Stock de segurança: proteja-se das rupturas de stock!

A atividade da sua empresa depende não só da procura dos seus clientes, mas também da atividade dos seus fornecedores, responsáveis por lhe fornecer os produtos que depois revenderá aos seus clientes. Um simples atraso na entrega por parte dos seus fornecedores ou um aumento súbito da procura por parte dos seus clientes pode ser suficiente para enfraquecer o seu nível de serviço e, assim, pôr em risco a sua atividade.

Para remediar eventuais disfunções em todos os processos da sua Cadeia de Abastecimento, tem a possibilidade de criar um stock de segurança, que deve saber configurar e gerir corretamente, a fim de beneficiar plenamente dele sem afetar negativamente a sua atividade.

O que é o stock de segurança?

O stock de segurança, também designado por stock-tampão, é uma parte do seu stock reservada para servir de tampão. Destina-se a compensar uma rutura súbita de existências ou um mau funcionamento da sua cadeia de abastecimento, que pode ser prejudicial para a sua empresa.

Existem dois tipos de riscos para a sua cadeia de abastecimento:

Riscos causados pela incerteza quanto aos prazos: pode tratar-se de um problema com os seus fornecedores (atrasos na entrega, etc.) ou de problemas de produção (atrasos na produção, etc.),

Riscos causados pela incerteza quanto à sua procura: pode ser uma forte procura súbita, ou uma procura de produtos considerada instável, que está diretamente ligada à sazonalidade dos produtos, o que exigirá um stock de segurança mais consequente para ultrapassar esta incerteza.

O seu stock de segurança corresponde, portanto, a uma parte do seu stock totalmente imobilizada e utilizada apenas em caso de situação crítica.

Antes de calcular o stock de segurança

Pré-requisito

Nem todos os seus produtos exigem um stock de segurança. Se não tiver dúvidas sobre esse produto, manter um stock é desnecessário e pode causar-lhe mais prejuízos do que se não o fizesse.

Assim, deve começar por identificar os produtos que requerem uma atenção especial da sua parte e para os quais é necessário constituir um stock de segurança.

Para tal, é necessário concentrar-se em 3 critérios:

• O rácio entre os custos de armazenagem e os custos de oportunidade : como sabe, a imobilização do inventário é uma operação que pode custar-lhe dinheiro: não terá qualquer entrada de dinheiro nos produtos reservados. Pelo contrário, perder vendas devido à falta de stock também é prejudicial para o seu negócio, financeiramente, mas também para o nível de serviço oferecido aos seus clientes. Por conseguinte, terá de comparar o custo da armazenagem com as possíveis perdas que poderá sofrer. Se a imobilização das suas existências para um produto lhe custar mais do que as possíveis perdas, então terá de pensar em reduzir o stock de segurança, ou mesmo eliminá-lo,
• Liste os perigos associados ao produto: um produto com muitos perigos (quer estejam relacionados com os prazos de entrega ou com a procura) necessitará de um maior stock de segurança, ao contrário de um produto com poucos perigos, que necessitará de mais stock de segurança. baixo.
• Definir um nível de serviço a oferecer aos seus clientes : Se pretende oferecer um elevado nível de serviço aos seus clientes (entrega num dia útil, por exemplo), terá de dispor de um elevado nível de existências de segurança para ter os recursos necessários que lhe permitam efetuar as suas vendas, mesmo em circunstâncias excepcionais.

Este processo deve ser realizado para cada tipo de produto presente no seu stock, a fim de dar prioridade aos seus produtos no estabelecimento de stocks de segurança.

Tomar consciência dos riscos

Antes de criar um stock de segurança, é necessário conhecer os riscos que representa a imobilização destes produtos.

De facto, como já referimos acima, o stock de segurança só deve ser utilizado para cobrir quaisquer contingências que possam perturbar a atividade da sua cadeia de abastecimento. Esta parte do seu stock não deve ser utilizada para esconder possíveis problemas na sua cadeia de abastecimento. É necessário encontrar e resolver os problemas subjacentes, em vez de utilizar o seu stock de segurança como excesso de stock, o que pode revelar-se muito mais dispendioso.

