siempre productos disponibles en caso de pedidos de clientes, incluso en tiempos de crisis.

• La implantación de una cultura del riesgo en su empresa

Cuando un riesgo se considera bajo en una empresa (hay pocas posibilidades de que ocurra), la importancia que se le da es muy baja, por no decir nula. Por tanto, no se le asigna ningún plan de gestión de crisis a pesar de que su impacto puede ser muy fuerte y sus consecuencias dramáticas para su empresa.

Por tanto, tendrás que establecer una cultura del riesgo en tu empresa, definiendo la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo de forma cualitativa y cuantitativa, a la vez que intentas prever el impacto que podría tener en tu empresa, y qué nivel de tolerancia tienes para soportarlo. Podrás utilizar procesos de simulación de crisis para estar mejor preparado. Este estudio le permitirá priorizar y preparar mejor los riesgos, al tiempo que toma conciencia de su existencia y consecuencias.

En caso de crisis, su sistema de información se convertirá en su mejor aliado gracias a la cantidad de datos que es capaz de ofrecerle. Le permitirá tomar rápidamente decisiones bien pensadas y con consecuencias conocidas. También será una ayuda preciosa para establecer sus previsiones y simulaciones con el fin de hacerlas más precisas. Así estará mejor preparado para la próxima crisis que pueda producirse y debilitar su Cadena de Suministro.