Stock de seguridad: ¡protéjase de los desabastecimientos!
01 de septiembre de 2020
La actividad de su empresa depende tanto de la demanda de sus clientes como de la actividad de sus proveedores, encargados de suministrarle los productos que luego revenderá a sus clientes. Un simple retraso en la entrega por parte de sus proveedores o una demanda repentinamente elevada por parte de sus clientes pueden bastar para debilitar su nivel de servicio y, por tanto, poner en peligro su negocio.
Para remediar cualquier disfunción en todos los procesos de su Cadena de Suministro, tiene la posibilidad de establecer un stock de seguridad, que debe saber cómo configurar y gestionar adecuadamente, para poder beneficiarse plenamente de él sin que repercuta negativamente en su negocio.
¿Qué es el stock de seguridad?
Las existencias de seguridad, también llamadas existencias reguladoras, son una parte de sus existencias reservadas para actuar como colchón. Su finalidad es compensar una repentina falta de existencias o cualquier disfunción en su cadena de suministro, que podría ser perjudicial para su negocio.
Existen dos tipos de riesgos para su cadena de suministro:
Peligros causados por la incertidumbre sobre los plazos: puede tratarse de un problema con sus proveedores (retrasos en las entregas, etc.) o de problemas de producción (retrasos en la producción, etc.),
Riesgos causados por la incertidumbre sobre su demanda: puede tratarse de una fuerte demanda repentina, o de la demanda de productos considerados inestables, lo que está directamente relacionado con la estacionalidad de los productos, que requerirá un stock de seguridad más consecuente para superar esta incertidumbre.
Su stock de seguridad corresponde, por tanto, a una parte de su stock totalmente inmovilizada, y utilizada únicamente en caso de situación crítica.
Antes de calcular sus existencias de seguridad
Requisito previo
No todos sus productos requieren existencias de seguridad. Si no tiene dudas sobre ese producto, mantener un stock es innecesario, y puede causarle más perjuicios que si no lo hiciera.
Por lo tanto, en primer lugar debe empezar por identificar los productos que requieren una atención especial por su parte y para los que es necesario crear un stock de seguridad.
Para ello, deberá centrarse en 3 criterios:
- La relación entre los costes de almacenamiento y los costes de oportunidad : como sabe, inmovilizar el inventario es una operación que puede costarle dinero: no tendrá ninguna entrada de dinero sobre los productos apartados. Por el contrario, perder ventas por falta de existencias también es perjudicial para su negocio, desde el punto de vista financiero, pero también para el nivel de servicio ofrecido a sus clientes. Por tanto, tendrá que comparar el coste del almacenamiento con las posibles pérdidas que podría sufrir. Si la inmovilización de sus existencias de un producto le cuesta más que las posibles pérdidas, tendrá que pensar en reducir las existencias de seguridad, o incluso eliminarlas,
- Enumere los peligros vinculados al producto : un producto que se enfrenta a muchos peligros (ya estén relacionados con los plazos de entrega o con la demanda) requerirá un stock de seguridad mayor, a diferencia de un producto con pocos peligros que requerirá más stock de seguridad. bajo.
- Defina un nivel de servicio para ofrecer a sus clientes : Si quiere ofrecer un alto nivel de servicio a sus clientes (entrega en un día laborable por ejemplo), necesitará tener un alto nivel de stock de seguridad para disponer de los recursos necesarios que le permitan realizar sus ventas, incluso en circunstancias excepcionales.
Este proceso debe llevarse a cabo para cada tipo de producto presente en sus existencias, con el fin de priorizar sus productos en el establecimiento de existencias de seguridad.
Ser consciente de los riesgos
Antes de constituir una reserva de seguridad, debe conocer los riesgos que entraña la inmovilización de estos productos.
