Proveedor de S&OP Suministro y gestión

El sistema de aprovisionamiento es una cuestión capital para una empresa. Pide a las empresas que se adapten a los acontecimientos que perturban la Cadena de Suministro, por lo que el aprovisionamiento de los proveedores es esencial para las empresas y les ayuda a reducir sus gastos, disminuir la necesidad de capital circulante, limitar el riesgo de perturbaciones, garantizar una calidad y unos precios óptimos.

Por sistema de aprovisionamiento se entienden todos los procesos de identificación, voluntad de aprovisionamiento, compra de bienes o servicios realizados por un tercero, por ejemplo un proveedor. El aprovisionamiento no es sólo un proceso físico, sino también moral, con el proceso de negociación, pedido, transferencias de responsabilidad en los procesos ampliados de la cadena de suministro, controles de recepción y auditorías finales. El objetivo es garantizar la eficiencia y la productividad de la producción en la empresa.

Adquisición por los proveedores

El proceso de aprovisionamiento se diseña en varias etapas. Es lo que se denomina ciclo de aprovisionamiento.

Paso 1:< Encuentre un proveedor que satisfaga sus necesidades y pueda cumplir con los pedidos de su empresa con precios y un nivel de calidad que satisfaga sus necesidades. El objetivo es encontrar un equilibrio entre artículos, cantidad, precio, empresa y proveedor.

Paso 2:< Una vez elegido el proveedor o proveedores, la contratación pasa al siguiente paso.

El aprovisionamiento por proveedor mejora la satisfacción, gracias a la relación vendedor-comprador. Esta unión empresa-proveedor permite..:

• Analizar los gastos: garantiza la transparencia de los datos sobre el contrato para evitar cualquier confusión durante el pago.
• Segmentación de proveedores: permite examinar la eficacia y rentabilidad de la oferta del vendedor. El objetivo de la empresa es garantizar la máxima satisfacción del cliente.
• Colaboración con los proveedores: La colaboración entre un proveedor y una empresa debe ser meditada y eficaz para beneficiarse de un acuerdo entre el proveedor y una empresa. Esto genera beneficios, estabilidad y un índice de satisfacción del cliente asegurado.
• Evaluación del proveedor: permite comprobar si el proveedor se esfuerza lo suficiente por cumplir las expectativas de la empresa. También permite ver los cambios y mejoras que deben introducirse en la cadena de suministro.
• Gestión de riesgos: la unión entre el proveedor y la empresa permite limitar los riesgos y anticiparse a los imprevistos en la cadena de suministro.

Estos dos pasos son muy importantes y permiten a las empresas integrarse a la perfección y sin fisuras para optimizar la eficiencia y la productividad.

¿Cómo definir los criterios de un proveedor?

El objetivo de las empresas es disponer de un repositorio de proveedores fiables. Es posible que una empresa tenga varios proveedores para garantizar uno o varios flujos de mercancías y evitar desabastecimientos.

Por eso es obligatorio rodearse de buenos proveedores en los que confiar. Esto permite gestionar mejor las existencias, los flujos y los pedidos. El proveedor debe responder a sus necesidades, a su sector y a sus criterios de selección precisos.

Por tanto, debemos elegir :

• El posicionamiento estratégico del proveedor dentro de la empresa.
• El valor y la trayectoria del proveedor en su actividad profesional.
• Referencias de productos y servicios para garantizar la calidad.
• Las condiciones de pago.
• La apertura de su Sistema de Información para tomar pedidos, supervisarlos y acceder a las existencias,

Obviamente, sus criterios de selección pueden cambiar y evolucionar con el tiempo.

Procesos / Funciones de los proveedores

 Las funciones de un proveedor dependen de la logística de aprovisionamiento de la empresa. Existen 3 diferentes :

• La función de aprovisionamiento > se ocupa del proceso de compra de los productos necesarios para el buen funcionamiento de la producción de la empresa.
• La función de almacenamiento: provisión de un espacio para almacenar productos que posteriormente se utilizarán para la producción o se almacenarán hasta el futuro envío y distribución del producto.
• La función de gestión de existencias: la gestión de existencias permite gestionar la referenciación de los productos almacenados, la cantidad de existencias, el seguimiento de las entregas de pedidos

La inteligencia artificial es un gran avance para las empresas. Permite analizar datos y recopilar información relevante. Esto también se aplica a la captación de información sobre los proveedores. En primer lugar, es importante cultivar una relación duradera y de confianza con el proveedor.

