Approvisionnement et gestion fournisseurs S & OP 

Le système d’approvisionnement est un enjeu majeur pour une entreprise. Il demande aux entreprises de s’adapter aux évènements qui bouleversent la Supply Chain c’est pourquoi l’approvisionnement fournisseur est essentiel pour les entreprises et les aide à réduire leurs dépenses, réduire le besoin de fonds de roulements, limiter les risques de ruptures, garantir une qualité et des prix optimaux. 

Le système d’approvisionnement signifie l’ensemble des processus d’identification, de volonté d’approvisionnement, d’achat de biens ou de service effectué par un tiers par exemple un fournisseur. L’approvisionnement n’est pas uniquement un processus physique mais également moral avec le processus de négociation, d’ordre de commande, des transferts de responsabilité sur les processus de Supply Chain étendue, des contrôles réceptions et des audits finaux. Le but étant de garantir une efficacité et une productivité de la production en entreprise. 

Approvisionnement par fournisseurs 

Le processus d’approvisionnement se conçoit en plusieurs étapes. C’est ce qu’on appelle un cycle d’approvisionnement. 

Étape 1 : trouver un fournisseur qui répond à vos besoins et est capable de traiter les commandes de votre entreprise avec des prix et un niveau de qualité qui répond à vos besoins. Le but étant de trouver un équilibre entre les articles, la quantité, les prix, les délais et l’entreprise (solvabilité, rse, etc.). 

Étape 2 : une fois le ou les fournisseurs choisi l’approvisionnement passe à l’étape suivante.  

Un approvisionnement par fournisseur permet d’améliorer la satisfaction notamment grâce à un rapport vendeurs – acheteurs. Cette union entreprise – fournisseur permet de : 

• Analyser les dépenses : il s’assure de la transparence des données sur le contrat afin d’éviter toutes confusions lors de paiement, 
• Segmentation des fournisseurs : cela permet d’examiner l’efficacité et la rentabilité de l’offre du vendeur. Le but pour l’entreprise est de garantir au maximum un satisfaction client, 
• Collaboration avec des fournisseurs : un partenariat entre un fournisseur et une entreprise doit être réfléchi et efficace pour profiter d’une entente entre le fournisseur et une entreprise. Cela engendre un profit, une stabilité et un taux de satisfaction client assuré, 
• L’évaluation du fournisseur : cela permet de vérifier si le fournisseur fourni assez d’effort pour satisfaire les attentes d’une entreprise. Cela permet également de voir les modifications et amélioration à faire sur la chaîne d’approvisionnements, 
• Gestion des risques : l’union entre le fournisseur et l’entreprise permettent de limiter les risques et d’anticiper les imprévue sur la chaîne d’approvisionnement. 

Ces étapes sont très importantes et permettent aux entreprises de s’intégrer de manière fluide et transparente afin d’optimiser l’efficacité et la productivité. 

Comment définir les critères d’un fournisseur ?

L’objectif pour les entreprises est de disposer d’un référentiel fournisseur fiable. Il est possible pour une entreprise d’avoir plusieurs fournisseurs afin d’assurer un ou plusieurs flux de marchandises et d’éviter les pénuries. 

Il est donc obligatoire de s’entourer de bons fournisseurs avec lesquels vous avez confiance. Cela permet une meilleure gestion des stocks, gestion des flux et gestion des commandes. Le fournisseur doit répondre à vos besoins, à votre secteur et à vos critères de choix précis. 

Il faut donc choisir : 

• Le positionnement stratégique du fournisseur au sein de l’entreprise, 
• La valeur et les antécédents du fournisseur dans son activité professionnelle, 
• Les références de produits et services afin de garantir une qualité, 
• Les conditions de paiement, 
• L’ouverture de son Système d’information pour prendre des commandes, suivre les commandes partager les prévisions et accéder aux stocks. 

Évidemment, vos critères de sélection peuvent changer et évoluer dans le temps.

Processus / Fonctions Fournisseurs

Les fonctions d’un fournisseur dépendent de la logistique d’approvisionnement de l’entreprise. Il en existe 3 différentes :

• La fonction d’acquisition : s’adresse au processus d’achat des produits qui sont nécessaires au bon fonctionnement de la production de l’entreprise, 
• La fonction de stockage : aménagement d’un espace pour stocker les produits qui seront par la suite utilisés pour la production ou stockés jusqu’à la future expédition et distribution du produit, 
• La fonction de gestion des stocks : gestion de l’inventaire des stocks permet de gérer le référencement des produits stockés, la quantité de stocks et le suivis des livraisons des commandes. 

