¿Qué es el EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) es una tecnología utilizada para el intercambio electrónico de documentos entre empresas. En lugar de intercambiar documentos en papel (órdenes de compra, facturas, etc.), EDI permite transferir información de forma digital y estandarizada, de software a software.

La comunicación se hace así rápidamente, en unas horas en vez de en unos días. Este método se utiliza en el sector del automóvil para el suministro de materias primas o en finanzas para acelerar las transferencias bancarias. También en el sector farmacéutico la comunicación entre laboratorios debe ser rápida y eficaz.

Los principales documentos que se intercambian mediante EDI son órdenes de compra, facturas y avisos de envío avanzados (ASN). Una transacción EDI está definida por las normas EDI. Para que el documento EDI se procese correctamente, la información debe estar completa y en el lugar correcto.

La norma EDIFACT/UN es la norma EDI internacional. He aquí ejemplos de mensajes EDI intercambiados en el sector del transporte y la logística, según esta norma..:

• IFTSTA: informa del cambio de estado del transporte,
• INVOIC : la factura de transporte,
• RETANN: informa sobre la devolución de mercancías,
• Etc. 

Qué necesita para configurar EDI

Un sistema EDI puede ser difícil de poner en marcha. Es necesario seguir constantemente las normas y la evolución de los EDI mensajes que pueden intercambiarse ya que es del buen funcionamiento de los intercambios de información que respetar los códigos de escritura.

La implementación del EDI debe tener en cuenta ciertos elementos. Un software de transformación debe ser capaz de transformar documentos, es decir, tomar direcciones, importes, referencias o cantidades y luego traducirlos al lenguaje EDI. También debe ser capaz de agrupar o separar lotes de mensajes EDI en función de los sectores y agentes comerciales con los que la empresa vaya a interactuar. Asimismo, es necesario poder clasificarlos para enviarlos directamente a las personas destinatarias.  

Estos son los muchos requisitos a tener en cuenta que a veces llevan a las empresas a externalizar sus sistemas EDI.

Las ventajas del EDI

• Rapidez y fiabilidad: el intercambio de información es seguro entre cada persona que necesita tener acceso a la información en un momento dado. La empresa ahorra tiempo en la reparación de errores cometidos con la gestión manual de la información,
• Comunicación eficaz y agilidad del sistema: porque toda la información está estandarizada. La información se entiende nada más recibirla y no hay confusión,
• Información en tiempo real entre clientes, empresas, responsables de almacén y todos los actores implicados en la cadena de suministro,
• Procedimientos administrativos más sencillos: para ahorrar tiempo y dinero sin dejar de ser organizado,
• Dematerialización de los intercambios: una iniciativa sin papel para responder a los retos medioambientales,

Flujo de información más fluido: permite a las empresas tomar decisiones con rapidez y acelerar los procesos y las operaciones en el almacén. La experiencia se ve así positivamente impactada.