Warehouse management: Making Black Friday a success without overwhelming your supply chain

Im Jahr 2024 generierte der Black Friday weltweit Online-Umsätze in Höhe von rund 64 Milliarden Pfund, darunter 8,7 Milliarden Pfund in den Vereinigten Staaten an einem einzigen Tag.

Für Supply-Chain-Teams ist dies nicht mehr nur ein Marketing-Event, sondern ein umfassender Test für das Betriebsmanagement, die Digitalisierung und die Fähigkeit von Lagern, einen Anstieg der Nachfrage zu bewältigen, ohne die Servicequalität oder eine nachhaltige Logistik zu beeinträchtigen.

Im Jahr 2024 generierte der Black Friday weltweit Online-Umsätze in Höhe von rund 64 Milliarden Pfund, darunter 8,7 Milliarden Pfund in den Vereinigten Staaten an einem einzigen Tag.

Für Supply-Chain-Teams ist dies nicht mehr nur ein Marketing-Event, sondern ein umfassender Test für das Betriebsmanagement, die Digitalisierung und die Fähigkeit von Lagern, einen Anstieg der Nachfrage zu bewältigen, ohne die Servicequalität oder eine nachhaltige Logistik zu beeinträchtigen.

Das Ziel dieses Artikels ist einfach: zu zeigen, wie sich ein Lager mithilfe von KI, Automatisierung, Rückverfolgbarkeit und klaren Arbeitsabläufen auf den Black Friday vorbereiten, ihn bewältigen und daraus lernen kann, und zwar auf eine Weise, die sowohl für Supply-Chain-Manager als auch für IT-Manager verständlich ist.

Black Friday: Wenn sich das Volumen im Lager verändert

Die erste Auswirkung des Black Friday ist ein plötzlicher Anstieg des Volumens. In vielen Märkten übersteigen die Umsätze während der Black-Friday-Woche die einer „normalen” Woche um mehr als 50 bis 100 %, wobei sich der Höhepunkt auf nur ein oder zwei Tage konzentriert.

Für das Lager bedeutet dies, dass sich alles gleichzeitig beschleunigt: mehr Bestellungen zu bearbeiten, mehr Artikel zu handhaben, mehr Lkw oder Lieferfahrten zu organisieren und anschließend mehr Retouren zu bearbeiten. Die Lieferkette muss weiterhin Geschäfte, E-Commerce-Kunden und B2B-Netzwerke bedienen, manchmal aus demselben Lagerbestand.

In diesem Zusammenhang geht es nicht mehr nur um Lagerfläche oder die Anzahl der Laderampen.

Es geht um die Fähigkeit, in Echtzeit zu sehen, was passiert, schnelle Entscheidungen zu treffen und Arbeitsabläufe anzupassen. Ein Lager, das noch stark auf Papier, Excel-Dateien oder E-Mail-Austausch angewiesen ist, wird schnell an seine Kapazitätsgrenzen stoßen. Umgekehrt kann ein Lager, das durch ein modernes WMS und eine Supply-Chain-Plattform unterstützt wird, diesen Spitzenwert in eine Meisterleistung verwandeln: detaillierte Rückverfolgbarkeit von Bestellungen, Transparenz der Logistikabläufe, schnelle Kompromisse zwischen Vorlaufzeiten, Kosten und Umweltbelastung.

Vor dem Black Friday: Das Lager vorhersehbar machen

Ein erfolgreicher Black Friday wird mehrere Wochen, sogar Monate im Voraus vorbereitet. Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass die Daten und Prognosen zuverlässig sind. Die fortschrittlichsten Unternehmen verwenden nicht nur die Zahlen des Vorjahres, sondern vergleichen historische Daten, Marketingpläne, E-Commerce-Trends und externe Signale (Inflation, Wetter, Branchenkontext). KI-Modelle verfeinern diese Analysen, um mehrere Nachfrageszenarien vorzuschlagen, von den konservativsten bis zu den ambitioniertesten.

Diese Szenarien bleiben nicht in einer Datei gespeichert, sondern werden zur Kalibrierung der Bestandsoptimierung und der Lagerkapazität verwendet. Konkret werden Entscheidungen darüber getroffen, welche Produkte einen erhöhten Sicherheitsbestand verdienen, welche häufiger nachgefüllt werden können, wo der Bestand gelagert werden soll (Zentrallager, regionale Plattformen, Geschäfte, Dark Stores) und wie die Mengen zwischen den Kanälen ausgeglichen werden können. Die Herausforderung besteht nicht darin, alle Bestandslücken zu beseitigen, sondern kritische Bestandslücken zu reduzieren und gleichzeitig kostspielige Überbestände zu begrenzen, auch im Hinblick auf eine nachhaltige Logistik.