L’intelligence artificielle est une grande évolution pour les entreprises. Elle permet l’analyse des données et le regroupement des informations pertinentes. Cela est valable également pour le recrutement des informations à propos des fournisseurs. 

1. Enjeux du contrôle des factures en réception : 
   Il existe différents types de factures : 

• Facture pour l’achat d’un produit consommable c’est-à-dire qui se consomme sur une durée limitée et la plupart du temps courte (moins d’un an). Par exemple les matières, marchandises, fournitures ou bien les équipements,
• Facture pour l’achat d’un service ou une prestation effectuée par une entreprise qui fournit un service : coiffeur, garage, transporteur, etc. pour répondre à un besoin particulier, 
• Facture pour l’acquisition d’une immobilisation : qui s’utilise de manière durable (plus d’un an). 

Les factures nécessitent de nombreux contrôles : 

• Vérifications des mentions obligatoires sur les produits pour déterminer la conformité du document, 
• Contrôle sur les bons de commandes, 
• Contrôle réception de la qualité et quantité produits, 
• Contrôler les tarifs, 
• Contrôler les délais et les emballages, 
• Etc. 

Les bons de commande fournisseur servent au client à vérifier si les produits qu’il a facturés correspondent et sont identiques aux produits reçus, cette partie pouvant être digitalisée. 

Les bons de réception sont d’utilité à ce que le client vérifie si les quantités des produits facturés sont identiques aux produits reçus, cette partie pouvant être digitalisée.

Le contrôle facture permet aux clients de vérifier si les prix des produits facturés sont conformes à ceux effectués lors de la commande.

Il existe également d’autres contrôles supplémentaires : 

1. Le contrôle sur les conditions de ventes :

La fiche fournisseur et le bon de commande permettent de contrôler les conditions de vente :

• Soldes ou avantages tarifaires prévus et accordés aux bons taux, 
• Délai de préparations de commandes et de livraison acquises,
• Conditions de règlement prévues.
  

2. Le contrôle des calculs :

Les factures sont la plupart du temps faites de manière automatisée via une solution digitale. Cela revient à éviter les erreurs de calculs mais lorsqu’elles sont faites à la main il est important de bien vérifier les calculs. 

Les résultats du contrôle : 

Le contrôle peut mener à deux résultats différents : 

• La facture est conforme : bon à payer est indiqué sur la facture qui peut par la suite être enregistrée dans la comptabilité et être payée dans les délais partagés. 
• La facture ne répond pas aux contrôles donc est non conforme : le client doit alors contacter le fournisseur pour signaler la ou les anomalies ou désaccords dans le cadre d’un litige. Il est nécessaire par la suite de recréer une facture ou faire un avenant. 

La gestion des risques : 

Les processus d’approvisionnement fournisseurs permettent de gérer les risques en entreprise. L’identification des produits, des tarifs, des délais et autres permettent de réduire les erreurs et donc de réduire les risques d’action en justice et les dépenses imprévues.

Qualité de livraison

En effet, une livraison réussie est un des seuls moyens de satisfaire un client. 

Afin d’améliorer la qualité des livraisons et donc éviter les erreurs humaines, les délais trop longs, les livraisons en retard voilà quelques approches qui s’étudient spécifiquement : 

•  Adopter une livraison directe : déposer directement,

Lorsque la situation logistique le permet, les sociétés peuvent obtenir un affranchissement ou un franco. 

Cela réduit les coûts et améliore la satisfaction client : 

• Plus pratique pour le client : pas besoin de se déplacer ou d’attendre une mutualisation ;
• Plus économique : Tarif massifié. 

La logistique urbaine : mutualisation

La demande des consommateurs ne cesse de s’accroitre : dans quelques années le nombre de colis sera multiplié par deux. L’explosion flagrante du e-commerce va alors demander une automatisation rapide des processus de livraisons et un déploiement des points de vente que ce soit en milieu rural qu’en milieu urbain. 

