5 étapes pour une Supply Chain résiliente

La crise du COVID-19 a montré une certaine limite dans la capacité d’adaptation de la Supply Chain et des chaînes logistiques. Si certaines entreprises ont su se réinventer rapidement pour subsister en plein cœur de la crise, d’autres ont eu besoin de plus de temps afin de mettre en place des stratégies efficaces pour essayer de se sortir de la crise.

Si la mise en place d’un plan spécifique de sortie de crise est un élément majeur pour réussir à se relever, les entreprises devront dans le futur posséder des plans de crise établis à l’avance et applicables dès le début de la crise pour maintenir leurs activités.

Mettre en place un plan de sortie de crise

Vous peinez à relancer votre activité et votre entreprise à la suite du COVID-19, et avez eu des difficultés à vous adapter à ce soudain changement dans l'environnement de votre entreprise ? Il est nécessaire pour votre Supply Chain et votre chaîne logistique d’être préparées à la prochaine crise, pour en limiter les dégâts et être plus réactives. Voici les 5 étapes pour mettre en place un plan vous permettant de créer une Supply Chain résiliente, à l’épreuve des crises.

• Réagir

La première étape de votre plan de crise est de réagir au niveau opérationnel dès le début de celle-ci : vous devrez concentrer vos efforts sur la gestion des ruptures et la continuité des préparations de commandes. C’est la première partie de votre plan : elle initie les actions qui vous permettront de résister à court terme à la crise.

Pour prendre vos premières décisions, celles qui seront la base de votre réussite dans la gestion de cette crise, vous devrez commencer par mettre en place une cellule de crise.

- Réunissez vos collaborateurs, communiquez avec vos partenaires afin d’organiser la réduction de vos activités, qui vous permettront de vous concentrer sur les activités essentielles.

Pour cela, il faudra réévaluer la demande pour organiser un système de priorisation des commandes. Vous pourrez ainsi débuter la prévention et la gestion des ruptures, ainsi que la recherche de technologies de substitution, qui vous permettront de gérer cette crise en toute sécurité.

• Diagnostiquer la Supply Chain pour préparer la reprise

Pour continuer à mettre en place votre plan de sortie de crise à court terme, vous devrez effectuer un diagnostic détaillé de votre Supply Chain et votre chaîne logistique, en utilisant la data en interne mais également la data de votre environnement, primordiale en temps de crise.

À l’aide de la cellule de crise, vous pourrez ainsi mettre sur pieds deux plans d’action : un plan à court terme ainsi qu’un plan à long terme. Pour une reprise rapide, vous devrez identifier et mettre en place des quick-wins. Ces petites modifications dans vos dispositifs et processus vous permettront d’obtenir rapidement de gains, et ainsi pouvoir sortir la tête de l'eau en peu de temps. En plus de ces actions, il faudra cartographier les risques qui pèsent encore sur votre Supply Chain, et notamment au niveau de vos approvisionnements. Ici encore, la communication avec vos fournisseurs sera indispensable pour une bonne gestion de l’ensemble de votre chaîne logistique.

N’oubliez pas d’intégrer vos contraintes de Besoin en Fond de Roulement (BFR) dans vos analyses. Votre environnement étant en pleine mutation à cause de la crise, vous observerez forcément de profonds changements dans les habitudes de consommation de vos clients. La crise pourrait avoir pour conséquence de ralentir très fortement le rythme d’achat de vos produits, creusant le délai entre le décaissement (règlement des produits auprès de vos fournisseurs) et l’encaissement (achats de vos produits par vos clients). Vous devrez alors mettre en place des actions vous permettant de limiter les impacts liés à ce changement soudain de votre BFR afin que ce changement ne soit que temporaire, pour vous relever rapidement en sortie de crise.

Lors de cette étape vous devrez donc commencer à prendre de décisions dans un contexte qui reste encore incertain, pour vous permettre de préparer une reprise rapide et avancer vers une stratégie de reprise à long terme. Vous devrez donc bénéficier d’une vision globale sur votre Supply Chain et son environnement, afin d’avoir de multiples points d’analyse qui vous permettront de prendre les meilleures décisions.

• La reprise

Votre plan d’action est maintenant prêt grâce au diagnostic complet de votre chaîne logistique. Vous allez donc pouvoir commencer son exécution en débutant par la mise en place rapide des actions de quick-win, qui vous permettront d’accélérer la reprise mais également de sécuriser votre chiffre d‘affaire, et d’ainsi limiter les pertes.

Vous devrez donc saisir l’opportunité de redémarrer vos activités de Supply Chain et de logistique en toute sécurité pour vos collaborateurs, en gardant des analyses constantes, qui vous permettront d’effectuer des changements rapidement dans votre nouveau mode de fonctionnement dans le cas où la situation viendrait à évoluer en causant de nouveaux changements.

• Préparer les prochaines crises

La sortie de crise de votre Supply Chain est désormais amorcée grâce à la mise en place de votre plan d’action de reprise. Vous entrez dans les deux dernières phases de votre plan de crise, pour désormais vous préparer à le réussir sur le long terme.

Pour amorcer votre sortie de crise, vous devrez étudier le plan que vous aurez mené jusqu’ici, afin d’identifier ses points forts et ses points faibles, ce qui vous permettra d’améliorer votre gestion des risques et des crises. Également, le diagnostic complet de votre chaîne logistique et de vos approvisionnements vous aura permis de mettre en lumière de nouveaux risques dont vous n’aviez pas encore conscience. Vous devrez donc mener une réflexion de fond avec tous vos services afin d’identifier de nouveaux risques pour vous permettre de mieux anticiper les futures crises. Vous pourrez ainsi identifier les leviers d’action qui ont fonctionné durant cette crise, afin de les inscrire dans vos futurs plans de crise.

