Fornecedor S&OP Fornecimento e gestão

O sistema de aprovisionamento é uma questão importante para uma empresa. Pede às empresas que se adaptem aos acontecimentos que perturbam a cadeia de abastecimento, razão pela qual o abastecimento dos fornecedores é essencial para as empresas e ajuda-as a reduzir as suas despesas, a reduzir a necessidade de capital de exploração, a limitar o risco de perturbações, a garantir uma qualidade e preços óptimos.

O sistema de aprovisionamento significa todos os processos de identificação, vontade de fornecer, compra de bens ou serviços efectuados por terceiros, por exemplo, um fornecedor. O aprovisionamento não é apenas um processo físico, mas também um processo moral com o processo de negociação, encomenda, transferências de responsabilidade em processos alargados da cadeia de abastecimento, controlos de receção e auditorias finais. O objetivo é garantir a eficiência e a produtividade da produção na empresa.

Aquisição pelos fornecedores

O processo de aquisição é concebido em várias fases. É o chamado ciclo de aprovisionamento.

Passo 1: Encontre um fornecedor que satisfaça as suas necessidades e que possa satisfazer as suas encomendas comerciais com preços e um nível de qualidade que satisfaça as suas necessidades. O objetivo é encontrar um equilíbrio entre artigos, quantidade, preço, empresa e fornecedor.

Fase 2: Uma vez selecionado o(s) fornecedor(es), a aquisição passa à fase seguinte.

O aprovisionamento por fornecedor melhora a satisfação, através de um rácio vendedor-comprador. Esta união empresa-fornecedor permite :

• Analisar as despesas: assegura a transparência dos dados do contrato para evitar qualquer confusão aquando do pagamento
• Segmentação dos fornecedores: permite examinar a eficácia e a rentabilidade da oferta do vendedor. O objetivo da empresa é garantir a máxima satisfação do cliente.
• Colaboração com os fornecedores: A parceria entre um fornecedor e uma empresa deve ser ponderada e eficaz para beneficiar de um acordo entre o fornecedor e uma empresa. Isto gera lucro, estabilidade e uma taxa de satisfação do cliente assegurada.
• Avaliação do fornecedor: verifica se o fornecedor está a fazer esforços suficientes para satisfazer as expectativas da empresa. Também permite ver as alterações e melhorias a efetuar na cadeia de abastecimento.
• Gestão dos riscos: a união entre o fornecedor e a empresa permite limitar os riscos e antecipar os imprevistos na cadeia de abastecimento.

Estas duas etapas são muito importantes e permitem que as empresas se integrem sem problemas e sem falhas para otimizar a eficiência e a produtividade.

Como definir os critérios de um fornecedor?

O objetivo das empresas é ter um repositório de fornecedores fiável. É possível que uma empresa tenha vários fornecedores para assegurar um ou mais fluxos de mercadorias e evitar faltas.

Por conseguinte, é obrigatório rodear-se de bons fornecedores em quem confie. Isto permite uma melhor gestão dos stocks, dos fluxos e das encomendas. O fornecedor deve satisfazer as suas necessidades, o seu sector e os seus critérios de seleção precisos.

Por conseguinte, temos de escolher :

• O posicionamento estratégico do fornecedor na empresa.
• O valor e o historial do fornecedor na sua atividade profissional.
• Referências de produtos e serviços para garantir a qualidade.
• As condições de pagamento.
• A abertura do seu sistema de informação para receber encomendas, monitorizar encomendas, aceder a stocks,

Obviamente, os seus critérios de seleção podem mudar e evoluir com o tempo.

Processos / Funções do fornecedor

 As funções de um fornecedor dependem da logística de abastecimento da empresa. Existem 3 diferentes :

• A função de aprovisionamento > aborda o processo de aquisição de produtos necessários ao bom funcionamento da produção da empresa.
• A função de armazenamento: disponibilização de um espaço para armazenar produtos que serão posteriormente utilizados para produção ou armazenados até à futura expedição e distribuição do produto.
• A função de gestão de stocks: a gestão do inventário de stocks permite-lhe gerir a referência dos produtos armazenados, a quantidade de stocks, o acompanhamento das entregas de encomendas

A inteligência artificial é um grande desenvolvimento para as empresas. Permite a análise de dados e a recolha de informações relevantes. Isto também se aplica ao recrutamento de informações sobre fornecedores. Estando em primeiro lugar, é importante cultivar uma relação duradoura e de confiança com o fornecedor.