Calcular o stock de segurança

Determinar quais os produtos que requerem uma atenção especial

Lei de Pareto

Para definir os produtos do seu stock que requerem uma atenção especial, pode aplicar a lei de Pareto:

Método ABC

Se aplicar esta lei ao seu stock, isso significa que apenas 20% das referências de produtos em stock representam 80% do valor total do seu stock. São estes produtos que deve saber identificar, pois são os que requerem uma atenção especial. De facto, sendo estes produtos os que têm mais valor no seu stock, requerem uma grande vigilância: terá de se certificar de que nunca há rutura de stock destes produtos, para não causar grandes perdas à sua empresa.

Ao efetuar esta divisão dos seus artigos, terá então de dar a sua atenção prioritária aos produtos da categoria A, porque representam 80% do valor do seu stock. Os produtos da categoria B exigirão uma atenção moderada e os produtos da categoria C exigirão pouca atenção. Mas atenção, isto não significa que não deva cuidar desses 50% de produtos que representam 5% do valor do seu stock.

Finalmente, para poder definir o nível de importância dos seus produtos, terá de saber definir os objectivos da sua empresa. Com efeito, cada empresa não escolherá os mesmos critérios de repartição das suas existências, consoante o seu objetivo esteja, por exemplo, virado para o seu volume de negócios ou para o nível de serviço prestado aos seus clientes.

Calcular o ponto de ordem

O ponto de reabastecimento (também designado por ponto de reabastecimento) corresponde a um limiar de quantidade para os seus produtos que, uma vez atingido, desencadeia um reabastecimento. Define o stock de alerta (quantidade mínima) de um produto. É colocado antes do stock de segurança, permitindo assim iniciar um reabastecimento e receber os produtos antes de atingir e consumir o stock de segurança, que, recordamos, só deve ser utilizado em caso de emergência.

O ponto de controlo é calculado da seguinte forma:

As diferentes fórmulas de cálculo

Para poder calcular corretamente o ponto de reabastecimento dos seus produtos, terá de começar por calcular o stock de segurança necessário para os seus produtos. Para garantir que o stock de segurança não é demasiado pequeno ou demasiado grande, existem vários métodos disponíveis para determinar a quantidade ideal a manter no stock de segurança.

Fórmula simples

A utilização da fórmula simples requer 3 tipos de dados:

- O número médio de produtos vendidos,

- O período de vendas que se pretende cobrir com o stock de segurança,

- O prazo médio de entrega do seu fornecedor.

A fórmula simples é:

Vejamos um exemplo :

Vende uma média de 25 produtos por dia e pretende cobrir 7 dias de vendas com o stock de segurança, sabendo que o seu fornecedor lhe entrega, em média, em 15 dias.

Estoque de segurança = 25 x 7 = 175

Ponto de encomenda = (25 x 15) + 175 = 550

Embora este método de cálculo se revele muito simples, deve, no entanto, ter em conta que requer um controlo perfeito das suas existências para poder determinar o número de dias de venda que deseja cobrir com as suas existências de segurança.

Fórmula média e máxima

Para esta fórmula, são necessários 4 tipos de dados:

- O número médio de produtos vendidos,

- O prazo médio de entrega do seu fornecedor,

- O número máximo de produtos vendidos,

- O prazo máximo de entrega do seu fornecedor.

A fórmula é a seguinte:

Mantemos o mesmo exemplo:

Vende um máximo de 80 produtos por dia e o prazo máximo de entrega do seu fornecedor é de 20 dias.

Estoque de segurança = (80 x 20) - (25 x 15) = 1225

Ponto de encomenda = (25 * 15) + 1225 = 1600

No entanto, é preciso ter cuidado com esta fórmula, pois atrasos extremos ou níveis de vendas elevados que sejam excepcionais podem distorcer a fórmula. Por conseguinte, deve ter-se o cuidado de limitar os dados com uma percentagem.

Direito normal

A lei normal, ou lei de Gauss, pode ser aplicada no cálculo das existências de segurança. Esta lei permite calcular a quantidade de existências a reservar para as existências de segurança, tendo em conta as incertezas de certos critérios.

Pré-requisito

Antes de efetuar qualquer cálculo com a distribuição normal, é necessário começar por escolher o coeficiente de segurança. Este coeficiente baseia-se no nível de serviço que pretende fornecer aos seus clientes.

Por exemplo, se quiser obter uma taxa de serviço de 95% num dos seus produtos, terá de utilizar 1,64 como fator de segurança nos seus cálculos.