De hecho, como ya hemos mencionado anteriormente, las existencias de seguridad sólo deben utilizarse para cubrir cualquier contingencia que pueda interrumpir la actividad de su cadena de suministro. Esta parte de sus existencias no debe utilizarse para ocultar posibles problemas en su cadena de suministro. Debe encontrar y solucionar los problemas subyacentes, en lugar de utilizar sus existencias de seguridad como exceso de existencias, ya que esto podría resultar mucho más caro.
Calcule sus existencias de seguridad
Determinar qué productos requieren una atención especial
Ley de Pareto
Para definir los productos de su stock que requerirán una atención especial, puede aplicar la ley de Pareto:
Método ABC
"80% of the results come from 20% of the causes"
Si aplica esta ley a sus existencias, significa que sólo el 20% de las referencias de productos en stock representan el 80% del valor total de sus existencias. Son estos productos los que debe saber identificar, porque son los que requieren una atención especial. En efecto, siendo estos productos los que más valor tienen en sus existencias, requieren una gran vigilancia: tendrá que asegurarse de no quedarse nunca sin existencias de estos productos, para no causar grandes pérdidas a su empresa.
Derived from Pareto's law, the ABC method consists of a more precise breakdown of your product references, into three distinct categories, in order to determine their value in your stock.
Al realizar esta división de sus artículos, tendrá que prestar atención prioritaria a los productos de la categoría A, porque representan el 80% del valor de sus existencias. Los productos de la categoría B requerirán una atención moderada y los de la categoría C requerirán poca atención. Pero cuidado, esto no significa que no deba ocuparse de ese 50% de productos que representan el 5% del valor de sus existencias.
Por último, para poder definir el nivel de importancia de sus productos, tendrá que saber definir los objetivos de su empresa. En efecto, cada empresa no elegirá los mismos criterios para repartir sus existencias, según que su objetivo se oriente, por ejemplo, hacia su volumen de negocios, o hacia el nivel de servicio prestado a sus clientes.
Calcular el punto de pedido
El punto de pedido (también llamado punto de reaprovisionamiento) corresponde a un umbral de cantidad de sus productos que, una vez alcanzado, desencadena un reaprovisionamiento. Define el stock de alerta (cantidad mínima) de un producto. Se sitúa antes del stock de seguridad, y permite así iniciar una reposición y recibir los productos antes de alcanzar y consumir el stock de seguridad, que, le recordamos, sólo debe utilizarse en caso de urgencia.
El punto de control se calcula del siguiente modo:
Punto de pedido = (venta media x plazo de entrega) + stock de seguridad
It can be illustrated as follows:
Las diferentes fórmulas de cálculo
Para poder calcular correctamente el punto de pedido de sus productos, deberá empezar por calcular las existencias de seguridad necesarias para sus productos. Para asegurarse de que no tiene ni demasiado poco ni demasiado stock de seguridad, dispone de varios métodos para determinar la cantidad óptima que debe mantener en su stock de seguridad.
Fórmula simple
Para utilizar la fórmula simple se necesitan 3 tipos de datos:
- El número medio de productos vendidos,
- El periodo de ventas que desea cubrir con sus existencias de seguridad,
- El plazo medio de entrega de su proveedor.
La fórmula es sencilla:
Existencias de seguridad = venta media x periodo cubierto por las existencias de seguridad
Pongamos un ejemplo :
Vende una media de 25 productos al día y quiere cubrir 7 días de venta con el stock de seguridad, sabiendo que su proveedor le entrega en una media de 15 días.
Caja de seguridad = 25 x 7 = 175
Punto de pedido = (25 x 15) + 175 = 550
Aunque este método de cálculo resulta muy sencillo, debe tener en cuenta que requiere un control perfecto de sus existencias para poder determinar el número de días de venta que desea cubrir con sus existencias de seguridad.
Fórmula media y máxima
Para esta fórmula, necesitarás 4 tipos de datos:
- El número medio de productos vendidos,
- El plazo medio de entrega de su proveedor,
- El número máximo de productos vendidos,
- El plazo máximo de entrega de su proveedor.