1. Parâmetros de verificação das facturas de recibos:
   Existem diferentes tipos de facturas:

• Fatura relativa à compra de um produto consumível que é consumido durante um período limitado e, na maior parte das vezes, curto (menos de um ano). Por exemplo, materiais, bens, fornecimentos ou equipamento.
• Fatura de compra de um serviço ou de um serviço prestado por uma empresa que presta um serviço: cabeleireiro, garagem, transportador, etc., para satisfazer uma necessidade específica
• Fatura para a aquisição de um ativo fixo: que é utilizado de forma sustentável (mais de um ano).

As facturas requerem muitas verificações:

• Verificação das informações obrigatórias sobre os produtos para determinar a conformidade do documento.
• Controlo das ordens de compra, controlo da aceitação da qualidade e da quantidade dos produtos, dos preços, etc.

As ordens de compra dos fornecedores são utilizadas pelo cliente para verificar se os produtos que facturou correspondem e são idênticos aos produtos recebidos, podendo esta parte ser digitalizada.

As guias de remessa são úteis para o cliente verificar se as quantidades de produtos facturados são idênticas às dos produtos recebidos, podendo esta parte ser digitalizada.

O controlo das facturas permite que os clientes verifiquem se os preços dos produtos facturados estão de acordo com os preços praticados aquando da encomenda.

Existem ainda outros controlos adicionais :

1. Controlo das condições de venda :

O ficheiro do fornecedor e a nota de encomenda são utilizados para controlar as condições de venda:

•  Saldos ou vantagens tarifárias planeados e concedidos às taxas correctas,
• Prazo de preparação das encomendas e entrega adquirida,
• Condições de pagamento previstas.
  

2.Controlo dos cálculos:

As facturas são, na sua maioria, feitas de forma automatizada através de uma ferramenta informática. Isto permite evitar erros de cálculo, mas quando são feitas à mão, é importante verificar bem os cálculos.

Os resultados do controlo :

O controlo pode conduzir a dois resultados diferentes:

• A fatura está em conformidade: a conta a pagar é indicada na fatura, que pode então ser registada na contabilidade e paga dentro dos prazos partilhados.
• A fatura não responde às verificações e, por conseguinte, não é conforme: o cliente deve então contactar o fornecedor para comunicar a(s) anomalia(s) ou as discordâncias no âmbito de um litígio. É então necessário recriar uma fatura ou proceder a uma alteração.

Gestão do risco :

Os processos de aprovisionamento de fornecedores ajudam a gerir os riscos empresariais. A identificação de produtos, preços, prazos e muito mais ajuda a reduzir os erros e, consequentemente, o risco de acções judiciais e despesas imprevistas.

Qualidade da entrega

O termo qualidade de entrega corresponde à qualidade do serviço prestado pelo fornecedor responsável pela entrega de uma encomenda entregue por um transportador ou por um entregador num local. Trata-se de um elemento importante que permite avaliar a experiência global de uma entrega e que, consequentemente, contribui para satisfazer os clientes e facilitar a sua experiência de compra.

De facto, uma entrega bem sucedida é uma das únicas formas de satisfazer um cliente.

Para melhorar a qualidade das entregas e, por conseguinte, evitar erros humanos, prazos de entrega excessivamente longos, entregas tardias, eis algumas abordagens que estão a ser estudadas especificamente:

• Adotar a entrega direta: entrega direta

Se as dimensões da embalagem o permitirem, os comerciantes electrónicos podem obter o envio por correio.

Isto reduz os custos e melhora a satisfação do cliente:

• Mais cómodo para o cliente: não precisa de se deslocar a um ponto de distribuição, de se colocar à disposição ou de esperar pela pessoa que faz a entrega,
• Mais económico para o comerciante: não tem de gerir a devolução de encomendas e a não entrega.

Logística urbana: pooling

A procura por parte dos consumidores continua a crescer: dentro de alguns anos, o número de encomendas duplicará. A explosão flagrante do comércio eletrónico exigirá, por conseguinte, uma automatização rápida dos processos de entrega e a implantação de pontos de venda tanto nas zonas rurais como nas zonas urbanas.

