Scorte di sicurezza: proteggetevi dalle scorte!

L'attività della vostra azienda dipende sia dalla domanda dei vostri clienti, sia dall'attività dei vostri fornitori che vi forniscono i prodotti che poi rivendete ai vostri clienti. Un semplice ritardo nelle consegne da parte dei vostri fornitori o un'improvvisa domanda elevata da parte dei vostri clienti possono essere sufficienti a indebolire il vostro livello di servizio e quindi a mettere a rischio la vostra attività.

Per rimediare a eventuali malfunzionamenti in tutti i processi della Supply Chain, avete la possibilità di creare uno stock di sicurezza, che dovete saper impostare e gestire correttamente, per poterne beneficiare appieno senza impattare negativamente sulla vostra attività.

Qual è lo stock di sicurezza?

La scorta di sicurezza, detta anche scorta tampone, è una parte delle vostre scorte riservata ad agire da cuscinetto. Ha lo scopo di compensare un improvviso esaurimento delle scorte o qualsiasi malfunzionamento nella vostra catena di approvvigionamento, che potrebbe essere dannoso per la vostra attività.

Esistono due tipi di pericoli per la Supply Chain:

Pericoli causati dall'incertezza sulle scadenze: potrebbe trattarsi di un problema con i fornitori (ritardi nelle consegne, ecc.) o di problemi di produzione (ritardi nella produzione, ecc.),

Rischi causati dall'incertezza sulla vostra domanda: può trattarsi di una domanda forte e improvvisa, o di una domanda di prodotti considerati instabili, direttamente legata alla stagionalità dei prodotti, che richiederà uno stock di sicurezza più conseguente per superare questa incertezza.

La vostra scorta di sicurezza corrisponde quindi a una parte della vostra scorta totalmente immobilizzata e utilizzata solo in caso di situazione critica.

Prima di calcolare lo stock di sicurezza

Prerequisito

Non tutti i prodotti richiedono una scorta di sicurezza. Se non avete dubbi su questo prodotto, allora tenere una scorta non è necessario e può causarvi più danni che se non lo faceste.

Per prima cosa, quindi, dovreste iniziare a identificare i prodotti che richiedono un'attenzione particolare da parte vostra, per i quali è necessario creare una scorta di sicurezza.

A tal fine, dovrete concentrarvi su 3 criteri:

• Il rapporto tra i costi di stoccaggio e i costi di opportunità: come sapete, immobilizzare le scorte è un'operazione che può costarvi denaro: non avrete alcuna entrata di denaro sui prodotti accantonati. Al contrario, perdere le vendite a causa della mancanza di scorte è dannoso per la vostra attività, dal punto di vista finanziario, ma anche per il livello di servizio offerto ai vostri clienti. Dovrete quindi confrontare il costo dello stoccaggio con le possibili perdite che potreste subire. Se l'immobilizzazione delle scorte di un prodotto vi costa più delle possibili perdite, dovrete pensare di ridurre le scorte di sicurezza o addirittura di eliminarle,
• Elencare i pericoli legati al prodotto: un prodotto che presenta molti pericoli (siano essi legati ai tempi di consegna o alla domanda) richiederà una maggiore scorta di sicurezza, a differenza di un prodotto con bassi pericoli che richiederà una maggiore scorta di sicurezza. basso.
• Definire un livello di servizio da offrire ai clienti: se volete offrire un servizio di alto livello ai vostri clienti (consegna in un giorno lavorativo, ad esempio), dovrete avere un alto livello di scorte di sicurezza per poter disporre delle risorse necessarie a realizzare le vostre vendite, anche in circostanze eccezionali.

Questo processo deve essere effettuato per ogni tipo di prodotto presente in magazzino, al fine di dare priorità ai prodotti nella costituzione delle scorte di sicurezza.

Diventare consapevoli dei rischi

Prima di allestire una scorta di sicurezza, è necessario conoscere i rischi derivanti dall'immobilizzazione di questi prodotti.

Infatti, come abbiamo già detto, lo stock di sicurezza dovrebbe essere utilizzato solo per coprire eventuali imprevisti che potrebbero interrompere l'attività della vostra Supply Chain. Questa parte delle scorte non deve essere utilizzata per nascondere eventuali problemi nella vostra catena di approvvigionamento. È necessario trovare e affrontare i problemi sottostanti, piuttosto che utilizzare le scorte di sicurezza come scorte in eccesso, in quanto ciò potrebbe rivelarsi molto più costoso.

