L’EDI, qu’est-ce que c’est ?

L’Electronic Data Interchange (EDI) est une technologie qui sert à l’échange électronique de documents entre les entreprises. À la place des échanges de documents papiers (bons de commande, factures, etc.), l’EDI permet le transfert d’informations de façon digitale, standardisée, de logiciel à logiciel.

La communication se fait donc rapidement, en quelques heures plutôt qu’en plusieurs jours. Cette méthode s’utilise dans le secteur de l’automobile, pour l’approvisionnement des matières premières, ou dans la finance pour accélérer les virements bancaires. Dans le secteur pharmaceutique aussi, la communication doit être rapide et efficace entre les laboratoires.

Les principaux documents échangés en utilisant l’EDI sont les bons de commande, les factures et les avis préalables à l’expédition (Advanced Shipping Notice ou ASN, en anglais). Une transaction EDI est définie par les normes EDI. En effet, pour que le document EDI soit traité correctement, les informations doivent être complètes et placées au bon endroit.

La norme EDIFACT/UN est la norme international EDI. Voici des exemple de messages EDI échangés dans le secteur du transport et de la logistique, selon cette norme :

•  IFTSTA : informe du changement de statut du transport,
• INVOIC : la facture de transport,
• RETANN : informe du retour de marchandise,
• Etc.  
  

Les éléments nécessaires pour mettre en place un EDI 

Un système EDI peut être difficile à mettre en place. Il faut constamment suivre les normes et l’évolution des messages EDI qui peuvent s’échanger puisqu’il en est du bon fonctionnement des échanges d’informations que de respecter les codes d’écriture.

La mise en œuvre de l’EDI doit prendre en compte certains éléments. Un logiciel de transformation doit être en mesure de transformer les documents, c’est-à-dire prélever adresses, montants, références ou encore quantités pour ensuite les traduire en langage EDI. Il faut également être en mesure de regrouper ou de dissocier des lots de messages EDI selon les secteurs et agents commerciaux avec lesquels l’entreprise va interagir. De même, il faut ensuite pouvoir les trier pour les envoyer directement aux personnes ciblées.  

Ce sont de nombreuses exigences à prendre en compte qui amènent parfois les entreprises à externaliser leurs système EDI.

Les avantages de l’EDI

•  Rapidité et fiabilité : l’échange d’information est sécurisé entre chaque personne qui doit avoir accès à l’information à un moment donné. L’entreprise gagne du temps à réparer les erreurs faîtes avec une gestion manuelle de l’information,
• Communication efficace et agilité du système : car toutes les informations sont standardisées. Les informations sont comprises dès la réception et il n’y a aucune confusion,
• Information en temps réel entre les clients, les entreprises, les responsables d’entrepôts et tous les acteurs intervenant dans la Supply Chain,
• Démarches administratives facilitées : pour gagner du temps et de l’argent en restant organisé,
• Dématérialisation des échanges : une initiative zéro papier pour répondre aux enjeux environnementaux,
• Flux d’information plus fluide : il permet aux entreprises de prendre des décisions rapidement et d’accélérer les processus et opérations en entrepôt. L’expérience en est alors impactée, de manière positive.