Para escolher a taxa de serviço a aplicar aos seus produtos, terá de utilizar a lei de Pareto ou o método ABC.

Assim, é possível representar os dados de vendas e calcular os desvios-padrão das vendas e dos prazos de entrega. Para calcular os desvios-padrão, pode basear-se num período de um ano. No entanto, se se tratar de um produto com elevada sazonalidade, será melhor concentrar-se num período mais específico.

Distribuição normal com incerteza na procura

A primeira das quatro fórmulas de distribuição normal é utilizada quando existe incerteza quanto à procura e os prazos de entrega são estáveis e previsíveis.

A fórmula é a seguinte:

Voltemos ao nosso exemplo. Como lembrete, aqui estão os dados que utilizaremos em todos os exemplos seguintes:

Queremos obter uma taxa de serviço de 95%, pelo que o nosso fator de segurança é 1,64. O nosso prazo de entrega médio é de 15 dias e vendemos uma média de 29,7 cópias do nosso produto por dia. O desvio padrão das nossas vendas é de 130,5 e o desvio padrão do nosso prazo de entrega é de 1,3.

Estoque de segurança = 1,64 x 130,5 x √ (15) = 829

Ponto de encomenda = (29,7 x 15) + 829 = 1275

Lei normal com incerteza quanto aos prazos

Esta fórmula pode ser utilizada quando existem previsões fiáveis sobre a procura, mas incertezas sobre os prazos de entrega.

A fórmula é a seguinte:

No nosso exemplo:

Estoque de segurança = 1,64 x 29,7 x 1,3 = 63

Ponto de encomenda = (29,7 x 15) + 63 = 508

Nesta fórmula, quanto mais instáveis forem os prazos de entrega, maior será o stock de segurança.

Lei normal com incerteza na procura e no tempo (independente)

Esta fórmula aplica-se a si se tiver incertezas quanto aos prazos e ao seu pedido, mas estas duas incertezas são independentes.

A fórmula é a seguinte:

No nosso exemplo:

Estoque de segurança = 1,64 x √ ((15 x 130,5²) + (29,7 x 1,3) ²) = 831

Ponto de encomenda = (29,7 x 15) + 831 = 1277

Lei normal com incerteza na procura e nos prazos de entrega (dependente)

Esta fórmula deve ser utilizada se existirem incertezas da procura e incertezas do ciclo de produção, e se estas duas incertezas estiverem relacionadas (se o ciclo de produção provoca incertezas da procura ou vice-versa).

A fórmula corresponde à soma da distribuição normal com incerteza sobre a procura e da distribuição normal com incerteza sobre os atrasos:

Pontos a ter em conta no cálculo do seu stock de segurança

Para que o cálculo do seu stock de segurança seja ótimo e lhe permita gerir corretamente as suas existências, terá de estar atento a vários pontos:

Ao utilizar os dados nos vários cálculos do estoque de segurança, o usuário deve ter o cuidado de usar sempre a mesma unidade de tempo. Por exemplo, não poderá optar por exprimir as suas vendas médias durante um mês e o seu tempo médio de reposição em dias. Este ponto é essencial para obter resultados correctos e coerentes com a sua situação,

O coeficiente de segurança não tem em conta a sazonalidade dos produtos no seu conjunto, pelo que a utilização da lei normal para as existências de segurança de produtos sujeitos a uma sazonalidade elevada não é recomendada, a fim de evitar surpresas desagradáveis, a não ser que se concentre num período específico do ano para melhor prever as vendas,

Todas as fórmulas apresentadas anteriormente não permitem prever situações extremas, que são muito excepcionais.

Escolha a fórmula certa para o seu stock

Entre todas as fórmulas à sua disposição para calcular o seu stock de segurança, terá de escolher a fórmula mais adequada à sua situação:

• Se o volume de vendas for pequeno, as duas primeiras fórmulas serão as mais adequadas (fórmula simples e fórmula média e máxima),
• No caso de volumes de vendas mais elevados, será necessário utilizar as fórmulas da distribuição normal. Para fazer a sua escolha entre as quatro fórmulas, terá de identificar o ponto que é instável na gestão das suas existências e fornecimentos. No caso de a procura e a oferta serem ambas instáveis, terá de identificar se estas duas instabilidades estão relacionadas ou não.