L' Advanced Shipping Notice (ASN) : clé de la réception de marchandise

ASN signifiant l’Advanced Shipping Notice (ou Advance Ship Notice, préavis d’expédition) est un document numérique qui contient des informations détaillées sur le contenu de l’envoi afin d’automatiser le transfert d’information entre le fournisseur et le client. 

Ce que le document contient 

• Le numéro de suivi, 
• La date de livraison, 
• Les conditions de livraison, 
• Les informations sur la marchandise, 
• Le bon de transport, le numéro de série ou le lot du produit, etc., 
• L’unité de manutention utilisée. 

Le document est envoyé automatiquement par le logiciel du fournisseur à l’entreprise ou l’entrepôt où doit arriver la marchandise après l’expédition de sorte que la réception soit accélérée. 

Certains outils WMS créent des zones tampons dans lesquelles les produits sont préenregistrés avant leur réception réelle. De la même façon, les étiquettes sont imprimées en avance et prêtes à être étiquetées au colis une fois réceptionnés. 

• Une fois la commande est expédiée, le client est déjà prêt à la réceptionner. 

Lorsque la marchandise arrive à destination, les données sont déjà disponibles et visionnées : tout le monde anticipe. Il n’y a pas besoin d’attendre la marchandise pour analyse des informations, il y a donc moins d’erreurs. 

L’Advanced Shipping Notice est envoyé depuis un appareil EDI (Échange de Données Informatisé, pour de la transmission structurée de données). L’information est ainsi numérisée et envoyée en restant conforme aux normes internationales (acceptées dans le retail, e-commerce, etc.), pour une lecture automatique par d’autres logiciels.  

Ce que l’on y gagne

• Du temps, 
• De l’argent, 
• De la précision.  

Parce qu’avec une visibilité totale sur les réceptions, tout le monde sait quand, et dans quel état, attendre la marchandise. Les clients sont prêts à l’avance et l’entrepôt de réception est optimisé pour stocker au mieux la marchandise. 

On évite aussi la documentation manuelle. Dans ce sens, on gagne également en précision et on réduit la possibilité d’erreur. 

Grâce à la numérisation des informations quant à la gestion des stocks et des flux, il est possible d’atteindre une traçabilité totale sur les produits et équipements : pour savoir qui a quoi et où.