Gestión de almacenes: triunfar en el Black Friday sin saturar tu cadena de suministro

En 2024, el Black Friday generó aproximadamente 64 000 millones de libras en ventas online en todo el mundo, incluyendo 8700 millones de libras en Estados Unidos en un solo día.

Para los equipos de la cadena de suministro, esto ya no es solo un evento de marketing: es una prueba a gran escala de la gestión de las operaciones, la digitalización y la capacidad de los almacenes para absorber un aumento repentino de la demanda sin comprometer la calidad del servicio ni la logística sostenible.

En 2024, el Black Friday generó aproximadamente 64 000 millones de libras esterlinas en ventas online en todo el mundo, incluidos 8700 millones de libras esterlinas en Estados Unidos en un solo día.

Para los equipos de la cadena de suministro, esto ya no es solo un evento de marketing: es una prueba a gran escala de la gestión de operaciones, la digitalización y la capacidad de los almacenes para absorber un aumento de la demanda sin comprometer la calidad del servicio ni la logística sostenible.

El objetivo de este artículo es sencillo: mostrar cómo un almacén puede prepararse antes, gestionar durante y aprender del Black Friday, utilizando IA, automatización, trazabilidad y flujos de trabajo claros, sin dejar de ser comprensible tanto para los responsables de la cadena de suministro como para los responsables de TI.

Black Friday: cuando el almacén cambia de escala

El primer efecto del Black Friday es un aumento repentino de los volúmenes. En muchos mercados, las ventas durante la semana del Black Friday superan las de una semana «normal» en más de un 50 % o un 100 %, con un pico concentrado en solo uno o dos días.

Para el almacén, esto significa que todo se acelera al mismo tiempo: más pedidos que preparar, más artículos que manejar, más camiones o rondas de entrega que organizar y más devoluciones que procesar después. La cadena de suministro debe seguir prestando servicio a las tiendas, a los clientes de comercio electrónico y a las redes B2B, a veces desde el mismo stock.

En este contexto, la diferencia ya no se limita al espacio de almacenamiento o al número de muelles de carga.

Se trata de la capacidad de ver lo que ocurre en tiempo real, tomar decisiones rápidas y adaptar los flujos de trabajo. Un almacén que siga dependiendo en gran medida del papel, los archivos Excel o los intercambios de correos electrónicos alcanzará rápidamente sus límites de capacidad. Por el contrario, un almacén respaldado por un WMS moderno y una plataforma de cadena de suministro puede convertir este pico en una demostración de maestría: trazabilidad detallada de los pedidos, visibilidad de los flujos logísticos, rápidos compromisos entre plazos de entrega, costes e impacto medioambiental.

Antes del Black Friday: hacer que el almacén sea predecible

El éxito del Black Friday se prepara con varias semanas, incluso meses, de antelación. El primer paso es garantizar que los datos y las previsiones sean fiables. Las empresas más avanzadas no se limitan a utilizar las cifras del año anterior, sino que cruzan datos históricos, planes de marketing, tendencias de comercio electrónico y señales externas (inflación, clima, contexto sectorial). Los modelos de IA refinan estos análisis para proponer varios escenarios de demanda, desde los más conservadores hasta los más ambiciosos.

Estos escenarios no se quedan en un archivo: se utilizan para calibrar la optimización del inventario y la capacidad del almacén. En concreto, se toman decisiones sobre qué productos merecen un aumento de las existencias de seguridad, cuáles pueden reponerse con más frecuencia, dónde colocar las existencias (almacén central, plataformas regionales, tiendas, dark stores) y cómo equilibrar los volúmenes entre los distintos canales. El reto no es eliminar todas las roturas de stock, sino reducir las roturas críticas y limitar el costoso exceso de stock, también en aras de una logística sostenible.

A continuación viene la cuestión de la distribución y la ubicación. Un almacén que mantiene la misma organización durante todo el año se está penalizando a sí mismo. A medida que se acerca el Black Friday, es mucho más eficiente acercar los productos más vendidos a las zonas de preparación, agrupar los productos que se compran con frecuencia y, posiblemente, dedicar toda una zona a los artículos promocionales. Un SGA y una plataforma configurables sin código permiten ajustar estas reglas sin necesidad de un costoso proyecto informático: modificación de las estrategias de picking, gestión de prioridades por canal, adaptación de los flujos de trabajo de control.

Por último, está la preparación humana y técnica. Por parte del equipo, esto implica anticipar refuerzos, simplificar procedimientos y proporcionar formación previa sobre tareas básicas: escaneo, comprobación, embalaje y notificación de incidentes. Por parte de los sistemas, es necesario probar el aumento de la carga: flujos de pedidos multiplicados, conexiones intensivas entre la plataforma de comercio electrónico, el WMS, el OMS y el TMS. Un cuello de botella en el software puede causar más daños que un muelle saturado.

Durante el Black Friday: gestión del almacén en tiempo real

Una vez que ha comenzado el pico, el reto ya no es la planificación, sino la coordinación. Los almacenes más eficientes cuentan con un verdadero centro de control de la cadena de suministro: una vista resumida que muestra los pedidos pendientes, los pedidos en preparación, los pedidos listos para enviar, así como la carga por zona y por franja horaria del transportista.