A logística urbana responde à necessidade consequente de multidistribuição e de consumidores cada vez mais conectados. Trata-se de uma renovação permanente.

As empresas precisam de se equipar com tecnologia e infra-estruturas inteligentes para poderem satisfazer e massificar a procura. Os prazos são respeitados e os meios de distribuição são multiplicados.

A logística partilhada combina vários tipos de entregas com várias rotas de transporte. Os pontos de entrega, de recolha e de distribuição variam em função da localização, do momento, do tipo e da função de um produto e do produto visado.

Existem três tipos de entregas partilhadas :

• Expedição a partir do centro: mini-armazéns urbanos e o comércio eletrónico torna-se mais ecológico: bicicletas, bicicletas de carga, a pé.
• Expedir da loja: O objetivo é satisfazer os clientes o mais possível e, por conseguinte, capitalizar um conjunto de stocks na loja. Isto reduz os custos e as distâncias a percorrer, os prazos de entrega, as entregas mais precisas e os efeitos negativos no ambiente.
• Loja a loja: o reabastecimento é efectuado em tempo real, uma vez que são necessários apenas alguns quilómetros para percorrer a distância entre a loja e o ponto de venda. Isto poupa tempo e dinheiro, uma vez que os custos são mais baixos.

Pooling: primeiro e último quilómetro.

Gestão da primeira e da última milha :

• A logística do primeiro quilómetro :
   
  Este é o primeiro processo na cadeia de abastecimento quando o cliente faz uma encomenda e termina quando a entrega está pronta a ser feita. Esta entrega é efectuada em casa ou através de pontos intermédios, como centros de distribuição, centros urbanos, armazéns, etc. A primeira milha é essencial para a gestão de encomendas e a sua otimização.
•  Logística de última milha :
  Esta logística representa o último elo da cadeia quando a entrega é feita em mão ao cliente. Este é um desafio para as empresas, uma vez que existem muitos pacotes.
• Primeira e última milha :
   
  A diferença entre a primeira e a última milha está na organização em que são executadas.
  A primeira milha é o primeiro passo da cadeia logística e começa na receção da encomenda do cliente e inclui: a sua preparação, a sua embalagem. Enquanto a última milha é o passo final, que é a entrega e devolução do produto ao cliente.
   
  O último passo é levar a encomenda ao cliente ou a disposição a uma loja.
   
  As entregas do primeiro quilómetro são grandes (paletes, consolidação, etc.). As do último quilómetro são mais pequenas em volume e para satisfazer os clientes com uma entrega rápida e eficiente.
   
  As empresas de hoje estão a tentar limitar as consequências negativas que podem resultar de uma má gestão do primeiro e do último quilómetro.
  O comércio eletrónico representa agora 80% do número de pacotes entregues. Quem diz que o E-commerce diz entrega e transporte logístico?
   
  Esta logística da primeira e última milha mostra a massificação dos recursos de distribuição ao mesmo tempo que optimiza a gestão empresarial.

Vantagens:

•  Melhor pegada de carbono:
• Reduzir a distância geográfica para a entrega de um produto ou serviço a um cliente
• O comércio eletrónico e as entregas rápidas representam um custo ambiental significativo: assim, as entregas devem ser sectorizadas de acordo com a dimensão das embalagens.
• Impacto ecológico no rendimento das parcelas
• Agrupamento dos últimos quilómetros de entrega, fluxos e meios de entrega (veículos, equipamentos, locais, etc.)
• Pooling sem explosão de custos

O objetivo de uma boa gestão do primeiro e do último quilómetro permite minimizar os custos de transporte e responder às necessidades dos clientes: ponto de distribuição, click and collect, drive, centros urbanos, etc.

No entanto, a gestão da primeira e da última milha pode revelar-se uma gestão mais longa, mas continua a ser mais eficaz.

Como integrar uma solução de gestão no seu ecossistema?

• Gestão de encomendas de clientes e fornecedores: painel de controlo, encomendas, resposta à procura, gestão de catálogos.
• Gestão de importação/exportação: importar dados para o seu software de gestão e efetuar actualizações de dados através da importação: exportar dados para facilitar a utilização.
  