La logistique urbaine répond au besoin conséquent de la multidistribution et des consommateurs de plus en plus connectés. C’est un perpétuel renouvellement. 
Les entreprises sont dans le besoin de s’équiper grâce à la technologie, aux infrastructures intelligentes afin de pouvoir répondre à la demande et la massifier. Les délais sont respectés et les moyens de distribution sont multipliés. 

La logistique mutualisée combine plusieurs types de livraisons avec plusieurs parcours de marchandises. Les points de livraison et d’enlèvement et de distribution varient selon l’emplacement, les délais, le type et la fonction d’un produit et la cible final du produit. 

Il existe trois types de livraisons mutualisées : 

• Ship from hub / dark store : les mini - entrepôts urbains et le e-commerce devient plus écologique : vélo, vélo cargos, à pied. 
• Ship from store : Le but étant de satisfaire les clients au maximum donc de capitaliser un ensemble de stocks en magasin. Cela réduit les coûts et les distance à parcourir, les délais, les livraisons plus précises, réduit les effets négatifs sur l’écologie. 
• Store to store : le réapprovisionnement se fait en un temps réel puisqu’il ne faut que quelques kilomètres pour parcourir la distance entre le magasin et le point de vente. Cela permet de gagner du temps, de l’argent puisque les coûts sont moindres. 

Mutualisation : premier et dernier kilomètre. 

Gestion du premier et dernier kilomètre :

• La logistique du premier kilomètre :

Cela correspond au premier processus de la chaîne logistique lorsque le client a passé commande et se termine au moment où la livraison est prête à partir. Cette livraison est soit livré à domicile soit par des points intermédiaires tels que les centres de distribution, hubs urbains, entrepôts, etc. Le premier kilomètre est primordial pour la gestion des commandes et son optimisation. 

• La logistique du dernier kilomètre 

Cette logistique représente le dernier maillon de la chaîne soit lorsque la livraison est remise en main propre au client. C’est un défi pour les entreprises étant donné qu’il y a un grand nombre de colis. 

• Premier et dernier kilomètre : 

La différence entre le premier et le dernier kilomètre se trouve dans l’organisation dans lequel ils sont exécutés. 
Le premier kilomètre est la première étape de la chaîne logistique et commence dès le reçu de la commande client et comprend : sa préparation, son emballage. Tandis que le dernier kilomètre est l’étape finale soit la livraison et le rendu du produit au client. 

La dernière étape convient de faire parvenir la commande au client ou la disposition dans un magasin. 
Les livraisons premier kilomètres sont de tailles importantes (palettes, consolidation, etc). Celles du dernier kilomètre sont de volume plus faible et dans le but de satisfaire les clients par une livraison rapide et efficace. 

Aujourd’hui les entreprises cherchent à limiter les conséquences négatives que peuvent engendrer une mauvaise gestion du premier et du dernier kilomètre.  
Le E-commerce représente aujourd’hui 80% du nombre de colis livrés. Qui dit E-commerce dit livraison et transports logistiques. 

Cette logistique du premier et dernier kilomètre montre la massification des moyens de distributions tout en optimisant la gestion des entreprises. 

Avantages : 

• Meilleure empreinte carbone :
• Réduire la distance géographique pour une livraison de produit ou de services à un client
• Le e-commerce et les livraisons rapides représentent un coût environnemental important : ainsi il faut sectoriser les livraisons selon la taille des colis. 
• Impact écologique sur les retours de colis 
• Mise en commun sur les derniers kilomètres de livraison, des flux et des moyens de livraison (véhicules, matériels, emplacements, etc.)
• Mutualisation sans explosion des coûts 

Le but d’une bonne gestion premier et dernier kilomètre permet de minimiser les coûts de transports et répondre aux besoins des clients : point relais, click and collect, drive, hubs urbains, etc. 

Néanmoins, la gestion du premier et dernier kilomètre peut s’avérer être une gestion plus longue mais elle demeure plus efficace. 

Comment intégrer une solution de gestion dans votre écosystème ?

• Gestion des commandes clients et fournisseurs : tableau de bord, commandes, répondre à la demande, gestion des catalogues. 
• Gestions des imports / exports : importer les données dans votre logiciel de gestion et effectuer des mises à jour de données grâce à l’import : exporter des données pour gagner en facilité d’utilisation. 

