BPM, Workflow, Automation и RPA для управления процессами и дальнейшего развития!

Управление бизнес-процессами в компании позволяет моделировать, анализировать и оптимизировать обязанности и задачи различных профессий, присутствующих в компании. Этот метод управления может быть применен к множеству задач, таких как повторяющиеся процессы, логистические процессы, процессы продаж и т. д.

Это управление можно автоматизировать с помощью так называемого BPM Workflow, а также автоматизации или RPA. Это позволяет вам сначала создать свой тип процесса, который может быть основан на проверке условий или на регулярной частоте, а затем настроить его, чтобы определить ход различных действий, которые вы выбираете.

BPM и Workflow - это два разных, но взаимодополняющих инструмента. BPM расшифровывается как управление бизнес-процессами. Это процесс анализа работы бизнеса, который позволяет сэкономить время и улучшить повседневные процессы.

Этот процесс улучшает производительность, продуктивность, а также качество, делая управление им более гибким, подвижным, быстрым, надежным и прочным.

Для завершения BPM / Workflow существует также автоматизация - процесс, использующий все услуги программного обеспечения или компьютерного приложения. Автоматизация позволяет получить выгоду от автоматической системы ряда операций в компании.

Наконец, Автоматизация роботизированных процессов - это технология, которая позволяет ввести набор структурированных показаний о бизнес-процессах. Затем компания может настроить программное обеспечение или робота по своему усмотрению, чтобы автоматизировать свои процессы.

Программное обеспечение для управления рабочими процессами / Рабочие процессы в сравнении с BPM-программами

Важно различать эти два процесса:

• Программное обеспечение для управления рабочими процессами ориентировано исключительно на предоставление предприятиям возможностей для организации рабочего процесса. Целью программного обеспечения для управления рабочими процессами является создание условных шагов, которые выбираются в соответствии с волей бизнеса, а также создание параллельных путей для элемента, по которым он должен следовать. Это программное обеспечение совместимо с другими программами.
• С другой стороны, программное обеспечение BPM позволяет компаниям получить единое и широкое представление обо всех бизнес-процессах. Надежные функции рабочего процесса позволяют не только организовать, но и контролировать данные.

BPM / Workflow - хороший процесс для дальнейшей цифровизации процессов цепочки поставок (запасы, закупки, приемки, подготовка, контроль, поставки и т. д.).

Процесс BPM дает вам доступ к видимости внутри компании, чтобы лучше понять своих клиентов и помочь удовлетворить их потребности.

Кроме того, он позволяет быстро автоматизировать задачи.

Самое главное, что процесс BPM обеспечивает обзор отслеживания деятельности компании. Таким образом, руководитель сможет более эффективно отслеживать ход выполнения файлов или поставленных задач и автоматически сообщать о любых аномалиях, ошибках или задержках.

BPM позволяет автоматизировать, а значит, эффективно использовать уже имеющиеся в компании автоматизированные и цифровые устройства для удовлетворения будущих потребностей. Таким образом, BPM можно адаптировать как к новым проектам компании, так и к ее текущим проектам. Автоматизация различных рабочих процессов дает вам возможность автоматически отправлять настраиваемые электронные письма или SMS, как только создается предложение или происходит изменение в процессе. Цель состоит в том, чтобы поддерживать производительность и автоматизировать повторяющиеся задачи.

Workflow означает рабочий процесс или моделирование бизнес-процессов. Этот процесс представляет собой все задачи, акторов, будь то люди (сотрудники, директора) или нет (программное обеспечение, программы, приложения, сервисы, интеграции, API и т. д.) и взаимодействия, которые позволяют участникам компании/организации выполнять свои задачи.

Роль Workflow заключается в улучшении проверки, производительности и прибыльности схемы в рамках одной компании.

