Fornitore S&OP Fornitura e gestione

Il sistema di approvvigionamento è una questione importante per un'azienda. Chiede alle aziende di adattarsi agli eventi che perturbano la Supply Chain, motivo per cui l'approvvigionamento dei fornitori è essenziale per le aziende e le aiuta a ridurre le spese, a diminuire la necessità di capitale circolante, a limitare il rischio di interruzioni, a garantire qualità e prezzi ottimali.

Per sistema di approvvigionamento si intendono tutti i processi di identificazione, disponibilità a fornire, acquisto di beni o servizi effettuati da una terza parte, ad esempio un fornitore. L'approvvigionamento non è solo un processo fisico, ma anche morale, con il processo di negoziazione, l'ordine, il trasferimento di responsabilità sui processi estesi della Supply Chain, i controlli di ricezione e le verifiche finali. L'obiettivo è garantire l'efficienza e la produttività della produzione in azienda.

Approvvigionamento da parte dei fornitori

Il processo di approvvigionamento è strutturato in diverse fasi. Si tratta del cosiddetto ciclo di approvvigionamento.

Fase 1: Trovare un fornitore che soddisfi le vostre esigenze e che sia in grado di evadere i vostri ordini commerciali con prezzi e un livello di qualità che soddisfino le vostre necessità. L'obiettivo è trovare un equilibrio tra articoli, quantità, prezzo, azienda e fornitore.

Fase 2: Una volta scelto il fornitore (o i fornitori), l'approvvigionamento passa alla fase successiva.

L'approvvigionamento per fornitore migliora la soddisfazione, attraverso un rapporto venditore-acquirente. Questa unione azienda-fornitore permette di :

• Analizzare le spese: garantisce la trasparenza dei dati sul contratto per evitare qualsiasi confusione in fase di pagamento.
• Segmentazione dei fornitori: consente di esaminare l'efficienza e la redditività dell'offerta del venditore. L'obiettivo dell'azienda è garantire la massima soddisfazione del cliente.
• Collaborazione con i fornitori: La collaborazione tra un fornitore e un'azienda deve essere ponderata ed efficace per trarre vantaggio da un accordo tra il fornitore e l'azienda. Questo genera profitto, stabilità e un tasso di soddisfazione dei clienti assicurato.
• Valutazione del fornitore: verifica se il fornitore si sta impegnando a sufficienza per soddisfare le aspettative dell'azienda. Permette inoltre di vedere i cambiamenti e i miglioramenti da apportare alla catena di fornitura.
• Gestione dei rischi: l'unione tra il fornitore e l'azienda consente di limitare i rischi e di anticipare gli eventi imprevisti nella catena di fornitura.

Questi due passaggi sono molto importanti e consentono alle aziende di integrarsi in modo perfetto e senza soluzione di continuità per ottimizzare l'efficienza e la produttività.

Come definire i criteri di un fornitore?

L'obiettivo delle aziende è avere un archivio di fornitori affidabile. È possibile che un'azienda abbia diversi fornitori per garantire uno o più flussi di merci ed evitare carenze.

È quindi obbligatorio circondarsi di buoni fornitori di cui ci si fida. Ciò consente una migliore gestione delle scorte, dei flussi e degli ordini. Il fornitore deve soddisfare le vostre esigenze, il vostro settore e i vostri precisi criteri di selezione.

Dobbiamo quindi scegliere :

• Il posizionamento strategico del fornitore all'interno dell'azienda.
• Il valore e il track record del fornitore nella sua attività professionale.
• Referenze di prodotti e servizi a garanzia della qualità.
• I termini di pagamento.
• L'apertura del suo Sistema Informativo per prendere ordini, monitorare gli ordini, accedere alle scorte,

Ovviamente, i criteri di selezione possono cambiare ed evolvere nel tempo.

Processi / Funzioni del fornitore

 Le funzioni di un fornitore dipendono dalla logistica di approvvigionamento dell'azienda. Ne esistono 3 diverse:

• La funzione di approvvigionamento si occupa del processo di acquisto dei prodotti necessari al corretto funzionamento della produzione aziendale.
• La funzione di stoccaggio: fornitura di uno spazio per immagazzinare prodotti che saranno successivamente utilizzati per la produzione o conservati fino alla futura spedizione e distribuzione del prodotto.
• La funzione di gestione delle scorte: la gestione delle scorte di magazzino consente di gestire la referenziazione dei prodotti immagazzinati, la quantità delle scorte, il follow-up delle consegne degli ordini.