1. Intereses de la comprobación de facturas de recepción :
   Existen diferentes tipos de facturas :

• Factura por la compra de un producto consumible que se consume durante un periodo limitado y la mayoría de las veces corto (menos de un año). Por ejemplo, materiales, mercancías, suministros o equipos.
• Factura de la compra de un servicio o de un servicio prestado por una empresa que presta un servicio: peluquería, taller mecánico, transportista, etc. para satisfacer una necesidad concreta
• Factura por la adquisición de un activo fijo: que se utiliza de forma duradera (más de un año).

Las facturas requieren muchas comprobaciones:

• Verificación de la información obligatoria sobre los productos para determinar la conformidad del documento.
• Control de los pedidos de compra, control de aceptación de la calidad y cantidad de los productos, precios, etc.

Los pedidos de los proveedores sirven al cliente para verificar si los productos que ha facturado corresponden y son idénticos a los productos recibidos, pudiendo digitalizarse esta parte.

Los albaranes de recepción son útiles para que el cliente verifique si las cantidades de productos facturadas son idénticas a los productos recibidos, pudiendo digitalizarse esta parte.

El control de facturas permite a los clientes comprobar si los precios de los productos facturados se ajustan a los realizados al hacer el pedido.

También hay otros controles adicionales :

1. Control de las condiciones de venta :

La ficha del proveedor y la hoja de pedido sirven para controlar las condiciones de venta:

•  Equilibrios o ventajas arancelarias planificadas y concedidas a los tipos adecuados,
• Plazo de preparación de pedidos y entrega adquirido,
• Condiciones de pago previstas.
  

2.Control de los cálculos :

La mayoría de las veces las facturas se hacen de forma automatizada a través de una herramienta informática. Esto equivale a evitar errores de cálculo, pero cuando se hacen a mano es importante controlar bien los cálculos.

Los resultados del control :

La vigilancia puede conducir a dos resultados diferentes :

• La factura es conforme: en ella se indica el importe a pagar, que puede registrarse en la contabilidad y pagarse en los plazos compartidos.
• La factura no responde a las comprobaciones y, por tanto, es no conforme: el cliente debe entonces ponerse en contacto con el proveedor para comunicarle la(s) anomalía(s) o los desacuerdos en el marco de un litigio. Entonces es necesario volver a crear una factura o realizar una modificación.

Gestión de riesgos :

Los procesos de contratación de proveedores ayudan a gestionar los riesgos empresariales. Identificar productos, precios, plazos y demás ayuda a reducir errores y, por tanto, a reducir el riesgo de acciones legales y gastos imprevistos.

Calidad de la entrega

El término de calidad de entrega corresponde a la calidad del servicio prestado por el proveedor responsable de la entrega de un pedido entregado por un transportista o repartidor en un lugar. Se trata de un elemento importante que permite evaluar la experiencia global de una entrega y que, posteriormente, contribuye a satisfacer a los clientes y a facilitar su experiencia de compra.

De hecho, una entrega satisfactoria es una de las únicas formas de satisfacer a un cliente.

Para mejorar la calidad de las entregas y evitar así errores humanos, plazos excesivamente largos y retrasos en las entregas, he aquí algunos planteamientos que se están estudiando específicamente :

• Entrega directa: entrega directa

Cuando las dimensiones del paquete lo permiten, los comerciantes electrónicos pueden obtener el franqueo por correo.

Esto reduce los costes y mejora la satisfacción del cliente:

• Más comodidad para el cliente: no necesita ir a un punto de relevo, ponerse a disposición o esperar al repartidor,
• Más económico para el comerciante: no gestiona la devolución de pedidos ni la falta de entrega.

Logística urbana: puesta en común

La demanda de los consumidores sigue creciendo y en pocos años el número de paquetes se duplicará. La explosión fulgurante del comercio electrónico exigirá, por tanto, una rápida automatización de los procesos de entrega y el despliegue de puntos de venta tanto en zonas rurales como urbanas.