Calcolo dello stock di sicurezza

Determinare quali prodotti richiedono un'attenzione particolare

Legge di Pareto

Per definire i prodotti in magazzino che richiedono un'attenzione particolare, si può applicare la legge di Pareto:

Metodo ABC

Applicando questa legge al vostro magazzino, significa che solo il 20% delle referenze dei prodotti in magazzino rappresenta l'80% del valore totale del vostro stock. Sono questi i prodotti che dovete saper identificare, perché sono quelli che richiedono un'attenzione particolare. Infatti, essendo questi prodotti quelli che hanno più valore nel vostro stock, richiedono una grande vigilanza: dovrete assicurarvi di non essere mai a corto di scorte su questi prodotti, per non causare grandi perdite alla vostra azienda.

Effettuando questa suddivisione dei vostri articoli, dovrete dedicare la vostra attenzione prioritaria ai prodotti della categoria A, perché rappresentano l'80% del valore del vostro stock. I prodotti della categoria B richiederanno un'attenzione moderata e quelli della categoria C poca. Ma attenzione, questo non significa che non dobbiate occuparvi di quel 50% di prodotti che rappresentano il 5% del valore del vostro stock.

Infine, per poter definire il livello di importanza dei vostri prodotti, dovrete sapere come definire gli obiettivi della vostra azienda. Infatti, ogni azienda non sceglierà gli stessi criteri di ripartizione delle scorte, a seconda che il suo obiettivo sia rivolto, ad esempio, al fatturato o al livello di servizio fornito ai clienti.

Calcolo del punto d'ordine

Il punto di riordino (chiamato anche punto di rifornimento) corrisponde a una soglia di quantità per i vostri prodotti che, una volta raggiunta, attiva un rifornimento. Definisce lo stock di allerta (quantità minima) di un prodotto. Si colloca prima della scorta di sicurezza e consente quindi di avviare un rifornimento e di ricevere i prodotti prima di raggiungere e consumare la scorta di sicurezza che, ricordiamo, deve essere utilizzata solo in caso di emergenza.

Il punto di controllo viene calcolato come segue:

Le diverse formule di calcolo

Per poter calcolare correttamente il punto di riordino dei vostri prodotti, dovrete iniziare a calcolare le scorte di sicurezza necessarie per i vostri prodotti. Per evitare di avere scorte di sicurezza troppo basse o troppo alte, esistono diversi metodi per determinare la quantità ottimale da tenere in magazzino.

Formula semplice

L'utilizzo della formula semplice richiede 3 tipi di dati:

- Il numero medio di prodotti venduti,

- Il periodo di vendita che si vuole coprire con le scorte di sicurezza,

- Il tempo medio di consegna del vostro fornitore.

La formula semplice è:

Facciamo un esempio:

Vendete in media 25 prodotti al giorno e volete coprire 7 giorni di vendita con le scorte di sicurezza, sapendo che il vostro fornitore vi consegna in media in 15 giorni.

Scorte di sicurezza = 25 x 7 = 175

Punto di riordino = (25 x 15) + 175 = 550

Sebbene questo metodo di calcolo risulti molto semplice, è bene notare che richiede un perfetto controllo delle scorte per poter determinare il numero di giorni di vendita che si desidera coprire con le scorte di sicurezza.

Formula media e massima

Per questa formula sono necessari 4 tipi di dati:

- Il numero medio di prodotti venduti,

- Il tempo medio di consegna del vostro fornitore,

- Il numero massimo di prodotti venduti,

- Il tempo massimo di consegna da parte del vostro fornitore.

La formula è la seguente:

Manteniamo lo stesso esempio:

Vendete un massimo di 80 prodotti al giorno e il lead time massimo del vostro fornitore è di 20 giorni.

Scorte di sicurezza = (80 x 20) - (25 x 15) = 1225

Punto d'ordine = (25 * 15) + 1225 = 1600

Attenzione, però, con questa formula: ritardi estremi o livelli di vendita elevati ed eccezionali possono falsare la formula. È quindi necessario fare attenzione a limitare i dati a una percentuale.

Legge normale

Per il calcolo delle scorte di sicurezza si può applicare la legge normale o legge di Gauss. Essa consente di calcolare la quantità di scorte da tenere da parte per la scorta di sicurezza tenendo conto delle incertezze di alcuni criteri.

Prerequisito

Prima di qualsiasi calcolo con la distribuzione normale, dovrete iniziare a scegliere il vostro coefficiente di sicurezza. Questo si basa sul livello di servizio che volete fornire ai vostri clienti.