• Reduzir os prazos de entrega
  O objetivo de uma empresa é proporcionar a melhor satisfação possível aos seus clientes. É por isso que tem de adaptar as suas entregas. De facto, os consumidores geralmente querem receber as suas entregas o mais rapidamente possível e a tempo.
  
• Crie uma experiência de sucesso para o cliente quando ele abre a embalagem
  O unnboxing, ou o que se chama abrir a embalagem, é o momento mais esperado pelo cliente. O objetivo é facilitar esta tarefa e torná-la mais agradável.
   
  A forma mais fácil e eficiente de abrir a embalagem é colocar uma fita de rasgar na embalagem. Isto reduz o tempo de abertura da embalagem e, por conseguinte, garante a satisfação do cliente.
  
• Gestão ambiental: gestão de resíduos
  A ecologia é um fator-chave na atualidade. Muitos consumidores querem cuidar do ambiente e reduzir os seus resíduos. Portanto, para satisfazer os seus clientes de A a Z, as empresas podem adaptar as suas embalagens para uma solução mais ecológica.
  Existem, portanto, várias técnicas:
  -       Embalagem ecológica,
  -        Embalagem reciclável,
  -        Serviço que oferece a remoção da embalagem
  
• Logística Reversa : 
  A logística reversa é essencial para o sucesso de um negócio e sua gestão. Esta reduz os custos mas também aumenta o volume de negócios de uma empresa.
   
  A Reserva Logística permite o sucesso :
  -        Em tempo real: monitorizar produtos e equipamentos em tempo real.
  -      Visão 360° para uma Supply Chain alargada: gestão das devoluções de produtos para uma visão completa dos stocks de mercadorias.
  -       Rastreabilidade: acompanhamento de encomendas e mercadorias ao longo do percurso de entrega.
  -      Transferência de responsabilidade: acompanhamento da entrega das mercadorias, controlo das transferências.
  -       Gestão de produtos retornáveis: caixas, paletes, caixas são devolvidas ao fornecedor.
  -        Informações sobre litígios em tempo real: recolha de informações sobre os produtos e as suas concepções. Permite-lhe resolver litígios e problemas que possam surgir.

Porquê um software de aquisição?

Uma solução de aprovisionamento permite a uma empresa, independentemente do seu sector, receber bens de qualidade a preços competitivos. Isto permite que as empresas ofereçam aos seus clientes uma vasta escolha de produtos e garantam uma satisfação óptima dos clientes.

Se a cadeia de abastecimento for corretamente desenvolvida, permite o estabelecimento de relações externas fiáveis com os fornecedores. No entanto, a automatização dos serviços através de software para automatizar o processo de aquisição permite :

• Redução de custos,
• Aumento da produtividade,
• Redução de facturas e papéis desnecessários (digitalização),
• Redução dos erros de cálculo e dos erros humanos,
• Normalização das transacções,
• Visibilidade partilhada e em tempo real,
  
  O objetivo do software de aprovisionamento é recolher e partilhar instantaneamente um conjunto de dados com uma empresa, para que esta possa confirmar ou fazer alterações conforme necessário.
  
  Automatizar processos financeiros :
   Automatiza também os processos financeiros, uma vez que acompanha as tendências de despesa para mostrar as flutuações do negócio. No software de aprovisionamento, as encomendas são consolidadas automaticamente.
   
  Além disso, a noção de alertas está presente no software de aprovisionamento: os utilizadores deste software recebem um alerta quando o fornecedor altera os preços e podem aceder a um catálogo de fornecedores disponíveis.
  O aprovisionamento e a sua gestão, bem como a dos fornecedores, são operações essenciais dentro de uma empresa. Eles ajudam a aumentar os lucros, garantem eficiência e produtividade nos negócios, mas acima de tudo melhoram a experiência e a satisfação geral do fornecedor.
  
  Centralização de catálogos de produtos em vários canais :
  O software de compras também permite centralizar seus catálogos de produtos em todos os seus canais: comércio eletrônico, Marketplace, papel, etc.
  
