Was ist EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) ist eine Technologie für den elektronischen Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen. Anstelle des Austauschs von Papierdokumenten (Bestellungen, Rechnungen usw.) ermöglicht EDI die Übertragung von Informationen in digitaler, standardisierter Form von Software zu Software.

Die Kommunikation erfolgt daher schnell, innerhalb weniger Stunden und nicht erst nach ein paar Tagen. Diese Methode wird in der Automobilbranche für die Lieferung von Rohstoffen oder im Finanzwesen zur Beschleunigung von Banküberweisungen eingesetzt. Auch in der Pharmabranche muss die Kommunikation zwischen den Labors schnell und effizient sein.

Die wichtigsten Dokumente, die über EDI ausgetauscht werden, sind Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine (ASN). Eine EDI-Transaktion wird durch EDI-Standards definiert. Damit das EDI-Dokument korrekt verarbeitet werden kann, müssen die Informationen vollständig sein und sich an der richtigen Stelle befinden.

Der EDIFACT/UN-Standard ist der internationale EDI-Standard. Hier finden Sie Beispiele für EDI-Nachrichten, die im Transport- und Logistiksektor nach diesem Standard ausgetauscht werden:

• IFTSTA: Informiert über die Änderung des Status des Transports,
• INVOIC : die Transportrechnung,
• RETANN: Informiert über die Rückgabe von Waren,
• Ausw.. 

Was Sie für die Einrichtung von EDI benötigen

Ein EDI-System kann schwierig einzurichten sein. Es ist notwendig, ständig die Normen und die Entwicklung der EDI Nachrichten, die ausgetauscht werden können, zu verfolgen, da es von der guten Leistung des Informationsaustausches abhängt, daß die Schreibregeln eingehalten werden.

Bei der Implementierung von EDI müssen bestimmte Elemente berücksichtigt werden. Eine Transformationssoftware muß in der Lage sein, Dokumente umzuwandeln, d.h. Adressen, Beträge, Referenzen oder Mengen zu übernehmen und sie dann in EDI-Sprache zu übersetzen. Sie muss auch in der Lage sein, Stapel von EDI-Nachrichten zu gruppieren oder zu trennen, je nach den Sektoren und Handelsvertretern, mit denen das Unternehmen interagieren wird. Ebenso muß es in der Lage sein, sie zu sortieren, um sie direkt an die Zielpersonen zu senden;

Dies sind die vielen zu berücksichtigenden Anforderungen, die Unternehmen manchmal dazu veranlassen, ihre EDI-Systeme auszulagern.

Die Vorteile von EDI

• Schnelligkeit und Zuverlässigkeit: Der Informationsaustausch ist sicher zwischen allen Personen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt Zugang zu den Informationen haben müssen. Das Unternehmen spart Zeit bei der Behebung von Fehlern, die bei der manuellen Informationsverwaltung entstehen,
• Effektive Kommunikation und Systemflexibilität: weil alle Informationen standardisiert sind. Die Informationen werden beim Empfang verstanden und es gibt keine Verwirrung,
• Echtzeitinformationen zwischen Kunden, Unternehmen, Lagermanagern und allen an der Lieferkette beteiligten Akteuren,
• Einfachere Verwaltungsverfahren: Zeit- und Kostenersparnis bei gleichzeitiger Organisation,
• Dematerialisierung des Austauschs: eine papierlose Initiative zur Bewältigung ökologischer Herausforderungen,

 Gleichmäßigerer Informationsfluss: Er ermöglicht es Unternehmen, schnell Entscheidungen zu treffen und Prozesse und Abläufe im Lager zu beschleunigen. Dies wirkt sich positiv auf die Erfahrung aus.