La fórmula es la siguiente:
Stock de seguridad = (venta máxima x tiempo máximo) - (venta media x tiempo medio)
Mantenemos el mismo ejemplo:
Vende un máximo de 80 productos al día y el plazo máximo de entrega de su proveedor es de 20 días.
Stock de seguridad = (80 x 20) - (25 x 15) = 1225
Punto de pedido = (25 * 15) + 1225 = 1600
No obstante, tenga cuidado con esta fórmula, ya que los retrasos extremos o los niveles de ventas excepcionales pueden distorsionar la fórmula. Por lo tanto, hay que tener cuidado de limitar los datos con un porcentaje.
Ley normal
La ley normal, o ley de Gauss, puede aplicarse al cálculo de las existencias de seguridad. Permite calcular la cantidad de existencias que hay que reservar para las existencias de seguridad teniendo en cuenta las incertidumbres de determinados criterios.
Requisito previo
Antes de cualquier cálculo con la distribución normal, tendrá que empezar por elegir su coeficiente de seguridad. Esto se basa en el nivel de servicio que quiere ofrecer a sus clientes.
To calculate the safety factor, you can use Excel and the LOI.NORMALE.STANDARD.INVERSE function. The only variable is your service rate.
Por ejemplo, si desea obtener un índice de servicio del 95% en uno de sus productos, deberá utilizar 1,64 como factor de seguridad en sus cálculos.
Para elegir la tasa de servicio que aplicará a sus productos, deberá utilizar la ley de Pareto o el método ABC.
You will also need to calculate the standard deviations of your sales and lead times. To do this, still using Excel, use the STDEV formula.
De este modo, puede representar sus datos de ventas y calcular las desviaciones típicas de sus ventas y plazos de entrega. Para calcular sus desviaciones típicas, puede basarse en un periodo de un año. Tenga cuidado, sin embargo, si se trata de un producto con alta estacionalidad, será mejor centrarse en un período más específico.
Distribución normal con incertidumbre sobre la demanda
La primera de las cuatro fórmulas de distribución normal se utiliza cuando existe incertidumbre sobre la demanda y los plazos de entrega son estables y predecibles.
La fórmula es la siguiente:
Stock de seguridad = coeficiente de seguridad x desviación típica de ventas x √ (plazo medio de entrega)
Volvamos a nuestro ejemplo. Como recordatorio, aquí están los datos que utilizaremos en todos los ejemplos siguientes:
Queremos obtener una tasa de servicio del 95%, por lo que nuestro factor de seguridad es 1,64. Nuestro plazo medio de entrega es de 15 días y vendemos una media de 29,7 ejemplares de nuestro producto al día. La desviación típica de nuestras ventas es 130,5 y la desviación típica de nuestro plazo de entrega es 1,3.
Caja de seguridad = 1,64 x 130,5 x √ (15) = 829
Punto de pedido = (29,7 x 15) + 829 = 1275
Ley normal con incertidumbre sobre los plazos
Puede utilizar esta fórmula cuando tenga previsiones fiables sobre su demanda pero incertidumbres sobre sus plazos de entrega.
La fórmula es la siguiente:
Existencias de seguridad = coeficiente de seguridad x ventas medias x desviación típica plazo de entrega
En nuestro ejemplo:
Caja de seguridad = 1,64 x 29,7 x 1,3 = 63
Punto de pedido = (29,7 x 15) + 63 = 508
En esta fórmula, cuanto más inestables sean los plazos de entrega, mayor será su stock de seguridad.
Ley normal con incertidumbre sobre la demanda y el tiempo (independiente)
Esta fórmula se le aplicará si tiene incertidumbres sobre los plazos y sobre su solicitud, pero estas dos incertidumbres son independientes.
