O aviso de expedição antecipado (ASN): a chave para receber mercadorias 

ASN é a sigla de Advanced Shipping Notice (ou Aviso Prévio de Envio), um documento digital que contém informações pormenorizadas sobre o conteúdo da remessa para automatizar a transferência de informações entre o fornecedor e o cliente.

O que contém o documento  

• Número de seguimento, 
• Data de entrega, 
• Condições de entrega, 
• Informações sobre os produtos, 
• Nota de transporte, número de série ou de lote do produto, etc;
• Unidade de manuseamento utilizada.

O documento é enviado automaticamente pelo software do fornecedor para a empresa ou armazém onde a mercadoria deve chegar após a expedição, de modo a facilitar a receção.

Algumas ferramentas WMS criam zonas tampão nas quais os produtos são pré-registados antes de serem efetivamente recebidos. Do mesmo modo, as etiquetas são impressas antecipadamente e estão prontas a ser colocadas na embalagem assim que esta é recebida.

• Quando a encomenda é expedida, o cliente já está pronto para a receber.

Quando a mercadoria chega ao seu destino, os dados já estão disponíveis e são visualizados: todos se antecipam. Não é necessário esperar pela mercadoria para analisar a informação, pelo que há menos erros.

O Aviso Prévio de Envio é enviado a partir de um dispositivo EDI (Electronic Data Interchange, para transmissão estruturada de dados). Desta forma, a informação é digitalizada e enviada de acordo com as normas internacionais (aceites no retalho, comércio eletrónico, etc.), para leitura automática por outro software.

O que é que ganhamos com isso?

• Tempo, 
• Dinheiro, 
• Precisão;

Porque com a visibilidade total das entradas, todos sabem quando e em que condições devem esperar as mercadorias. Os clientes são preparados com antecedência e o armazém de receção é optimizado para um armazenamento ideal.

A documentação manual também é evitada. Desta forma, a exatidão é aumentada e a possibilidade de erro é reduzida.

Graças à digitalização das informações relativas à gestão das existências e dos fluxos, é agora possível obter uma rastreabilidade total dos produtos e equipamentos para saber quem tem o quê e onde.