Автоматизация этого процесса позволяет отправлять каждому заинтересованному лицу, сотруднику и другим лицам задания, которые они должны выполнить в тот же день, с указанием срока выполнения. Эти функции позволяют обеспечить успешное выполнение каждой задачи, а руководителю - вмешаться в случае возникновения препятствий.

Существует два типа процессов Workflow, которые могут использовать предприятия.

В Procedural Workflow также говорится о Production Workflow:

Рабочий процесс уже заранее отлажен: бизнес-процессы идеально освоены и всегда идентичны. Прогресс компании становится "замороженным".

Специальный рабочий процесс:

Этот поток требует, чтобы сотрудники организации общались друг с другом, чтобы избежать ошибок, рисков и препятствий. Путь становится не "застывшим", а "динамичным".

Таким образом, рабочий процесс становится автоматизированным, инструменты рабочего процесса постепенно становятся более конкретными, гибкими и эффективными.

Рабочие процессы и сторожевые башни / бизнес-аналитика

Автоматизация с помощью Business Intelligence выгодна для компании, она заключается в предоставлении всех видов информации в нужное время и нужному человеку.

Разработка или использование решений в области бизнес-аналитики / диспетчерской службы будет полезной и выгодной.

• Представьте всю информацию в структурированном и последовательном виде,
• Возможность иметь релевантный показатель, который помогает компаниям принимать решения,
• Сбор и консолидация количественных данных (закупки, продажи, учет, количество клиентов и т.д.),
• Готовность улучшить видимость цифр, расхождений, аномалий, задержек, препятствий в компании,
• Предвидеть и прогнозировать тенденции.

Автоматизация BPM / Workflow

Чтобы повысить эффективность работы компаний, им необходимо автоматизировать свои процессы. Действительно, события происходят постоянно и могут нарушить экосистему цепочки поставок. Эти события требуют неохоты и бдительности со стороны цепочки поставок. Вот почему из-за постоянных потрясений компаниям крайне необходимо оповещать о своей деятельности в режиме реального времени.

Автоматизация BPM / Workflow позволяет управлять не только задачами, но и информацией в компании, независимо от ее размера. Это позволяет сотрудникам определять приоритеты задач и тем самым повышать эффективность, ограничивать риск ошибок, оповещать в случае возникновения событий, а также оптимизировать коммуникации внутри компании.

Автоматизация процессов продаж / Автоматизация продаж

Автоматизация процессов продаж экономит ваше время и повышает производительность, особенно в процессе продаж, который остается основным видом деятельности вашего бизнеса. 

• Универсальные процессы
• Никаких забытых заказов: каждый заказ отслеживается и оповещается в случае задержки,
• Лучшие отчеты: улучшите каждый процесс цепочки поставок

Существует 3 способа автоматизации процессов:

• Создайте процесс автоматизации рабочего процесса, отвечающий вашим потребностям.
• Создайте сотни других процессов для автоматизации утомительных и повторяющихся задач в рамках процесса вашей команды. Цель - сосредоточиться на оперативных действиях.
• Улучшите или измените, удалите или сделайте неактивным рабочий процесс.

Компании ищут эффективные и действенные инструменты для улучшения процесса продаж, подготовки, приема, передачи, инвентаризации, доставки, работы на местах, путешествия и удовлетворенности клиентов. <Таким образом, искусственный интеллект занял свое место в компаниях и воплотился в реальную добавленную стоимость.

Искусственный интеллект позволяет обрабатывать оперативные данные, повышать производительность и улучшать качество обучения бизнеса.

Все данные, такие как данные о ваших клиентах, продажах вашей компании, рыночном контексте и конкурентах, различных поставщиках, задержках поставок, ценовой шкале, рекламных акциях, надежности потребителей, управлении запасами, качестве и продолжительности поступлений/заготовок, планировании процессов, финансовом/бухгалтерском учете движения запасов, режиме распределения и т.д.