Als Nächstes stellt sich die Frage nach Layout und Standort. Ein Lager, das das ganze Jahr über die gleiche Organisation beibehält, benachteiligt sich selbst. Wenn der Black Friday näher rückt, ist es viel effizienter, Bestseller näher an die Vorbereitungsbereiche zu verlegen, häufig gekaufte Produkte zusammenzufassen und möglicherweise einen ganzen Bereich für Werbeartikel zu reservieren. Ein ohne Programmieraufwand konfigurierbares WMS und eine Plattform ermöglichen die Anpassung dieser Regeln ohne aufwendige IT-Projekte: Änderung der Kommissionierstrategien, Verwaltung der Prioritäten nach Kanälen, Anpassung der Kontrollabläufe.

Schließlich gibt es noch die personelle und technische Vorbereitung. Auf der Teamseite bedeutet dies, Verstärkungen vorwegzunehmen, Verfahren zu vereinfachen und vorab Schulungen zu grundlegenden Aufgaben anzubieten: Scannen, Prüfen, Verpacken und Melden von Vorfällen. Auf der Systemseite ist es notwendig, die Laststeigerung zu testen: vervielfachte Auftragsströme, intensive Verbindungen zwischen der E-Commerce-Plattform, dem WMS, dem OMS und dem TMS. Ein Software-Engpass kann mehr Schaden anrichten als eine überlastete Laderampe.

Während des Black Friday: Lagerverwaltung in Echtzeit

Sobald der Spitzenwert erreicht ist, besteht die Herausforderung nicht mehr in der Planung, sondern in der Koordination. Die effizientesten Lager stützen sich auf ein echtes Supply-Chain-Kontrollzentrum: eine Übersicht, die ausstehende Bestellungen, Bestellungen in Vorbereitung, versandfertige Bestellungen sowie die Auslastung pro Zone und pro Transportplatz anzeigt.

Diese Echtzeitansicht ermöglicht es Ihnen, sehr spezifische Fragen schnell zu beantworten:

• Sollten mehr Mitarbeiter für die Kommissionierung oder Verpackung eingesetzt werden?
• Welche Lieferungen laufen Gefahr, den Transport-Cut-off zu verpassen?
• Sollten Bestellungen auf eine andere Liefermethode umgeleitet werden, um das Kundenversprechen einzuhalten?

In diesem Zusammenhang werden Digitalisierung und Automatisierung zu echten Hebeln der Flexibilität. Tools wie Pick-by-Voice, Put-to-Light oder automatisierte Sortierer sparen in jeder Phase wertvolle Sekunden, ohne dass unbedingt in eine vollständige Robotisierung investiert werden muss. In das WMS integrierte KI-Algorithmen können die effizientesten Kommissionierwege vorschlagen oder automatisch Bereiche kennzeichnen, in denen die Gefahr einer Überlastung besteht.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Incident Management. Am Black Friday steigt automatisch die Wahrscheinlichkeit von Lagerengpässen, beschädigten Paketen oder Verzögerungen bei den Spediteuren. Wenn jeder Vorfall per Telefon oder E-Mail bearbeitet werden muss, ist das Team schnell überfordert. Eine Plattform, die ein Modul für das Supply-Chain-Konflikt-/Reklamationsmanagement mit konfigurierbaren Workflows integriert, ermöglicht hingegen die Bewältigung solcher Situationen: Wenn ein Artikel fehlt, wird ein Szenario ausgelöst (Ersatz, Teillieferung, neue Lieferzusage); wenn ein Spediteur eine Verzögerungsschwelle überschreitet, werden die Abläufe neu zugewiesen; wenn eine Gewichtsabweichung festgestellt wird, wird das Paket automatisch zur Überprüfung geschickt.

Es geht nicht nur um Produktivität: Dieser Ansatz gewährleistet auch die Rückverfolgbarkeit, die für die Verwaltung von Streitfällen, Rücksendungen und Kundenbeziehungen von entscheidender Bedeutung ist.

Nach dem Black Friday: Aus einem Spitzenwert einen Plan für Fortschritte machen

Sobald sich die Lage beruhigt hat, beginnen viele Teams direkt mit den Vorbereitungen für Weihnachten oder den Schlussverkauf. Der Black Friday ist jedoch eine Fundgrube an Informationen zur Verbesserung der Lieferkette.