La fórmula es la siguiente:
Existencias de seguridad = coeficiente seguridad x √ ((plazo medio x (desviación típica de las ventas) ²) + (ventas medias x desviación típica plazo) ²)
En nuestro ejemplo:
Stock de seguridad = 1,64 x √ ((15 x 130,5²) + (29,7 x 1,3) ²) = 831.
Punto de pedido = (29,7 x 15) + 831 = 1277
Ley normal con incertidumbre sobre la demanda y los plazos de entrega (dependiente)
Debe utilizar esta fórmula si tiene incertidumbres de demanda e incertidumbres de plazo de entrega, y estas dos incertidumbres están relacionadas (si el plazo de entrega causa incertidumbres de demanda o viceversa).
La fórmula corresponde a la suma de la distribución normal con incertidumbre sobre la demanda y la distribución normal con incertidumbre sobre los retrasos:
Existencias de seguridad = (factor de seguridad x desviación típica de las ventas x √ (plazo medio de entrega)) + (factor de seguridad x ventas medias x desviación típica plazo de entrega)
Puntos que hay que tener en cuenta al calcular las existencias de seguridad
Para que el cálculo de sus existencias de seguridad sea óptimo y le permita gestionar correctamente sus existencias, deberá estar atento a varios puntos:
Cuando utilice sus datos en los distintos cálculos de existencias de seguridad, deberá tener cuidado de utilizar siempre la misma unidad de tiempo. Por ejemplo, no podrá optar por expresar sus ventas medias en un mes y su tiempo medio de reposición en días. Este punto es esencial para obtener resultados correctos y coherentes con su situación,
El coeficiente de seguridad no tiene en cuenta la estacionalidad de los productos en su conjunto, por lo que no se recomienda utilizar la ley normal para las existencias de seguridad de los productos sujetos a una fuerte estacionalidad, a fin de evitar sorpresas desagradables, a menos que se centre en un periodo concreto del año para predecir mejor las ventas,
Todas las fórmulas presentadas anteriormente no permiten prever situaciones extremas muy excepcionales.
Elija la fórmula adecuada para sus existencias
Entre todas las fórmulas que tiene a su disposición para calcular sus existencias de seguridad, deberá elegir la que mejor se adapte a su situación:
- Si su volumen de ventas es pequeño, las dos primeras fórmulas serán las más adecuadas (fórmula simple y fórmula media y máxima),
- En caso de volúmenes de ventas más elevados, tendrá que utilizar las fórmulas de la distribución normal. Para elegir entre las cuatro fórmulas, tendrá que identificar el punto inestable en la gestión de sus existencias y suministros. En caso de que tanto la demanda como la oferta sean inestables, deberá determinar si ambas inestabilidades están relacionadas o no.
Safety stock: protect yourself from stockouts!
Para evitar la escasez de existencias y no perder así ventas, deberá optimizar sus existencias de seguridad para poder reaccionar en caso de crisis grave. Sin embargo, las existencias de seguridad no deben utilizarse para ocultar anomalías en la gestión de su inventario. Por tanto, deberá estar en alerta permanente para diagnosticar su cadena de suministro y asegurarse de que las previsiones relativas a sus pedidos y reposiciones están actualizadas para disponer de un cálculo fiable de las existencias de seguridad.
Otras fórmulas de cálculo pueden ayudarle a optimizar la gestión de sus existencias y permitirle así reducir los costes debidos a los tiempos de inactividad de estos productos:
- La fórmula de Wilson: esta fórmula le permite optimizar la cantidad y la frecuencia de sus pedidos, con el fin de reducir sus necesidades de capital circulante (WCR) y reducir así sus existencias de seguridad,
- Clasificación ABC XYZ: Esta fórmula le ayuda a determinar mejor su tasa de servicio objetivo en función de la demanda y otras incertidumbres.
Hoy en día, la mejor solución sigue siendo dotarse de una solución informática que le permita tener una visión de conjunto de los distintos parámetros que influyen en la gestión de su inventario.
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