5 passos para uma cadeia de abastecimento resiliente

A crise da COVID-19 mostrou um certo limite na capacidade de adaptação da cadeia de abastecimento. Enquanto algumas empresas foram capazes de se reinventar rapidamente para sobreviver no meio da crise, outras precisaram de mais tempo para pôr em prática estratégias eficazes para tentar sair da crise.

Se a implementação de um plano específico para sair da crise é um elemento importante para ter sucesso na recuperação, no futuro as empresas terão de ter planos de crise estabelecidos antecipadamente e aplicáveis desde o início da crise para manter as suas actividades.

Implementação de um plano de saída de crise

Está a lutar para recuperar o seu negócio e a sua empresa na sequência da COVID-19 e tem tido dificuldade em adaptar-se a esta mudança súbita no seu ambiente empresarial? É necessário que a sua cadeia de abastecimento esteja preparada para a próxima crise, para limitar os danos e ser mais reactiva. Aqui estão os 5 passos para pôr em prática um plano para criar uma cadeia de abastecimento resiliente e à prova de crises.

• Reagir

A primeira etapa do seu plano de crise é reagir a nível operacional assim que a crise começa: terá de concentrar os seus esforços na gestão de situações de rutura de stock e na continuidade da preparação das encomendas. Esta é a primeira parte do seu plano: inicia as acções que lhe permitirão resistir à crise a curto prazo.

Para tomar as suas primeiras decisões, aquelas que serão a base do seu sucesso na gestão desta crise, deve começar por criar uma unidade de crise. Reúna os seus colaboradores, comunique com os seus parceiros a fim de organizar a redução das suas actividades, o que lhe permitirá concentrar-se nas actividades essenciais.

Para isso, terá de reavaliar a procura para organizar um sistema de priorização de encomendas. Poderá então iniciar a prevenção e gestão de faltas, bem como a procura de tecnologias alternativas, que lhe permitirão gerir esta crise com segurança.

• Diagnosticar a cadeia de abastecimento para preparar a recuperação

Para continuar a implementar o seu plano de recuperação de crises a curto prazo, terá de efetuar um diagnóstico detalhado da sua cadeia de abastecimento, utilizando dados internos e dados do seu ambiente, o que é essencial em tempos de crise.

Com a ajuda da equipa de crise, será possível estabelecer dois planos de ação: um plano a curto prazo e um plano a longo prazo. Para uma recuperação rápida, terá de identificar e implementar ganhos rápidos. Estas pequenas modificações nos seus sistemas e processos permitir-lhe-ão obter ganhos rápidos e, assim, sair da crise.

A água num curto espaço de tempo. Para além destas acções, será necessário mapear os riscos que ainda pesam na sua Cadeia de Abastecimento, e em particular nos seus fornecimentos. Também neste caso, a comunicação com os seus fornecedores será essencial para uma boa gestão de toda a sua cadeia de abastecimento.

Não se esqueça de integrar nas suas análises as suas restrições de fundo de maneio (NFM). Como o seu ambiente está a mudar devido à crise, irá inevitavelmente observar mudanças profundas nos hábitos de consumo dos seus clientes. A crise pode ter como consequência o abrandamento do ritmo das suas compras de produtos, aumentando o atraso entre o desembolso (pagamento de produtos aos seus fornecedores) e a cobrança (compra dos seus produtos pelos seus clientes). Terá então de implementar acções que lhe permitam limitar os impactos ligados a esta alteração súbita das suas NFM, para que esta alteração seja apenas temporária, de modo a recuperar rapidamente quando a crise terminar.

Durante esta fase, terá de começar a tomar decisões num contexto ainda incerto, de modo a permitir-lhe preparar uma recuperação rápida e avançar para uma estratégia de recuperação a longo prazo. Terá de beneficiar de uma visão global da sua Cadeia de Abastecimento e do seu ambiente, de modo a ter múltiplos pontos de análise que lhe permitirão tomar as melhores decisões.

• A recuperação

O seu plano de ação está agora pronto graças ao diagnóstico completo da sua cadeia de abastecimento. Poderá iniciar a sua execução implementando rapidamente acções de ganho rápido, que lhe permitirão acelerar a recuperação, mas também assegurar o seu volume de negócios, limitando assim as perdas.

Deve, por isso, aproveitar a oportunidade para reiniciar as suas actividades de cadeia de abastecimento e logística com toda a segurança para os seus empregados, mantendo análises constantes, que lhe permitirão fazer alterações rápidas no seu novo modo de funcionamento, caso a situação evolua provocando novas alterações.

• Preparar-se para futuras crises

A saída da sua cadeia de abastecimento da crise está agora em curso graças à implementação do seu plano de ação de recuperação. Está a entrar nas duas últimas fases do seu plano de crise, para se preparar para ter sucesso a longo prazo.

Para começar a sua saída da crise, terá de rever o seu plano até à data para identificar os seus pontos fortes e fracos, o que lhe permitirá melhorar a sua gestão dos riscos e das crises. Além disso, o diagnóstico completo da sua cadeia de abastecimento e aprovisionamento terá trazido à luz novos riscos de que ainda não tinha conhecimento. Deverá, por conseguinte, efetuar uma reflexão aprofundada com todos os seus serviços, a fim de identificar novos riscos que lhe permitam antecipar melhor as crises futuras. Poderá assim identificar as alavancas de ação que funcionaram durante esta crise, a fim de as incluir nos seus futuros planos de crise.