Ad esempio, se volete ottenere un tasso di servizio del 95% su uno dei vostri prodotti, dovrete utilizzare 1,64 come fattore di sicurezza nei vostri calcoli.

Per scegliere il tasso di servizio da applicare ai vostri prodotti, dovrete utilizzare la legge di Pareto o il metodo ABC.

È quindi possibile rappresentare i dati di vendita e calcolare le deviazioni standard delle vendite e dei tempi di consegna. Per calcolare le deviazioni standard, potete basarvi su un periodo di un anno. Attenzione, però: se si tratta di un prodotto ad alta stagionalità, sarà meglio concentrarsi su un periodo più specifico.

Distribuzione normale con incertezza sulla domanda

La prima delle quattro formule di distribuzione normale viene utilizzata quando la domanda è incerta e i tempi di consegna sono stabili e prevedibili.

La formula è la seguente:

Torniamo al nostro esempio. Come promemoria, ecco i dati che utilizzeremo in tutti gli esempi successivi:

Vogliamo ottenere un tasso di servizio del 95%, quindi il nostro fattore di sicurezza è 1,64. Il nostro tempo medio di consegna è di 15 giorni e vendiamo in media 29,7 copie del nostro prodotto al giorno. La deviazione standard delle vendite è 130,5 e la deviazione standard dei tempi di consegna è 1,3.

Scorta di sicurezza = 1,64 x 130,5 x √ (15) = 829

Punto di riordino = (29,7 x 15) + 829 = 1275

Legge normale con incertezza sui limiti temporali

Si può usare questa formula quando si hanno previsioni affidabili sulla domanda ma incertezze sui tempi di consegna.

La formula è la seguente:

Nel nostro esempio:

Scorte di sicurezza = 1,64 x 29,7 x 1,3 = 63

Punto di riordino = (29,7 x 15) + 63 = 508

In questa formula, più i tempi di consegna sono instabili, maggiore sarà la scorta di sicurezza.

Legge normale con incertezza sulla domanda e sul tempo (indipendente)

Questa formula si applica se avete incertezze sulle scadenze e sulla vostra richiesta, ma queste due incertezze sono indipendenti.

La formula è la seguente:

Nel nostro esempio:

Scorte di sicurezza = 1,64 x √ ((15 x 130,5²) + (29,7 x 1,3) ²) = 831

Punto di riordino = (29,7 x 15) + 831 = 1277

Legge normale con incertezza sulla domanda e sui tempi di consegna (dipendente)

Dovreste usare questa formula se avete sia incertezze sulla domanda che incertezze sul tempo di consegna e se queste due incertezze sono correlate (se il tempo di consegna causa incertezze sulla domanda o viceversa).

La formula corrisponde alla somma della distribuzione normale con incertezza sulla domanda e della distribuzione normale con incertezza sui ritardi:

Punti da tenere in considerazione quando si calcola lo stock di sicurezza

Affinché il calcolo del vostro stock di sicurezza sia ottimale e vi permetta di gestire correttamente le vostre scorte, dovrete essere vigili su diversi punti:

Quando si utilizzano i dati nei vari calcoli delle scorte di sicurezza, bisogna fare attenzione a utilizzare sempre la stessa unità di tempo. Ad esempio, non potrete scegliere di esprimere le vendite medie in un mese e il tempo medio di rifornimento in giorni. Questo punto è essenziale per ottenere risultati corretti e coerenti con la vostra situazione,

Il coefficiente di sicurezza non tiene conto della stagionalità dei prodotti nel loro complesso, l'utilizzo della legge normale per le scorte di sicurezza dei prodotti soggetti ad alta stagionalità è quindi sconsigliato, per evitare spiacevoli sorprese, a meno che non ci si concentri su un periodo specifico dell'anno per prevedere meglio le vendite,

Tutte le formule presentate in precedenza non consentono di prevedere situazioni estreme e del tutto eccezionali.

Scegliete la formula giusta per il vostro stock

Tra tutte le formule a disposizione per calcolare il vostro stock di sicurezza, dovrete scegliere quella più adatta alla vostra situazione:

• Se i volumi di vendita sono piccoli, le prime due formule saranno le più adatte (formula semplice e formula media e massima),
• In caso di volumi di vendita più elevati, dovrete utilizzare le formule della distribuzione normale. Per scegliere tra le quattro formule, dovrete individuare il punto di instabilità nella gestione delle scorte e dei rifornimenti. Nel caso in cui la domanda e l'offerta siano entrambe instabili, dovrete identificare se queste due instabilità sono correlate o meno.