Che cos'è l'EDI?

Il Electronic Data Interchange (EDI) è una tecnologia utilizzata per lo scambio elettronico di documenti tra aziende. Invece di scambiare documenti cartacei (ordini di acquisto, fatture, ecc.), l'EDI permette di trasferire informazioni in modo digitale e standardizzato, da software a software.

La comunicazione avviene quindi rapidamente, in poche ore anziché in alcuni giorni. Questo metodo viene utilizzato nel settore automobilistico per la fornitura di materie prime o in quello finanziario per accelerare i trasferimenti bancari. Anche nel settore farmaceutico la comunicazione tra i laboratori deve essere rapida ed efficiente.

I principali documenti scambiati tramite EDI sono ordini di acquisto, fatture e Advanced Shipping Notices (ASN). Una transazione EDI è definita dagli standard EDI. Affinché il documento EDI venga elaborato correttamente, le informazioni devono essere complete e al posto giusto.

Lo standard EDIFACT/UN è lo standard EDI internazionale. Ecco alcuni esempi di messaggi EDI scambiati nel settore dei trasporti e della logistica, secondo questo standard:

• IFTSTA: informa sul cambiamento di stato del trasporto,
• INVOIC : la fattura di trasporto,
• RETANN: informa sulla restituzione della merce,
• Etc. 

Cosa serve per configurare l'EDI

Un sistema EDI può essere difficile da configurare. È necessario seguire costantemente gli standard e l'evoluzione dei messaggi EDI che si possono scambiare poiché è di fondamentale importanza per il buon funzionamento degli scambi di informazioni rispettare i codici di scrittura.

L'implementazione dell'EDI deve tenere conto di alcuni elementi. Un software di trasformazione deve essere in grado di trasformare i documenti, cioè prendere indirizzi, importi, riferimenti o quantità e poi tradurli in linguaggio EDI. Deve anche essere in grado di raggruppare o separare lotti di messaggi EDI in base ai settori e agli agenti commerciali con cui l'azienda interagirà. Allo stesso modo, è necessario essere in grado di ordinarli per inviarli direttamente ai destinatari.  

Questi sono i numerosi requisiti da tenere in considerazione che talvolta spingono le aziende a esternalizzare i propri sistemi EDI.

I vantaggi dell'EDI

• Velocità e affidabilità: lo scambio di informazioni è sicuro tra ogni persona che deve avere accesso alle informazioni in un determinato momento. L'azienda risparmia tempo nel riparare gli errori commessi con la gestione manuale delle informazioni,
• Comunicazione efficace e agilità del sistema: perché tutte le informazioni sono standardizzate. Le informazioni vengono comprese al momento della ricezione e non c'è confusione,
• Informazioni in tempo reale tra clienti, aziende, gestori di magazzino e tutti gli attori coinvolti nella catena di fornitura,
• Procedure amministrative più semplici: per risparmiare tempo e denaro rimanendo organizzati,
• Dematerializzazione degli scambi: un'iniziativa senza carta per rispondere alle sfide ambientali,

Flusso di informazioni più fluido: consente alle aziende di prendere decisioni rapidamente e di accelerare i processi e le operazioni di magazzino. L'esperienza ha quindi un impatto positivo.