• Preparar o "Próximo Mundo"

Saiu com sucesso da crise e está agora a tentar adaptar-se ao "Novo Mundo" que ela deixou para trás. Novas formas de consumo, deteção de novas falhas nos seus processos, tantas novidades que o levam a repensar totalmente os seus esquemas e modelos logísticos.

Para uma cadeia de abastecimento ágil, o melhor caminho a seguir é o digital. Com efeito, a digitalização dos seus stocks e fluxos permite-lhe ter uma visão global do seu estado e das actividades que lhes estão associadas. Isto permitir-lhe-á trazer mais resiliência e proximidade aos seus processos, numa lógica de melhoria constante do seu desempenho.

Terá de continuar a diagnosticar a sua Cadeia de Abastecimento, não só para lhe permitir ganhar em desempenho, um ponto positivo para a sua empresa, mas também para continuar a detetar falhas nos seus processos que possam enfraquecer a sua empresa no caso de uma nova crise.

Os projectos de melhoramento a realizar

Para o ajudar no diagnóstico da sua cadeia de abastecimento e na construção do seu plano de ação para sair da crise, eis 5 pontos de melhoria a implementar na sua empresa:

• Visibilidade de ponta a ponta da cadeia de abastecimento

A visibilidade global da gestão da sua cadeia de abastecimento dá-lhe acesso aos seus dados de abastecimento e vendas em tempo real, para uma melhor antecipação dos riscos e da procura em geral. Com este sistema, pode tomar decisões com uma grande quantidade de informação à sua disposição para garantir que está a tomar as melhores decisões para o seu negócio.

Para obter esta visibilidade global, será necessário dotar-se de um software capaz de interagir com outras soluções, a fim de permitir a partilha de informações internamente e com o seu ambiente (nomeadamente os seus fornecedores) para obter uma melhor visibilidade e antecipação.

• Reengenharia dos processos operacionais e de tomada de decisão

Redesenhar os seus processos permitir-lhe-á optimizá-los para reduzir ou mesmo eliminar o seu "tempo de reação", que é incapacitante para a sua empresa: imobiliza todas as suas operações em caso de crise durante o tempo necessário para estabelecer um novo plano de ação.

Esta revisão exigirá certamente tempo da sua parte e dos seus empregados, mas permitir-lhe-á deixar de perder tempo em futuras crises.

A principal tarefa será otimizar os seus inventários: terá de encontrar o equilíbrio entre o seu WCR e o seu stock de segurança, a fim de eliminar os excessos de stock desnecessários e dispendiosos, assegurando simultaneamente a continuidade das suas atividades. Terá de recorrer aos grandes dados e à aprendizagem automática para obter todas as informações necessárias para calcular este equilíbrio entre o WCR e o stock de segurança.

• Redefinir a prioridade dos seus projectos e reorganizar os seus recursos

A crise ocorreu certamente numa altura em que queria criar novos projectos para a sua empresa. Uma sombra paira agora sobre a realização desses projectos que deixaram de ser prioritários para si face à crise. Terá então de pôr fim à totalidade ou a parte desses projectos para recuperar os recursos financeiros necessários ao relançamento da sua empresa.

A melhor decisão a tomar será suspender os seus projectos ou repensá-los completamente para poupar dinheiro, em vez de cortar o orçamento em pequenas partes do projeto sem considerar o assunto na sua totalidade. De facto, estas pequenas alterações podem acabar por criar problemas que lhe custarão mais caro no final.

• Reformulação dos seus esquemas logísticos

Durante a crise da COVID-19, foi evidenciada uma falha importante no sistema logístico: a sua vulnerabilidade devido à sua dependência dos fornecedores. A sua prioridade será, portanto, tornar a sua cadeia de abastecimento resiliente, aumentando a sua autonomia. Terá de escolher novos fornecedores, desta vez locais, multiplicando-os para ter vários meios de o abastecer em caso de crise. Da mesma forma, para os seus produtos, terá de multiplicar as referências em stock para garantir que tem sempre produtos disponíveis em caso de encomendas de clientes, mesmo em tempos de crise.

• A implementação de uma cultura de risco na sua empresa

Quando um risco é considerado baixo numa empresa (há pouca probabilidade de ocorrer), a importância que lhe é dada é muito baixa, se não nula. Por conseguinte, não lhe é atribuído qualquer plano de gestão de crises, embora o seu impacto possa ser muito forte e as suas consequências dramáticas para a sua empresa.

Terá, portanto, de estabelecer uma cultura de risco na sua empresa, definindo a probabilidade de ocorrência de cada risco de forma qualitativa e quantitativa, tentando prever o impacto que pode ter na sua empresa e qual o nível de tolerância que tem para o suportar. Poderá utilizar processos de simulação de crise para estar mais bem preparado. Este estudo permitir-lhe-á definir melhor as prioridades e preparar-se para os riscos, tomando consciência da sua existência e das suas consequências.

Em caso de crise, o seu sistema de informação revelar-se-á o seu melhor aliado, graças à quantidade de dados que é capaz de lhe oferecer. Permitir-lhe-á tomar rapidamente decisões bem pensadas e com consequências conhecidas. Será também uma ajuda preciosa para elaborar as suas previsões e simulações, a fim de as tornar mais exactas. Estará assim mais bem preparado para a próxima crise que possa ocorrer e enfraquecer a sua Cadeia de Abastecimento.