• Réduire les délais de livraison,
  L’objectif pour une entreprise est de satisfaire au mieux ses clients. C’est pourquoi elle doit adapter ses livraisons. En effet les consommateurs souhaitent généralement recevoir au plus vite et dans les délais accordés leurs livraisons mais avec le meilleur coût pour l’entreprise. 
  
• Créer une expérience client réussis lorsque celui-ci ouvre le colis,
  L’unboxing ou ce qu’on appelle l’ouverture du colis est le moment le plus attendu par le client. Le but étant de leur facilité cette tâche et de la rendre plus agréable. 
   
  Pour faciliter l’ouverture du colis le plus simple et le plus efficace est de placer une bande d’arrachage sur le colis. Cela réduit le temps d’ouverture du colis et donc assure une satisfaction client. 

• Gestion environnementale : gestion des déchets. 
  L’écologie est un facteur phare de l’actualité. Beaucoup de consommateurs souhaitent faire attention à l’environnement et réduire leurs déchets. C’est pourquoi pour satisfaire de A à Z leurs clients les entreprises peuvent adapter leurs emballages pour une solution plus écologique. 
  Il existe donc plusieurs techniques : 
  -       Eco-emballages,
  -       Emballages recyclables,
  -       Service qui propose n enlèvement d’emballages.
  
• Reverse Logistic : 
  La reverse logistic / logistique inversée est essentielle pour la réussite d’une entreprise et sa gestion. Celle-ci permet de réduire les coûts mais aussi d’augmenter le chiffre d’affaires d’une entreprise. 
  La Reserve logistique permet : 
  -       En temps réel : suivre les produits et les équipements, 
  -       Vision 360° pour un Supply Chain étendue : gestion des retours produits pour une vision complète des stocks de marchandises, 
  -       Traçabilité : suivi des colis et marchandises sur tout le parcours de livraison, 
  -       Transfert de responsabilité : suivi de l’acheminement des marchandises, contrôle des transferts, 
  -       Gestion des produits consignés : caisses, palettes, cartons, etc. en possession et à retourner au fournisseur,  
  -       Information en temps réel des litiges : récolter des informations sur les produits et leur conception. Permet de résoudre des litiges et problèmes qui peuvent survenir. 

Pourquoi un logiciel d’approvisionnement ?  

Une solution d’approvisionnement permet à une entreprise, quel que soit son secteur, de recevoir des biens qualitatifs avec des prix compétitifs. Cela permet aux entreprises de proposer à leurs clients un large choix de produits et de garantir une satisfaction client optimale en proposant les produits au bon prix dans les meilleurs délais. 

Si la chaîne d’approvisionnement est correctement développée elle permet d’établir des relations externes fiables avec des fournisseurs. Cependant l’automatisation de ces services via un logiciel d’automatisation du processus d’approvisionnement permet une : 

• Réduire des coûts,
• Augmenter la productivité, 
• Diminuer les factures et papiers inutiles (digitalisation),
• Réduire les erreurs de calculs et des erreurs humaines, 
• Normaliser les transactions,
• Simplifier la revue des commandes avec des propositions.
  
  Un logiciel d’approvisionnement a pour but de recueillir, analyser et de partager un ensemble de données calculées instantanément pour que l’entreprise puisse soit confirmer soit apporter des modifications si besoin. 
  
  Automatiser les processus financiers : 
  Il permet également d’automatiser les processus financiers puisqu’il suit les tendances des dépenses pour montrer les fluctuations de l’entreprise. Dans un logiciel d’approvisionnement, les commandes sont automatiquement consolidées. 
  
  De plus, la notion d’alertes est présente dans un logiciel d’approvisionnement : les utilisateurs de ce logiciel reçoivent une alerte lorsque le fournisseur change les prix et peut avoir accès à un catalogue de fournisseurs disponibles. 
  L’approvisionnement et sa gestion ainsi que les fournisseurs sont des opérations primordiales au sein d’une entreprise. Elles permettent de stimuler les économies, de garantir l’efficacité et la productivité en entreprise mais surtout améliorent l’expérience et la satisfaction globale du fournisseur.
  
  Centralisation des catalogues produit sur plusieurs canaux : 
  Un logiciel d’approvisionnement permet également de centraliser vos catalogues produits sur l’ensemble de vos canaux : e-commerce, Marketplace, papier, etc. 
  