La logística urbana responde a la consiguiente necesidad de multidistribución y de consumidores cada vez más conectados. Es una renovación perpetua.

Las empresas necesitan dotarse de tecnología e infraestructuras inteligentes para poder satisfacer y masificar la demanda. Se respetan los plazos y se multiplican los medios de distribución.

La logística compartida combina varios tipos de entregas con varias rutas de transporte. Los puntos de entrega y recogida y distribución varían en función de la ubicación, el momento, el tipo y la función de un producto y el objetivo del producto.

Existen tres tipos de entregas compartidas..:

• Embarque desde el centro: minialmacenes urbanos y el comercio electrónico se vuelve más ecológico: bicicletas, bicicletas de carga, a pie.
• Envío desde tienda: El objetivo es satisfacer al máximo a los clientes y, por tanto, capitalizar un conjunto de existencias en tienda. Así se reducen los costes y las distancias que hay que recorrer, los plazos de entrega, las entregas más precisas y los efectos negativos sobre el medio ambiente.
• De tienda a tienda: la reposición se realiza en tiempo real, ya que sólo se necesitan unos pocos kilómetros para recorrer la distancia entre la tienda y el punto de venta. Esto ahorra tiempo y dinero, ya que los costes son menores.

Puesta en común : primera y última milla.

Gestión de la primera y última milla :

• La logística del primer kilómetro :
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  Este es el primer proceso de la cadena de suministro cuando el cliente ha realizado un pedido y finaliza cuando la entrega está lista para salir. Esta entrega se realiza a domicilio o a través de puntos intermedios como centros de distribución, nodos urbanos, almacenes, etc. La primera milla es esencial para la gestión de pedidos y su optimización.
•  Logística de última milla :
  Esta logística representa el último eslabón de la cadena cuando la entrega se realiza en mano al cliente. Esto supone un reto para las empresas, ya que hay muchos paquetes.
• Primera y última milla :
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  La diferencia entre la primera y la última milla está en la organización en la que se ejecutan.
  La primera milla es el primer paso en la cadena logística y comienza con la recepción del pedido del cliente e incluye: su preparación, su embalaje. Mientras que la última milla es el paso final, que es la entrega y devolución del producto al cliente.
   
  El último paso es hacer llegar el pedido al cliente o la disposición a una tienda.
   
  Las entregas del primer kilómetro son de gran tamaño (palets, consolidación, etc.). Las del último kilómetro son de menor volumen y para satisfacer a los clientes con una entrega rápida y eficaz.
   
  Las empresas actuales intentan limitar las consecuencias negativas que pueden derivarse de una mala gestión del primer y último kilómetro.
  El comercio electrónico representa ya 80% del número de paquetes entregados. ¿Quién dice que el comercio electrónico dice transporte de entrega y logística?
   
  Esta logística de la primera y última milla muestra la masificación de los recursos de distribución al tiempo que optimiza la gestión empresarial.

Ventajas:

•  Mejor huella de carbono:
• Reducir la distancia geográfica de entrega de un producto o servicio a un cliente
• El comercio electrónico y las entregas rápidas suponen un importante coste medioambiental: por ello, las entregas deben sectorizarse en función del tamaño de los paquetes.
• Impacto ecológico en el rendimiento de las parcelas
• Puesta en común de los últimos kilómetros de entrega, flujos y medios de entrega (vehículos, equipos, ubicaciones, etc.)
• Puesta en común sin explosión de costes

El objetivo de una buena gestión de la primera y la última milla permite minimizar los costes de transporte y responder a las necesidades de los clientes: punto de relevo, click and collect, drive, centros urbanos, etc.

Sin embargo, la gestión de la primera y la última milla puede resultar una gestión más larga, pero sigue siendo más eficaz.

¿Cómo integrar una solución de gestión en su ecosistema?

• Gestión de pedidos de clientes y proveedores: cuadro de mandos, pedidos, respuesta a la demanda, gestión de catálogos.
• Gestión de importación/exportación: importe datos a su software de gestión y realice actualizaciones de datos a través de la importación: exporte datos para ganar en facilidad de uso.
  