Esta vista en tiempo real permite responder rápidamente a preguntas muy específicas:

• ¿Se deben asignar más operadores a la recogida o al embalaje?
• ¿Qué flujos corren el riesgo de no cumplir con el plazo de transporte?
• ¿Deberían redirigirse los pedidos a otro método de entrega para cumplir la promesa al cliente?

En este contexto, la digitalización y la automatización se convierten en verdaderas palancas de flexibilidad. Herramientas como la recogida por voz, el put-to-light o los clasificadores automáticos ahorran segundos preciosos en cada etapa, sin necesidad de invertir en una robotización completa. Los algoritmos de IA integrados en el WMS pueden sugerir las rutas de recogida más eficientes o señalar automáticamente las zonas en riesgo de saturación.

Otro punto clave es la gestión de incidentes. Durante el Black Friday, la probabilidad de que se produzcan roturas de stock, paquetes dañados o retrasos en los transportistas aumenta automáticamente. Si cada incidente tiene que gestionarse por teléfono o correo electrónico, el equipo se ve rápidamente desbordado. Por otro lado, una plataforma que integra un módulo de gestión de disputas/reclamaciones de la cadena de suministro con flujos de trabajo configurables permite gestionar estas situaciones: cuando falta un artículo, se activa un escenario (sustitución, envío parcial, nueva promesa de plazo de entrega); cuando un transportista supera un umbral de retraso, se reasignan los flujos; cuando se detecta una anomalía en el peso, el paquete se envía automáticamente a inspección.

No es solo una cuestión de productividad: este enfoque también garantiza la trazabilidad, que es crucial para gestionar las disputas, las devoluciones y las relaciones con los clientes.

Después del Black Friday: convertir un pico en un plan de progreso

Una vez que las cosas se han calmado, muchos equipos pasan directamente a prepararse para Navidad o las rebajas. Sin embargo, el Black Friday es una mina de oro de información para mejorar la cadena de suministro.

Los sistemas modernos permiten reproducir toda la secuencia: volúmenes por hora, tiempo empleado en cada zona, índices de error, rendimiento por método de entrega, índices de devolución y discrepancias entre las previsiones y los resultados reales. Al dedicar tiempo a analizar estos datos, el almacén puede identificar con precisión lo que funcionó, lo que falló y lo que simplemente estuvo «al límite».

Es entonces cuando las prioridades de inversión quedan claras: esta área merece ser automatizada, este tipo de pedido requiere un flujo de trabajo diferente, esta promesa de entrega debe ajustarse, este transportista es demasiado poco fiable. Aquí es también donde entra en juego la logística sostenible: reduciendo el transporte de emergencia, trabajando en los métodos de entrega más económicos y optimizando las existencias para limitar la destrucción o las devoluciones.

Lo mismo se aplica a la cadena de suministro: un almacén que mide y mejora sus prácticas de un Black Friday a otro siempre acabará ganando la partida.

Conclusión: el Black Friday revela la madurez de la cadena de suministro

El Black Friday no perdona. Revela inmediatamente si un almacén se gestiona basándose en «corazonadas» o si se basa en una digitalización sólida, una trazabilidad fiable, una optimización de las existencias coherente y unos flujos de trabajo robustos.

Un almacén que se limita a contratar personal temporal y a hacer horas extras puede ser capaz de hacer frente a la demanda durante un año, quizá dos, pero a costa de un alto nivel de estrés, costosos errores y una mala experiencia del cliente. Por el contrario, un almacén que aprovecha el Black Friday para reforzar su plataforma de cadena de suministro, integrar gradualmente la inteligencia artificial, probar nuevos componentes de automatización y trabajar en su logística sostenible convierte este pico en una ventaja competitiva.

La pregunta que hay que hacerse al final de cada temporada es, en última instancia, muy sencilla:

«¿Qué hemos aprendido de este Black Friday y qué cambios concretos vamos a introducir antes del próximo?».

Preguntas frecuentes: Black Friday y gestión de almacenes

1. ¿Cómo se puede utilizar la IA de forma práctica para el Black Friday?

En primer lugar, la IA puede mejorar las previsiones integrando más datos (datos históricos, promociones, tendencias). También puede sugerir escenarios de carga de trabajo para determinar el tamaño de los equipos y los niveles de stock, y luego optimizar las rutas de recogida en tiempo real durante el período de pico. El objetivo no es sustituir a los equipos del almacén, sino proporcionarles un mejor «copiloto» para la toma de decisiones.

2. ¿Por dónde empezar con la digitalización si el almacén sigue siendo muy manual?

El punto de partida más fundamental sigue siendo un WMS conectado a otros sistemas (ERP, comercio electrónico, TMS). Esto proporciona trazabilidad de las existencias, estructuración de las tareas y visibilidad de los flujos logísticos. En torno a esto, una plataforma sin código permite modelar los flujos de trabajo empresariales (priorización, gestión de excepciones) sin tener que volver a desarrollar todo para cada nuevo reto del Black Friday.

3. ¿Cómo se puede integrar la logística sostenible en un contexto de pico como el Black Friday?

La logística sostenible también se puede implementar durante los periodos de pico evitando el exceso de existencias mediante una mejor optimización del inventario, promoviendo las entregas agrupadas (puntos de recogida, taquillas) y limitando el transporte de emergencia y las devoluciones evitables. Las mismas herramientas de digitalización que sirven para el rendimiento puro también se pueden utilizar para gestionar la huella medioambiental de la cadena de suministro.

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