O que é o EDI ?

E intercâmbio eletrónico de dados (EDI) é uma tecnologia utilizada para o intercâmbio eletrónico de documentos entre empresas. Em vez de trocar documentos em papel (ordens de compra, facturas, etc.), o EDI permite a transferência de informações de forma digital e normalizada, de software para software.

Assim, a comunicação é efectuada rapidamente, em algumas horas e não em alguns dias. Este método é utilizado no sector automóvel para o fornecimento de matérias-primas ou no sector financeiro para acelerar as transferências bancárias. Também no sector farmacêutico, a comunicação entre laboratórios deve ser rápida e eficaz.

Os principais documentos trocados através da EDI são ordens de compra, facturas e avisos prévios de expedição (ASN). Uma transação EDI é definida pelas normas EDI. Para que o documento EDI seja processado corretamente, as informações devem estar completas e no lugar certo.

A norma EDIFACT/UN é a norma EDI internacional. Eis alguns exemplos de mensagens EDI trocadas no sector dos transportes e da logística, de acordo com esta norma:

• IFTSTA: informa sobre a mudança de estado do transporte,
• INVOIC : a fatura de transporte,
• RETANN: informa sobre a devolução de mercadorias,
• Etc. 

O que é necessário para configurar a EDI

A criação de um sistema EDI pode ser difícil. É necessário seguir constantemente as normas e a evolução das mensagens EDI que podem ser trocadas, uma vez que o bom desempenho das trocas de informações depende do respeito pelos códigos de redação.

A implementação da EDI deve ter em conta determinados elementos. O software de transformação deve ser capaz de transformar documentos, ou seja, pegar em endereços, montantes, referências ou quantidades e depois traduzi-los para a linguagem EDI. Deve também ser capaz de agrupar ou separar lotes de mensagens EDI de acordo com os sectores e agentes comerciais com os quais a empresa irá interagir. Da mesma forma, é necessário poder classificá-las para enviá-las diretamente às pessoas visadas.  

Estes são os muitos requisitos a ter em conta que, por vezes, levam as empresas a subcontratar os seus sistemas EDI.

As vantagens da EDI

• Rapidez e fiabilidade: a troca de informação é segura entre cada pessoa que precisa de ter acesso à informação num determinado momento. A empresa poupa tempo na reparação de erros cometidos com a gestão manual da informação,
• Comunicação eficaz e agilidade do sistema: porque toda a informação é normalizada. A informação é compreendida aquando da sua receção e não há confusão,
• Informação em tempo real entre clientes, empresas, gestores de armazéns e todos os actores envolvidos na cadeia de abastecimento,
• Procedimentos administrativos mais fáceis: para poupar tempo e dinheiro, mantendo a organização,
• Dematerialização das bolsas: uma iniciativa sem papel para responder aos desafios ambientais,

Fluxo de informação mais fluido: permite às empresas tomar decisões rapidamente e acelerar os processos e operações no armazém. A experiência é assim afetada positivamente.