  PIM : gestion de la centralisation des catalogues produits pour toutes les entités
  
  La gestion centralisée des produits apporte de nombreux avantages. En effet il est avant tout important d’être le plus transparent possible sur les produits et envers les clients avant qu’ils passent à l’étape de l’achat.  Cela leur permet de bénéficier d’une expérience réussie à travers les différents canaux de vente que votre entreprise propose. 
   
  Il existe deux manières de centraliser les produits : 
• Le PIM qui permet de gérer l’ensemble des données qui sont textuelles sur votre produit,
• Le DAM : gère les données médiatiques du produit : vidéo ; photos, sons, fiches techniques, etc. 
  
  Les deux méthodes ont le même but : diffuser votre produit sur l’ensemble de vos canaux de communication et de distribution : e-commerce, Marketplace, catalogues, panneaux publicitaires, dépliants, technologie, etc. 
  
  Différencier son catalogue produit : 
  Benchmark : 
  Technique marketing permettant à une entreprise d’observer les autres entreprises notamment leur performance pour ainsi comparer et analyser les produits et services concurrents. Cela a pour but de promouvoir une différenciation et une conception de nouveaux produits innovants. 
   
  Cette technique Benchmark permet d’améliorer la compétitivité dans les limites du respect concurrentiel et la productivité de chaque entreprise proposant des produits nouveaux sur le marché. 
  On différencie 4 benchmarks :
  -        Interne
  -        Compétitif
  -        Fonctionnel 
  -        Horizontal 
  
  La différenciation du catalogue produit ne se joue pas uniquement sur l’innovation. Cela peut être une différenciation par le biais des livraisons, des retours, du packaging et le e-commerce efficace. 
  
  Workflow de validation : 
  
  Le workflow de validation permet de dématérialiser et d’automatiser le processus d’approbation qu’elles soient internes ou externes. Le contrat initialement non modifiable devient alors un outil de communication où chaque participant peut ajouter ses recommandations, modifications ou prévenir d’un désaccord. 
  Le workflow sera ainsi adapté à l’entreprise et à ses membres. Cela permet d’automatiser les demandes que ce soit internes grâce au convenu des employés entre eux mais aussi externe grâce à l’augmentation de la productivité. 
  
  Prise en compte des délais théoriques et réels (OTIF) de livraison
  On time in full est un indicateur primordial en entreprise. C’est la fréquence à laquelle un client reçoit sa commande et en temps voulu.  
   
  L’OTIF est déterminé en deux temps de référence : 
• La date où le client a demandé sa livraison : On time Delivery to Request. 
• La date promise par le fournisseur / l’entreprise : On Time Delivery to Commit. 
  Toutes commandes qui sont en avance, en retard ou perdus sont dites KO. En revanche celles qui répondent exactement aux attentes du client sont OK. 
  Calcul OTIF : (somme des commandes parfaitement livrées / somme des commandes à livrer) X100
  
  Application mobile en temps réel pour les litiges 
  
  Les applications mobiles sur smartphones permettent à ces utilisateurs d’avoir accès en temps réel à des données clés : planning, lettre, preuve de livraison, bon de commandes… 
  Pour l'approvisionnement fournisseurs cela permet à celui-ci de transmettre des données instantanément tel que le suivi de livraisons, le suivi des incidents, etc. cela permet un traitement des litiges simplifié.  
  
  1.     Plus de traçabilité pour chaque transport
  L’utilisation d’une application mobile vous permet ainsi d’apporter une traçabilité optimale à vos processus. Cela permet d’obtenir une vision précise et fiable sur l’avancement de chaque transport et chaque fournisseur : transfert de responsabilité, géolocalisation, kilomètre restants, preuve de livraison : tout savoir sur le transport. 
  
  2.     Dématérialiser des actions 
  L’application mobile de gestion des transport et gestion des livraisons permet d’utiliser au maximum la dématérialisation des processus. 
  Voici les avantages : 
• La fin des ressaisies : l’ensemble des données de l’entreprise sont redirigées vert le logiciel de gestion des stocks. C’est un gain de temps et de productivité,
• La fin des frais liés à l’impression et l’expédition des documents (lettres, courrier, bons de livraison ou bien factures) ;
• Une facturation rapide et fiable