Moderne Systeme ermöglichen es Ihnen, den gesamten Ablauf noch einmal abzuspielen: Volumen pro Stunde, Verweildauer in jeder Zone, Fehlerquoten, Leistung nach Liefermethode, Rücklaufquoten und Abweichungen zwischen Prognosen und tatsächlichen Ergebnissen. Durch die Analyse dieser Daten kann das Lager genau feststellen, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was einfach „grenzwertig” war.

Dann werden die Investitionsprioritäten klar: Dieser Bereich sollte automatisiert werden, diese Art von Bestellung erfordert einen anderen Arbeitsablauf, diese Lieferzusage muss angepasst werden, dieser Spediteur ist zu unzuverlässig. Hier kommt auch die nachhaltige Logistik ins Spiel: durch die Reduzierung von Notfalltransporten, die Arbeit an den wirtschaftlichsten Liefermethoden und die Optimierung der Lagerbestände, um Zerstörung oder Rücksendungen zu begrenzen.

Das Gleiche gilt für die Lieferkette: Ein Lager, das seine Praktiken von einem Black Friday zum nächsten misst und verbessert, wird immer die Nase vorn haben.

Fazit: Der Black Friday offenbart die Reife der Lieferkette

Der Black Friday ist gnadenlos. Er offenbart sofort, ob ein Lager auf der Grundlage von „Bauchgefühl” betrieben wird oder ob es auf solider Digitalisierung, zuverlässiger Rückverfolgbarkeit, konsequenter Bestandsoptimierung und robusten Workflows basiert.

Ein Lager, das einfach nur Zeitarbeitskräfte einstellt und Überstunden macht, kommt vielleicht ein oder zwei Jahre lang zurecht, aber auf Kosten von hohem Stress, kostspieligen Fehlern und einer schlechten Kundenerfahrung. Umgekehrt kann ein Lager, das den Black Friday nutzt, um seine Lieferkettenplattform zu stärken, schrittweise KI zu integrieren, neue Automatisierungskomponenten zu testen und an seiner nachhaltigen Logistik zu arbeiten, diesen Spitzenwert in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.

Die Frage, die man sich am Ende jeder Saison stellen muss, ist letztlich ganz einfach:

„Was haben wir aus diesem Black Friday gelernt und welche konkreten Änderungen werden wir vor dem nächsten vornehmen?“

FAQ – Black Friday & Lagerverwaltung

1. Wie kann KI für den Black Friday praktisch eingesetzt werden?

Erstens kann KI die Prognosen verbessern, indem sie mehr Daten (historische Daten, Werbeaktionen, Trends) integriert. Sie kann auch Workload-Szenarien vorschlagen, um die Größe der Teams und die Lagerbestände zu bestimmen, und dann die Kommissionierwege während der Spitzenzeit in Echtzeit optimieren. Das Ziel ist nicht, die Lagerteams zu ersetzen, sondern ihnen einen besseren „Co-Piloten“ für die Entscheidungsfindung zur Seite zu stellen.

2. Wo soll man mit der Digitalisierung beginnen, wenn das Lager noch sehr manuell arbeitet?

Der grundlegendste Ausgangspunkt ist nach wie vor ein WMS, das mit anderen Systemen (ERP, E-Commerce, TMS) verbunden ist. Dies ermöglicht die Rückverfolgbarkeit der Bestände, die Strukturierung der Aufgaben und die Transparenz der Logistikabläufe. Darum herum ermöglicht eine No-Code-Plattform dann die Modellierung von Geschäftsabläufen (Priorisierung, Ausnahmemanagement), ohne dass für jede neue Herausforderung am Black Friday alles neu entwickelt werden muss.

3. Wie lässt sich nachhaltige Logistik in einen Spitzenkontext wie den Black Friday integrieren?

Nachhaltige Logistik kann auch in Spitzenzeiten umgesetzt werden, indem Überbestände durch eine bessere Bestandsoptimierung vermieden, Sammellieferungen (Abholstellen, Schließfächer) gefördert und Notfalltransporte und vermeidbare Rücksendungen eingeschränkt werden. Dieselben Digitalisierungsinstrumente, die der reinen Leistungssteigerung dienen, können auch zur Steuerung des ökologischen Fußabdrucks der Lieferkette eingesetzt werden.

Monstock ist die Lösung für die Bestands- und Flussverwaltung, die Sie bei der Digitalisierung und Transformation Ihrer Lager unterstützt. Monstock ist einfach und intuitiv zu bedienen und ermöglicht Ihnen die Analyse Ihrer Kundenbestellungen und Ihrer Kaufhistorie, um entsprechende Bestellvorschläge zu unterbreiten.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an das Monstock-Team.