L'intelligenza artificiale rappresenta un grande sviluppo per le aziende. Consente l'analisi dei dati e la raccolta di informazioni rilevanti. Questo vale anche per l'acquisizione di informazioni sui fornitori. Essendo al primo posto, è importante coltivare un rapporto di fiducia e di lunga durata con il fornitore.

1. Funzioni di controllo delle fatture di ricevimento :
   Ci sono diversi tipi di fatture:

• Fattura per l'acquisto di un prodotto consumabile che viene consumato in un periodo limitato e il più delle volte breve (meno di un anno). Ad esempio, materiali, beni, forniture o attrezzature.
• Fattura per l'acquisto di un servizio o di una prestazione da parte di un'azienda che fornisce un servizio: parrucchiere, autofficina, trasportatore, ecc. per soddisfare una specifica esigenza
• Fattura per l'acquisto di un'attività fissa: che viene utilizzata in modo duraturo (più di un anno).

Le fatture richiedono molti controlli:

• Verifica delle informazioni obbligatorie sui prodotti per determinare la conformità del documento.
• Controllo degli ordini di acquisto, controllo dell'accettazione della qualità e della quantità dei prodotti, dei prezzi, ecc.

Gli ordini di acquisto dei fornitori vengono utilizzati dal cliente per verificare se i prodotti fatturati corrispondono e sono identici a quelli ricevuti; questa parte può essere digitalizzata.

Le bolle di ricevimento sono utili al cliente per verificare se le quantità dei prodotti fatturati sono identiche a quelle dei prodotti ricevuti; questa parte può essere digitalizzata.

Il controllo delle fatture consente ai clienti di verificare se i prezzi dei prodotti fatturati sono conformi a quelli indicati al momento dell'ordine.

Ci sono anche altri controlli aggiuntivi:

1. Controllo delle condizioni di vendita :

La scheda fornitore e il modulo d'ordine sono utilizzati per controllare le condizioni di vendita:

• Bilanci o vantaggi tariffari pianificati e concessi alle giuste tariffe,
• Scadenza per la preparazione degli ordini e consegna acquisita,
• Condizioni di pagamento previste.
  

2.Controllo dei calcoli :

Le fatture sono per lo più realizzate in modo automatizzato tramite uno strumento informatico. Ciò consente di evitare errori di calcolo, ma quando vengono fatte a mano è importante controllare bene i calcoli.

I risultati del controllo :

Il monitoraggio può portare a due risultati diversi:

• La fattura è conforme: il debito è indicato sulla fattura che può quindi essere registrata in contabilità e pagata entro le scadenze condivise.
• La fattura non risponde ai controlli ed è quindi non conforme: il cliente deve quindi contattare il fornitore per segnalare l'anomalia (o le anomalie) o le discordanze nell'ambito di una controversia. È quindi necessario ricreare una fattura o apportarvi una modifica.

Gestione del rischio :

I processi di approvvigionamento dei fornitori aiutano a gestire i rischi aziendali. L'identificazione di prodotti, prezzi, scadenze e altro ancora aiuta a ridurre gli errori e quindi il rischio di azioni legali e spese impreviste.

Qualità della consegna

Il termine qualità della consegna corrisponde alla qualità del servizio fornito dal fornitore che è responsabile della consegna di un ordine da parte di un corriere o di un addetto alle consegne presso un sito. Si tratta di un elemento importante che permette di valutare l'esperienza complessiva di una consegna e che, di conseguenza, contribuisce a soddisfare i clienti e a facilitare la loro esperienza di acquisto.

Infatti, il successo di una consegna è uno dei soli modi per soddisfare un cliente.

Per migliorare la qualità delle consegne e quindi evitare errori umani, tempi di consegna troppo lunghi, ritardi nelle consegne, ecco alcuni approcci che sono oggetto di studio specifico:

• Adottare la consegna diretta: consegnare direttamente

Quando le dimensioni del pacco lo consentono, gli e-merchant possono ottenere l'affrancatura per posta.

Questo riduce i costi e migliora la soddisfazione dei clienti:

• Più comodo per il cliente: non è necessario recarsi in un punto di smistamento, mettersi a disposizione o aspettare il fattorino,
• Più economico per il commerciante: non gestisce la restituzione degli ordini e la mancata consegna.