• Reducir los plazos de entrega
  El objetivo de una empresa es proporcionar la mayor satisfacción posible a sus clientes. Por eso tiene que adaptar sus entregas. De hecho, los consumidores suelen querer recibir sus entregas lo antes posible y a tiempo.
  
• Crea una experiencia satisfactoria para el cliente cuando abre el paquete
  Unboxing, o lo que se denomina abrir el paquete, es el momento más esperado por el cliente. El objetivo es facilitar esta tarea y hacerla más agradable.
   
  La forma más fácil y eficaz de abrir el paquete es colocar una tira de rasgado en el paquete. Esto reduce el tiempo de apertura del paquete y, por tanto, garantiza la satisfacción del cliente.
  
• Gestión medioambiental: gestión de residuos.
  La ecología es un factor clave en la actualidad. Muchos consumidores quieren cuidar el medio ambiente y reducir sus residuos. Por ello, para satisfacer a sus clientes de la A a la Z, las empresas pueden adaptar sus envases para una solución más ecológica.
  Para ello existen varias técnicas:
  -     Embalaje ecológico,
  -     Embalaje reciclable,
  - Servicio que ofrece la eliminación de envases
  
• Logística inversa : 
  La logística inversa es esencial para el éxito de una empresa y su gestión. Esto reduce los costes, pero también aumenta el volumen de negocios de una empresa.
   
  La Reserva Logística permite el éxito :
  -      En tiempo real: supervisar los productos y equipos en tiempo real.
  -      Visión 360º para una Cadena de Suministro ampliada: gestión de las devoluciones de productos para una visión completa de las existencias de mercancías.
  -     Trazabilidad: seguimiento de paquetes y mercancías a lo largo de la ruta de entrega.
  -      Transferencia de responsabilidad: seguimiento de la entrega de mercancías, control de transferencias.
  -      Gestión de productos retornables: cajas, palés, cajas se devuelven al proveedor.
  -      Información de litigios en tiempo real: recopilar información sobre los productos y sus diseños. Permite resolver litigios y problemas que puedan surgir.

¿Por qué un software de compras?

Una solución de aprovisionamiento permite a una empresa, independientemente de su sector, recibir productos de calidad a precios competitivos. Esto permite a las empresas ofrecer a sus clientes una amplia gama de productos y garantizar una óptima satisfacción del cliente.

Si la cadena de suministro está bien desarrollada, permite establecer relaciones externas fiables con los proveedores. Sin embargo, la automatización de los servicios mediante programas informáticos para automatizar el proceso de aprovisionamiento permite :

• Reducción de costes,
• Aumento de la productividad,
• Reducción de facturas y papeles innecesarios (digitalización),
• Reducción de errores de cálculo y errores humanos,
• Normalización de las transacciones,
• Visibilidad compartida y en tiempo real,
  
  El objetivo del software de adquisiciones es recopilar y compartir un conjunto de datos de forma instantánea con una empresa para que ésta pueda confirmarlos o realizar los cambios necesarios.
  
  Automatizar los procesos financieros :
  < También automatiza los procesos financieros, ya que realiza un seguimiento de las tendencias de gasto para mostrar las fluctuaciones de la empresa. En el software de adquisiciones, los pedidos se consolidan automáticamente.
  
  
  Además, la noción de alertas está presente en el software de adquisiciones: los usuarios de este software reciben una alerta cuando el proveedor cambia los precios y pueden acceder a un catálogo de proveedores disponibles.
  Las adquisiciones y su gestión, así como los proveedores, son operaciones esenciales dentro de una empresa. Permiten aumentar los beneficios, garantizar la eficacia y la productividad de la empresa, pero sobre todo mejorar la experiencia y la satisfacción general del proveedor.
  
  Centralización de los catálogos de productos en varios canales :
  El software de aprovisionamiento también permite centralizar sus catálogos de productos en todos sus canales: comercio electrónico, Marketplace, papel, etc.
  