Благодаря этому запросы на проверку в компании со стороны менеджера или директора автоматизируются, и заказы могут быть отправлены автоматически. Критерии заказа свободны, но утверждаются или отклоняются менеджером / директором.

Автоматизация логистических процессов:

У компании есть возможность полностью или частично автоматизировать свои логистические процессы. Их множество, и они характерны для каждой компании.

-Управление товарными чеками : Управление временем при подготовке и получении заказов, сокращение и устранение ошибок валидации: сканирование, штрих-код, QR-код, RFID-чип,

- Управление поступлениями сырья: Управление с помощью ERP для контроля качества, мониторинга продукции, инвентаризации на складах,

- Инвентаризация : Заранее выявляйте неизвестные продукты, чтобы оптимизировать инвентаризацию. Выявляйте недостающие продукты и определяйте причину отклонений от полной прослеживаемости, а также оценивайте запасы (FIFO, LIFO, CUMP, FEFO, NIFO),

- Доставка / туры: Оптимизация графиков, управление файлами и маршрутами клиентов, отслеживание маршрутов, мультидистрибуция,

-Управление запасами : упростите и улучшите управление запасами благодаря омниканальному решению,

- Другие процессы : и т.д.

Автоматизация повторяющихся задач:

Автоматизация BPM или Workflow значительно экономит время компаний, которые тратят много времени на выполнение рутинных задач. Цель состоит в том, чтобы связать каждое движение между ними и автоматизировать процесс назначения встречи, назначения торгового представителя, добавления контакта. Автоматизация рабочих процессов - это реальный рычаг для повышения производительности компаний и многозадачности. Автоматизация процессов позволяет компаниям получить множество преимуществ:

• Эффективность,
• Удовлетворенность работой,
• Точность данных и задач,
• Производительность.

Автоматизируйте процесс и повысьте эффективность совместной работы: автоматизируйте отправку писем, смс, уведомлений о проверке, экспорт данных и т. д. и экономьте время, избегая трудоемких и повторяющихся задач.

Процесс автоматизации

В дополнение к BPM / Workflow существует также автоматизация, не путать с автоматизацией. Этот процесс подразумевает использование услуг программного обеспечения в компьютерном приложении. Автоматизация позволяет создать автоматическую систему набора бизнес-операций.

Автоматизация позволяет создать рабочие процессы, обеспечивающие подотчетность на предприятии. Ни одна задача не может быть не выполнена или даже пропущена. Каждый сотрудник осознает свои обязанности и важность своей должности благодаря автоматическим триггерам и напоминаниям.

BPMN

Обязанности и задачи, которые необходимо выполнять в компании, иногда очень сильно различаются. Автоматизация, а также оптимизация задач призваны объединить все бизнес-процессы и использовать единый словарь.

BPMN расшифровывается как Модель и нотация бизнес-процессов, что соответствует модели бизнес-процессов и рейтингов. Как и BPM / Workflow, BPMN соответствует анализу, производительности и моделированию, но прежде всего автоматизации различных бизнес-процессов. Буква N в BPMN означает нотацию, которая представляет собой метод построения графиков процессов. Это позволяет определить общую структуру для представления всех бизнес-процессов.

Стандарт BPMN 2.0 :

Стандарт моделирования бизнес-процессов под названием BPMN позволяет использовать ту же лексику в рамках процесса. Это диаграмма, моделирующая от А до Я все планируемые процессы. Существует набор элементов и символов BPMN:

BPMN характеризуется четырьмя типами элементов для графического представления различных бизнес-процессов:

• Объекты потока: события, действия, шлюзы
  События: существует три типа событий: начало (то, которое запускает процесс), конец (то, которое завершает процесс), промежуточные (взаимодействие между средами)
• Объекты соединения: поток последовательности, бытовой поток, ассоциация
  Соединители: существует два типа соединителей: потоки последовательности (как события и соединители взаимодействуют друг с другом), а также бытовые потоки (как бизнес-процесс взаимодействует со всеми объектами)
• Коридоры: Основные участники процесса. Они не обязательно работают в одной компании, но могут быть участниками одного процесса.
• Артефакты: дополнительная информация, добавляемая для детализации диаграммы: объекты данных, группы, аннотации, комментарии.