Logistica urbana: pooling

La domanda dei consumatori continua a crescere, in pochi anni il numero di pacchi raddoppierà. La palese esplosione del commercio elettronico richiederà quindi una rapida automazione dei processi di consegna e la diffusione di punti vendita sia nelle aree rurali che in quelle urbane.

La logistica urbana risponde alle conseguenti esigenze di multidistribuzione e di consumatori sempre più connessi. È un rinnovamento continuo.

Le aziende devono dotarsi di tecnologia e infrastrutture intelligenti per poter soddisfare e massificare la domanda. Le scadenze vengono rispettate e i mezzi di distribuzione si moltiplicano.

La logistica condivisa combina diversi tipi di consegne con diverse rotte di trasporto. I punti di consegna e di ritiro e distribuzione variano a seconda della posizione, dei tempi, del tipo e della funzione di un prodotto e del target di prodotto.

Ci sono tre tipi di consegne condivise:

• Spedire dagli hub: mini-magazzini urbani e l'e-commerce diventa più ecologico: biciclette, cargo bike, a piedi.
• Spedire dal negozio: L'obiettivo è soddisfare il più possibile i clienti e quindi capitalizzare una serie di scorte in negozio. In questo modo si riducono i costi e le distanze da percorrere, i tempi di consegna, le consegne più precise, gli effetti negativi sull'ambiente.
• Da negozio a negozio: il rifornimento avviene in tempo reale, poiché la distanza tra il negozio e il punto vendita è di pochi chilometri. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro, poiché i costi sono inferiori.

Pooling: primo e ultimo miglio.

Gestione del primo e dell'ultimo miglio :

• La logistica del primo chilometro :
   
  Si tratta del primo processo della catena di fornitura quando il cliente ha effettuato un ordine e termina quando la consegna è pronta. La consegna avviene a domicilio o attraverso punti intermedi come centri di distribuzione, centri urbani, magazzini, ecc. Il primo miglio è essenziale per la gestione e l'ottimizzazione degli ordini.
•  Logistica dell'ultimo miglio:
  Questa logistica rappresenta l'ultimo anello della catena, quando la consegna viene effettuata a mano al cliente. Si tratta di una sfida per le aziende, poiché i pacchi sono numerosi.
• Primo e ultimo miglio :
   
  La differenza tra il primo e l'ultimo miglio sta nell'organizzazione in cui vengono gestiti.
  Il primo miglio è il primo passo della catena logistica e inizia al ricevimento dell'ordine del cliente e comprende: la sua preparazione, il suo imballaggio. Mentre l'ultimo miglio è il passo finale, ovvero la consegna e la restituzione del prodotto al cliente.
   
  L'ultimo passo consiste nel far pervenire l'ordine al cliente o la disposizione a un negozio.
   
  Le consegne del primo chilometro sono di grandi dimensioni (pallet, consolidamento, ecc.). Quelle dell'ultimo miglio sono di volume minore e servono a soddisfare i clienti con consegne rapide ed efficienti.
   
  Oggi le aziende cercano di limitare le conseguenze negative che possono derivare da una cattiva gestione del primo e dell'ultimo miglio.
  L'e-commerce rappresenta oggi l'80% del numero di pacchi consegnati. Chi dice e-commerce dice consegna e trasporto logistico?
   
  Questa logistica del primo e dell'ultimo miglio mostra la massificazione delle risorse di distribuzione ottimizzando la gestione aziendale.

Vantaggi:

•  Migliore impronta di carbonio:
• Ridurre la distanza geografica per la consegna di un prodotto o di un servizio a un cliente.
• Il commercio elettronico e le consegne rapide rappresentano un costo ambientale significativo: pertanto, le consegne devono essere suddivise in base alle dimensioni dei pacchi.
• Impatto ecologico sui rendimenti dei pacchi
• Pooling sugli ultimi chilometri di consegna, flussi e mezzi di consegna (veicoli, attrezzature, sedi, ecc.)
• Pooling senza esplosione dei costi

L'obiettivo di una buona gestione del primo e dell'ultimo miglio permette di minimizzare i costi di trasporto e di soddisfare le esigenze dei clienti: relay point, click and collect, drive, hub urbani, ecc.

Tuttavia, la gestione del primo e dell'ultimo miglio può rivelarsi più lunga, ma è comunque più efficace.

Come integrare una soluzione di gestione nel vostro ecosistema?