  PIM : gestión centralizada de los catálogos de productos para todas las entidades
  
  La gestión centralizada de los productos aporta muchas ventajas. En efecto, es ante todo importante ser lo más transparente posible sobre los productos y ante los clientes antes de que pasen a la fase de compra. Esto les permite beneficiarse de una experiencia satisfactoria en los distintos canales de venta que ofrece su empresa.
   
  Hay dos formas de centralizar los productos :
• El PIM que le permite gestionar todos los datos textuales sobre su producto,
• El DAM: gestiona los datos multimedia del producto: vídeo; fotos, sonidos, fichas técnicas, etc.
  
  Ambos métodos tienen el mismo objetivo: distribuir su producto a través de todos sus canales de comunicación y distribución: comercio electrónico, Marketplace, catálogos, vallas publicitarias, folletos, tecnología, etc.
  
  Diferencia tu catálogo de productos :
  Benchmark : 
  Técnica de marketing que permite a una empresa observar a otras empresas, en particular sus resultados, para comparar y analizar los productos y servicios de la competencia. Esto tiene como objetivo promover la diferenciación y el diseño de nuevos productos innovadores.
   
  Esta técnica de Benchmark mejora la competitividad dentro de los límites del cumplimiento de la competencia y la productividad de cada empresa que ofrece nuevos productos en el mercado.
  Diferenciamos 4 puntos de referencia :
  -      Interno
  -     Competitivo
  -      Funcional
  -       Horizontal
   
  La diferenciación del catálogo de productos no es sólo innovación, puede ser diferenciación a través de entregas, devoluciones, embalajes y comercio electrónico eficiente.
  
  Flujo de trabajo de validación :
  El flujo de trabajo de validación permite desmaterializar y automatizar el proceso de aprobación, ya sea interno o externo. El contrato, inicialmente no modificable, se convierte entonces en una herramienta de comunicación en la que cada participante puede añadir sus recomendaciones, modificaciones o evitar un desacuerdo.
  El flujo de trabajo se adaptará así a la empresa y a sus miembros. Esto permite automatizar las solicitudes, ya sean internas gracias al acuerdo de los empleados entre sí, pero también externas gracias al aumento de la productividad.
  
  Tener en cuenta los plazos de entrega teóricos y reales (OTIF)
  La puntualidad es un indicador esencial en las empresas. Es la frecuencia con la que un cliente recibe su pedido y a tiempo.
   
  El OTIF se determina en dos tiempos de referencia :
• Fecha en la que el cliente solicitó la entrega: A tiempo Entrega a petición.
• La fecha prometida por el proveedor / empresa: On Time Delivery to Commit.
   
  Todos los pedidos que llegan pronto, tarde o se pierden se dice que están KO. En cambio, el que cumple exactamente las expectativas del cliente es OK.
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  Cálculo OTIF:< suma de pedidos perfectamente entregados / suma de pedidos pendientes de entregar) X100 Aplicación móvil en tiempo real para disputas
  
  Las aplicaciones móviles en smartphones permiten a estos usuarios tener acceso en tiempo real a datos clave :
  
  Las aplicaciones móviles en smartphones permiten a estos usuarios tener acceso en tiempo real a los datos clave: planificación, carta, prueba de entrega, orden de compra, etc. Para el aprovisionamiento, esto permite al proveedor transmitir datos al instante como el seguimiento de las entregas, el seguimiento de las incidencias, etc. esto permite un tratamiento simplificado de los litigios.
  
  1.     Más trazabilidad para cada transporte
  Utilizar una aplicación móvil le permite aportar una trazabilidad óptima a sus procesos.
  
  
  Esto proporciona una visión precisa y fiable del progreso de cada transporte y de cada proveedor: transferencia de responsabilidad, geolocalización, kilómetros restantes, comprobante de entrega: todo lo que necesita saber sobre el transporte.
  
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  <2.     Desmaterializar acciones
   
  La aplicación móvil para la gestión del transporte y la gestión de entregas permite aprovechar al máximo la desmaterialización de los procesos.
  
   
  Aquí están las ventajas :
• Fin de las reentradas: todos los datos de la empresa se redirigen al software de gestión de inventarios. Ahorra tiempo y productividad,
• El fin de los costes asociados a la impresión y envío de documentos (cartas, correos, albaranes o facturas);
• Facturación rápida y fiable