Преимущества :

• Простота понимания: всеми членами компании, а также внешними членами, но это не упрощение: BPMN определяет подтипы для объектов, чтобы извлечь пользу из подробного описания процесса.
• Оркестровка процессов автоматизирована наложением моделей: события в BPMN описывают действие, которое должно быть выполнено (задача, транзакция, подпроцесс, звонок, почта и т. д.).
• Повышение маневренности, скорости, производительности : свяжите цели между собой

RPA: Автоматизация роботизированных процессов

RPA расшифровывается как Robotic Process Automation. Это технология, позволяющая вводить в объект рабочего процесса структурированные указания на логику различных сделок, присутствующих в компании. Это позволяет настроить программное обеспечение RPA или робота по-своему, чтобы прочитать и интерпретировать объект, применить обработку или нет, вызвать ответ и передать его.

Это автоматизирует объекты каждого бизнес-процесса с помощью автоматических ответов, таких как сообщение, получение электронной почты или письма.

Существует 4 типа автоматизации:

- Assisted RPA или фронт-офис: Этот RPA выполняет работу фронт-офиса: то есть робот выполняет построенные задачи в точности.

- RPA без помощи или бэк-офис : оркестровка работы, выполняемая работа, анализ производительности.

- Автономный RPA: РП выполняет более детальную обработку информации (событий, объектов) с помощью рабочего процесса. Этот уровень является более сложным и выполняет обработку информации с помощью рабочих процессов.

- Cognitive RPA : соответствует пересечению между программным обеспечением для распознавания и интерпретации данных.

Что дает управление процессами RPA:

• Снижение затрат на персонал и уменьшение количества человеческих ошибок. Действительно, ведь робот заменяет человека.
• Повышение уровня автоматизации процессов
• Избегайте применения повторяющихся задач

Создайте один или несколько процессов для создания автоматических действий в одном рабочем процессе

BPM, Workflow или Automation позволяют автоматизировать процессы в рамках одной платформы.

В связи с развитием цепочки поставок становится необходимым автоматизировать и оцифровать эти различные процессы в компании.

Функциональность автоматизации процессов Workflow позволяет компаниям создавать их с различными последовательностями автоматизированных действий. В некоторых процессах также возможно добавление сроков выполнения или времени до срабатывания условия.

Фактически, пользователь сначала определяет триггер и различные этапы рабочего процесса, которые будут выполняться автоматически, как только условие будет подтверждено. Существует несколько типов переменных триггеров в зависимости от выбранного вами рабочего процесса:

• Состояние: настраивается в соответствии с вашими желаниями / потребностями
• Триггерная дата
  Кроме того, существует несколько типов состояний:
• Создание
• Обновление
• Удаление

При создании рабочего процесса у вас есть возможность настроить нужные действия в том порядке, который кажется вам наиболее подходящим. Это называется созданием объектов.

Добавьте даты, время, условия, уведомления, чтобы убедиться в правильности выполнения рабочего процесса. Например, когда условие 1 определено и подтверждено, вы можете принять решение о получении электронного письма для перехода к условию 2. Это круг, состоящий из одного или нескольких условий, которыми вы можете манипулировать по своему усмотрению.

Автоматизация одного или нескольких процессов в организации повышает эффективность и производительность сотрудников на рабочем месте. Использование программного обеспечения и пакетов упрощает повседневное управление бизнесом.

Они дополняют ручной труд людей и обеспечивают компании уверенность в производстве.

Управление процессами приводит к повышению уровня коммуникации, сотрудники/работники легче и быстрее общаются друг с другом.

Благодаря всем этим преимуществам компания выиграет в производительности и времени.