  PIM : gestão centralizada de catálogos de produtos para todas as entidades
  
  A gestão centralizada de produtos traz muitos benefícios. De facto, é sobretudo importante ser o mais transparente possível em relação aos produtos e aos clientes antes de estes passarem à fase de compra. Isto permite-lhes beneficiar de uma experiência bem sucedida nos vários canais de venda que a sua empresa oferece.
   
  Existem duas formas de centralizar os produtos :
• O PIM permite-lhe gerir todos os dados textuais sobre o seu produto,
• O DAM: gerencia os dados de mídia do produto: vídeo; fotos, sons, fichas técnicas, etc.
  
  Os dois métodos têm o mesmo objetivo: distribuir seu produto em todos os seus canais de comunicação e distribuição: e-commerce, Marketplace, catálogos, outdoors, folhetos, tecnologia, etc.
  
  Diferenciar o seu catálogo de produtos :
  Benchmark : 
  Técnica de marketing que permite a uma empresa observar outras empresas em particular o seu desempenho para comparar e analisar produtos e serviços concorrentes. Isto tem como objetivo promover a diferenciação e a conceção de novos produtos inovadores.
   
  Esta técnica de Benchmark melhora a competitividade dentro dos limites da conformidade competitiva e a produtividade de cada empresa que oferece novos produtos no mercado.
  Nós diferenciamos 4 benchmarks :
  -       Interno
  -        Competitivo
  -       Funcional
  -     
  -    Horizontal
   
  A diferenciação do catálogo de produtos não se resume à inovação, pode ser uma diferenciação através de entregas, devoluções, embalagens e comércio eletrónico eficiente.
  
  Fluxo de validação:
  O fluxo de validação permite desmaterializar e automatizar o processo de aprovação, seja ele interno ou externo. O contrato inicialmente não modificável torna-se então uma ferramenta de comunicação onde cada participante pode adicionar as suas recomendações, modificações ou evitar um desacordo.
  O fluxo de trabalho será assim adaptado à empresa e aos seus membros. Isto permite automatizar os pedidos, quer sejam internos, graças ao acordo dos colaboradores entre si, mas também externos, graças ao aumento da produtividade.
  
  Ter em conta os prazos de entrega teóricos e reais (OTIF)
  Os prazos de entrega completos são um indicador essencial na atividade empresarial. Trata-se da frequência com que um cliente recebe a sua encomenda e a tempo.
   
  O OTIF é determinado em dois tempos de referência :
• A data em que o cliente solicitou a entrega: Entrega atempada a pedido.
• A data prometida pelo fornecedor / empresa: On Time Delivery to Commit.
   
  Todas as encomendas que se adiantam, atrasam ou se perdem são ditas KO. Por outro lado, aquela que cumpre exatamente as expectativas do cliente é OK.
   
  Cálculo do OTIF: soma das encomendas perfeitamente entregues / soma das encomendas a entregar) X100 Aplicação móvel em tempo real para disputas
  
  
  As aplicações móveis em smartphones permitem que estes utilizadores tenham acesso em tempo real a dados chave :
  
  As aplicações móveis em smartphones permitem que estes utilizadores tenham acesso em tempo real aos principais dados: planeamento, carta, comprovativo de entrega, ordem de compra, etc. Para o fornecimento de fornecedores, isto permite que o fornecedor transmita dados instantaneamente, tais como o acompanhamento das entregas, o acompanhamento dos incidentes, etc. isto permite um tratamento simplificado dos litígios.
  
  1.      Mais rastreabilidade para cada transporte
  A utilização de uma aplicação móvel permite-lhe trazer uma rastreabilidade óptima aos seus processos. 
  Isso permite uma visão precisa e fiável do progresso de cada transporte e de cada fornecedor: transferência de responsabilidade, geolocalização, quilómetros restantes, prova de entrega: tudo o que precisa de saber sobre o transporte.
  
   
  2.     Desmaterializar acções
   
  A aplicação móvel para gestão de transportes e gestão de entregas permite tirar o máximo partido da desmaterialização de processos. 
   
  Aqui estão as vantagens :
• O fim das reentradas: todos os dados da empresa são redireccionados para o software de gestão de inventário. Poupa tempo e produtividade,
• O fim dos custos associados à impressão e ao envio de documentos (cartas, correio, guias de remessa ou facturas);
• Faturação rápida e fiável