• Préparer « Le monde d’après »

Vous avez réussi votre sortie de crise, et vous cherchez maintenant à vous adapter à ce « Nouveau Monde » qu’elle a laissé derrière elle. Nouvelles manières de consommer, détection de nouvelles défaillances dans vos processus, autant de nouveautés qui vous amènent à repenser entièrement vos schémas et modèles logistiques.

Pour une Supply Chain agile, la meilleure piste à suivre est celle du digital. En effet, digitaliser vos stocks et vos flux vous permet de posséder une vue d’ensemble sur leurs états et les activités qui s’y rapportent. Cela vous permettra d’amener plus de résilience et de proximité dans vos processus, dans une logique d’amélioration constante de vos performances.

Vous devrez sans cesse continuer de diagnostiquer votre Supply Chain, pour vous permettre non seulement de gagner en performance, point positif pour votre entreprise, mais également pour continuer à détecter les défaillances dans vos processus qui pourraient fragiliser votre entreprise en cas de nouvelle crise.

Les chantiers d’amélioration à mener

Afin de vous aider dans le diagnostic de votre Supply Chain et la construction de votre plan d‘action de sortie de crise, voici 5 points d’amélioration à mettre en place au sein de votre entreprise :

• La visibilité Supply Chain end-to-end

La visibilité globale sur votre Supply Chain management vous donne accès à vos données d’approvisionnement et de vente en temps réel, pour une meilleure anticipation des risques et de la demande en général. La mise en place d’un tel système permet de prendre des décisions avec une grande quantité d’informations à votre disposition, afin de vous assurer de prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.

Pour obtenir cette visibilité globale, vous devrez vous équiper d’un logiciel capable de s’interfacer à d’autres solutions, afin de permettre un partage d’informations en interne et avec votre environnement (notamment vos fournisseurs) pour obtenir une meilleure visibilité et anticipation.

• La refonte des processus opérationnels et décisionnels

Effectuer la refonte de vos processus vous permettra de les optimiser pour diminuer voire supprimer votre « temps de réaction », qui est handicapant pour votre entreprise : il immobilise toutes vos opérations en cas de crise le temps de mettre en place un nouveau plan d’action.

Cette refonte va certes vous demander du temps à vous et vos collaborateurs, mais elle vous permettra de ne plus perdre de temps lors des futures crises.

Le principal chantier à mener sera celui de l’optimisation de vos stocks : vous devrez trouver l’équilibre entre votre BFR et votre stock de sécurité afin d’éliminer les surstocks, inutiles et coûteux, tout en vous assurant la continuité de vos activités. Vous aurez ainsi besoin de vous appuyer sur le big data et le machine learning afin d’obtenir toutes les informations nécessaires au calcul de cet équilibre BFR / stock de sécurité.

• La re-priorisation de vos projets et la réorganisation de vos ressources

La crise s’est certainement produite au moment où vous vouliez créer de nouveaux projets pour votre entreprise. Une ombre plane maintenant sur la réalisation de ces projets qui ne sont plus des priorités pour vous face à la crise. Vous devrez alors faire une croix sur tout ou partie de ces projets, afin de récupérer les ressources financières dont vous aurez besoin pour relancer votre entreprise.

La meilleure décision à prendre sera de mettre vos projets sur pause ou de les repenser entièrement afin d’économiser, plutôt que de diminuer le budget sur des petites parties du projet sans considérer le sujet dans son ensemble. En effet, ces petits changements pourraient au final vous créer des problèmes qui vous coûteraient plus cher au final.

• La refonte de vos schémas logistiques

Une grande faille du système logistique a été mise en lumière lors de la crise du COVID-19 : sa vulnérabilité liée à sa dépendance aux fournisseurs. Votre chantier prioritaire sera donc de rendre votre Supply Chain résiliente en augmentant son autonomie. Il faudra dès lors choisir de nouveaux fournisseurs, cette fois-ci locaux, tout en les multipliant pour posséder plusieurs moyens de vous approvisionner en cas de crise. De même pour vos produits, vous devrez multiplier les références en stock afin de vous assurer de toujours avoir des produits disponibles en cas de commandes clients, même en temps de crise.

• La mise en place d’une culture du risque au sein de votre entreprise

Lorsqu’un risque est estimé faible au sein d’une entreprise (il y a peu de chances qu’il se produise), l’importance qui lui est accordée est alors très faible, voire nulle. Il n’y a donc aucun plan de gestion de crise qui lui est attribué alors que son impact peut être très fort et ses conséquences dramatiques pour votre entreprise.

Vous devrez donc instaurer une culture du risque au sein de votre entreprise, en définissant la probabilité d’apparition de chaque risque de manière qualitative et quantitative, tout en essayant de prévoir l’impact que cela pourrait avoir sur votre entreprise, et quel niveau de tolérance vous possédez pour le supporter. Vous pourrez notamment avoir recours à des processus de simulations de crise afin d’être mieux préparé. Cette étude vous permettra de mieux prioriser et préparer les risques tout en prenant conscience de leur existence et de leurs conséquences.

En cas de crise, votre système d’information se révèlera être votre meilleur allié grâce à la quantité de données qu’il est en mesure de vous offrir. Il vous permettra de prendre rapidement des décisions réfléchies dont vous connaissez les conséquences. Ce sera également une aide précieuse dans la mise en place de vos prévisions et de vos simulations afin de les rendre plus précises. Vous serez donc mieux préparé pour la prochaine crise qui pourrait se produire et affaiblir votre Supply Chain.