• Gestione degli ordini dei clienti e dei fornitori: dashboard, ordini, risposta alla domanda, gestione del catalogo.
• Gestione dell'importazione/esportazione: importate i dati nel vostro software gestionale ed eseguite gli aggiornamenti dei dati attraverso l'importazione: esportate i dati per ottenere una maggiore facilità d'uso.
  
• Ridurre i tempi di consegna
  L'obiettivo di un'azienda è fornire la migliore soddisfazione possibile ai propri clienti. Per questo motivo deve adattare le proprie consegne. In genere, infatti, i consumatori desiderano ricevere le consegne il prima possibile e in tempo.
  
• Creare un'esperienza di successo per il cliente quando apre il pacco
  L'unboxing, o la cosiddetta apertura del pacco, è il momento più atteso dal cliente. L'obiettivo è quello di rendere questo compito più semplice e piacevole.
   
  Il modo più semplice ed efficiente per aprire il pacco è quello di posizionare una striscia a strappo sulla confezione. In questo modo si riduce il tempo di apertura del pacco e si garantisce la soddisfazione del cliente.
  
• Gestione ambientale: gestione dei rifiuti.
  L'ecologia è un fattore chiave nelle notizie. Molti consumatori vogliono prendersi cura dell'ambiente e ridurre i rifiuti. Pertanto, per soddisfare i propri clienti dalla A alla Z, le aziende possono adattare i propri imballaggi per ottenere una soluzione più ecologica.-     Eco-packaging,
  -        Imballaggi riciclabili,
  - Servizio che offre la rimozione dell'imballaggio
  
• La logistica inversa : 
  La logistica inversa è essenziale per il successo di un'azienda e della sua gestione. Questo riduce i costi ma aumenta anche il fatturato di un'azienda.
   
  La Riserva Logistica consente il successo :
  -           In tempo reale: monitorare i prodotti e le attrezzature in tempo reale.
  -      Visione a 360° per una Supply Chain estesa: gestione dei resi dei prodotti per una visione completa delle scorte di merce.
  -       Tracciabilità: tracciabilità di pacchi e merci lungo tutto il percorso di consegna.
  -      Trasferimento di responsabilità: monitoraggio della consegna delle merci, controllo dei trasferimenti.
  -     Gestione dei prodotti restituibili: casse, pallet, scatole vengono restituite al fornitore.
  -         Informazioni sui contenziosi in tempo reale: raccogliere informazioni sui prodotti e sui loro progetti. Consente di risolvere le controversie e i problemi che possono sorgere.

Perché un software per gli acquisti?

Una soluzione di approvvigionamento consente a un'azienda, indipendentemente dal suo settore, di ricevere prodotti di qualità a prezzi competitivi. Ciò consente alle aziende di offrire ai propri clienti un'ampia scelta di prodotti e di garantire una soddisfazione ottimale dei clienti.

Se la catena di approvvigionamento è sviluppata in modo adeguato, consente di stabilire relazioni esterne affidabili con i fornitori. Tuttavia, l'automazione dei servizi tramite software per automatizzare il processo di approvvigionamento consente :

• Riduzione dei costi,
• Aumento della produttività,
• Riduzione di fatture e documenti inutili (digitalizzazione),
• Riduzione degli errori di calcolo e degli errori umani,
• Standardizzazione delle transazioni,
• Visibilità condivisa e in tempo reale,
  
  Lo scopo del software di approvvigionamento è quello di raccogliere e condividere istantaneamente una serie di dati con un'azienda, in modo che questa possa confermare o apportare modifiche in base alle necessità.
  
  Automatizzare i processi finanziari :
   Automatizza anche i processi finanziari, poiché tiene traccia delle tendenze di spesa per mostrare le fluttuazioni aziendali. Nel software di approvvigionamento, gli ordini vengono consolidati automaticamente.
   
  Inoltre, la nozione di avviso è presente nel software di approvvigionamento: gli utenti di questo software ricevono un avviso quando il fornitore cambia i prezzi e possono accedere a un catalogo di fornitori disponibili.
  L'approvvigionamento e la sua gestione, così come i fornitori, sono operazioni essenziali all'interno di un'azienda. Contribuiscono a incrementare i profitti, a garantire l'efficienza e la produttività dell'azienda, ma soprattutto a migliorare l'esperienza e la soddisfazione generale del fornitore.
  
  Centralizzazione dei cataloghi prodotti su più canali :
  Il software di approvvigionamento consente anche di centralizzare i cataloghi prodotti su tutti i canali: e-commerce, Marketplace, cartaceo, ecc.
  
  PIM : gestione centralizzata dei cataloghi prodotti per tutte le entità
  
  La gestione centralizzata dei prodotti comporta numerosi vantaggi. Infatti, è soprattutto importante essere il più possibile trasparenti sui prodotti e sui clienti prima che passino alla fase di acquisto. Questo permette loro di beneficiare di un'esperienza di successo attraverso i vari canali di vendita offerti dalla vostra azienda.
   
  Ci sono due modi per centralizzare i prodotti:
• Il PIM consente di gestire tutti i dati testuali relativi al prodotto,
• Il DAM: gestisce i dati multimediali del prodotto: video, foto, suoni, schede tecniche, ecc.
  
  Entrambi i metodi hanno lo stesso obiettivo: distribuire il prodotto su tutti i canali di comunicazione e distribuzione: e-commerce, Marketplace, cataloghi, cartelloni, volantini, tecnologia, ecc.
  
  Differenziare il catalogo prodotti :
  Benchmark : 
  Tecnica di marketing che consente a un'azienda di osservare altre aziende, in particolare le loro prestazioni, per confrontare e analizzare prodotti e servizi concorrenti. Questa tecnica di Benchmark migliora la competitività nei limiti del rispetto della concorrenza e la produttività di ogni azienda che offre nuovi prodotti sul mercato.
  Si differenziano 4 benchmark:
  -      Interno
  -         Competitivo
  -       Funzionale
  -   Orizzontale
   
  La differenziazione del catalogo prodotti non riguarda solo l'innovazione, ma anche le consegne, i resi, l'imballaggio e un e-commerce efficiente.
  
  Flusso di lavoro di convalida :
  Il flusso di lavoro di convalida consente di dematerializzare e automatizzare il processo di approvazione, sia interno che esterno. Il contratto, inizialmente non modificabile, diventa quindi uno strumento di comunicazione in cui ogni partecipante può aggiungere le proprie raccomandazioni, modifiche o prevenire un disaccordo.
  Il flusso di lavoro si adatta quindi all'azienda e ai suoi membri. Ciò consente di automatizzare le richieste, sia interne grazie all'accordo dei dipendenti tra loro, sia esterne grazie all'aumento della produttività.
  
  Tenere conto dei tempi di consegna teorici ed effettivi (OTIF)
  La puntualità è un indicatore essenziale negli affari. Si tratta della frequenza con cui un cliente riceve il proprio ordine e nei tempi previsti.
   
  L'OTIF viene determinato in due tempi di riferimento:
• La data in cui il cliente ha richiesto la consegna: Puntuale Consegna alla richiesta.
• La data promessa dal fornitore/azienda: Tutti gli ordini in anticipo, in ritardo o persi sono considerati KO. D'altra parte, quello che soddisfa esattamente le aspettative del cliente è OK.
   
  Calcolo OTIF: somma degli ordini perfettamente consegnati / somma degli ordini da consegnare) X100 Applicazione mobile in tempo reale per le controversie
  
  Le applicazioni mobili su smartphone consentono a questi utenti di avere accesso in tempo reale ai dati chiave:
  Le applicazioni mobili su smartphone consentono a questi utenti di accedere in tempo reale ai dati chiave: pianificazione, lettera, prova di consegna, ordine di acquisto, ecc. Per le forniture ai fornitori, questo permette di trasmettere istantaneamente dati come il follow-up delle consegne, il follow-up degli incidenti, ecc. questo permette un trattamento semplificato delle controversie.
  
  1.          Più tracciabilità per ogni trasporto
  L'utilizzo di un'applicazione mobile permette di portare una tracciabilità ottimale ai vostri processi.Questo fornisce una visione precisa e affidabile dello stato di avanzamento di ogni trasporto e di ogni fornitore: trasferimento di responsabilità, geolocalizzazione, chilometri rimanenti, prova di consegna: tutto ciò che è necessario sapere sul trasporto.
  
   
  2.Dematerializzare le azioni
   
  L'applicazione mobile per la gestione dei trasporti e delle consegne consente di sfruttare al massimo la dematerializzazione dei processi. 
   
  Ecco i vantaggi:
• Fine dei rientri: tutti i dati aziendali vengono reindirizzati al software di gestione dell'inventario. Si risparmia tempo e produttività,
• La fine dei costi associati alla stampa e alla spedizione di documenti (lettere, posta, bolle di consegna o fatture);
• Fatturazione veloce e affidabile